Le 6 metodologie di miglioramento dei processi (e quali utilizzare)

Gli ingegneri di processo valutano e sviluppano i processi per aumentare la produttività e scalare le loro attività. Per svolgere questo ruolo, è necessario un processo per la valutazione e il miglioramento dei processi.

Introduzione alle metodologie di miglioramento dei processi aziendali

Se l'obiettivo è perfezionare continuamente le operazioni per aumentare l'efficienza (e influire positivamente sui profitti), la soluzione migliore è iniziare analizzando i processi e identificando le pratiche non necessarie o ridondanti. Tuttavia, anche se questo passaggio è fondamentale, non è sicuramente la parte più difficile. Spesso è molto più complesso implementare effettivamente una modifica del processo.

Questa sfida viene spesso affrontata con metodologie di miglioramento dei processi. Ce ne sono molte, ognuna con passaggi e filosofie leggermente diversi su come apportare un cambiamento efficace. Ogni team e ogni organizzazione preferisce metodologie diverse, quindi per individuare quella più adatta alle proprie esigenze è importante conoscerne quante più possibile. 

Per trovare una metodologia efficace per il miglioramento dei processi non è necessario reinventare la ruota, ma potrebbe essere difficile capire quale metodologia utilizzare quando i professionisti usano termini come DMAIC e TQM. In questo articolo, analizzeremo le principali metodologie di miglioramento dei processi aziendali e condivideremo risorse utili per implementarle nella tua organizzazione.

Six Sigma

Six Sigma è stato introdotto da Motorola, è diventato una parte fondamentale della strategia di General Electric e da allora è stato ampiamente utilizzato per i processi di produzione e aziendali. Questo metodo aiuta le aziende a misurare difetti o incongruenze in un processo per fornire prodotti e servizi perfetti.

All'interno di Six Sigma, gli ingegneri di processo utilizzano due sotto-metodologie: DMAIC per migliorare i processi esistenti e DMADV per crearne di nuovi. La più utilizzata delle due, DMAIC, segue questi passaggi:

• Definire l'opportunità di miglioramento (obiettivo del progetto).

• Misurare le prestazioni del processo esistente.

• Analizzare il processo per individuare eventuali difetti e le loro cause principali.

• Migliorare il processo affrontando le cause principali individuate.

• Controllare il processo migliorato e le prestazioni future per correggere eventuali deviazioni prima che si traducano in difetti.

DMADV segue passaggi simili, anche se gli utenti prenderanno in considerazione fattori diversi poiché il processo ancora non esiste:

• Definire l'obiettivo del processo, mantenendolo in linea con la strategia aziendale complessiva e le esigenze dei clienti.

• Misurare i fattori critici per la qualità (chiamati CTQ).

• Analizzare le varie opzioni di progettazione e sviluppo.

• Progettare il processo.

• Verificare che il progetto soddisfi gli obiettivi di processo e le esigenze dei clienti. Sperimentare il processo e, se ha successo, implementarlo.

Six Sigma si affida a dati e statistiche per prendere decisioni più di altre metodologie. Usando i metodi DMAIC e DMADV, le organizzazioni Six Sigma dovrebbero vedere chiari ritorni finanziari e cercare di ottenere meno di 3,4 caratteristiche difettose, o potenziali difetti, per ogni milione di opportunità.

Diagrammi per Six Sigma

Sebbene Six Sigma offra standard validi, attinge da altri strumenti di miglioramento dei processi per consentire ai professionisti di completare il processo DMAIC. Durante la definizione e l'analisi del processo attuale, potresti utilizzare questi diagrammi.

Diagramma di Ishikawa/diagramma a lisca di pesce: noti anche come diagrammi causa-effetto, questi elementi visivi possono aiutarti a comprendere le cause potenziali di un difetto.Simile a una lisca di pesce, la testa del diagramma indica il problema e le linee si diramano in diverse categorie di cause.

Diagramma di analisi SIPOC: utilizzalo per definire il tuo processo in base a fornitore, input, processo, output e cliente.

Business Process Mapping: visualizza l'intero processo aziendale, tenendo conto di ruoli, responsabilità e obiettivi. Usa il business process mapping per analizzare le attività dell'organizzazione e migliorare la produttività.

Produzione Lean

Come suggerisce il nome, la metodologia di miglioramento dei processi Lean (snella) si sforza di ridurre i costi eliminando gli sprechi. Sebbene venga spesso definita "produzione Lean", le idee fondamentali di Lean possono essere applicate a ogni organizzazione e processo.

Utilizzando questa metodologia di miglioramento dei processi aziendali, viene valutato il flusso di valore di un processo. Quest'ultimo consiste in attività a valore aggiunto (le azioni che un cliente pagherà) o in attività non a valore aggiunto nel processo che portano un concetto a compimento o completano un ordine.

Qualsiasi azione che non aggiunga valore o non sia richiesta da una politica o da un regolamento è uno spreco. Gli sprechi possono includere:

• Trasporti: il movimento di prodotti non necessari per il processo

• Inventario: materiali non necessari per evadere gli ordini in corso

• Movimento: persone o attrezzature che si muovono più del necessario per completare il processo

• Attesa: periodi di inattività o interruzioni della produzione

• Sovrapproduzione: produzione eccessiva di materiali rispetto alla domanda

• Sovraelaborazione: lavoro extra dovuto a ridondanze o a una progettazione inadeguata di strumenti/prodotti

• Difetti: l'impegno profuso per individuare e correggere i difetti nel sistema

• Competenze: il mancato utilizzo delle conoscenze e competenze dei dipendenti

Gli ingegneri di processo individuano queste aree di spreco al fine di aumentare il valore complessivo per i clienti.

Diagrammi per la produzione Lean

Le mappe del flusso di valore sono strumenti Lean molto utili per iniziare. Tieni presente che esistono molte sovrapposizioni tra queste varie metodologie di miglioramento dei processi aziendali per quanto riguarda i diagrammi che usano per analizzare i processi. Le mappe dei processi aziendali, ad esempio, potrebbero rivelarsi utili per rilevare gli sprechi o organizzare un piano per eliminarli. Tuttavia, molti ingegneri di processo utilizzano le mappe del flusso di valore come parte del miglioramento dei processi nella produzione Lean.

Mappe del flusso di valore: documenta tutti i passaggi per la distribuzione di un prodotto o servizio, dall'inizio della produzione alla consegna. Abbina il processo a una linea del tempo che misura le attività a valore aggiunto e quelle non a valore aggiunto, in modo da poter vedere quali attività è necessario rimuovere dal processo.

Lean Six Sigma

Proprio come suggerisce il nome, Lean Six Sigma è una combinazione delle due metodologie precedenti.

L'adozione di un approccio Lean Six Sigma alla metodologia di miglioramento dei processi aiuta a eliminare gli sprechi dall'organizzazione e a ridurre i difetti di processo. Lean Six Sigma consente di risparmiare tempo, migliorare la qualità e ridurre i costi. Si basa sul metodo DMAIC e combina gli strumenti di entrambe le metodologie, come mappe del flusso di valore e diagrammi di analisi SIPOC.

Total Quality Management (TQM)

Total Quality Management (TQM) è antecedente alle metodologie Six Sigma e Lean per il miglioramento dei processi e ha riscosso notevole interesse alla fine degli anni '80, quando il governo federale statunitense ha iniziato a utilizzarlo. Il successo di questo sistema deriva dalla soddisfazione del cliente. Come per Six Sigma, TQM può variare da azienda ad azienda, ma le organizzazioni che lo adottano generalmente seguono questi principi:

• Le organizzazioni devono seguire un approccio strategico e sistematico per raggiungere i propri obiettivi.

• Sono i clienti a determinare il livello di qualità.

• Tutti i dipendenti lavorano per obiettivi comuni. Una comunicazione e una formazione efficaci garantiscono che ognuno comprenda la definizione di qualità e si impegni per raggiungerla.

• Le organizzazioni devono definire le fasi necessarie di ogni processo e monitorarne le prestazioni per individuare eventuali deviazioni. Devono inoltre ricercare costantemente dei modi per essere più efficaci e competitive.

Le misurazioni per la qualità dipendono dall'azienda, sebbene alcune utilizzino standard stabiliti, come la serie ISO 9000.

Diagrammi per il TQM

Le aziende TQM hanno utilizzato molti diagrammi diversi per risolvere i problemi relativi alla qualità. Il piano TQM originale, istituito dalla US Navy, utilizzava sette strumenti per misurare la qualità, inclusi i diagrammi di Ishikawa menzionati in precedenza, i diagrammi di flusso e i fogli di controllo. Molte aziende utilizzano anche i cicli PDCA.

Cicli PDCA: il PDCA (Plan, Do, Check, Act = pianificare, fare, verificare, agire) ha molti nomi, tra cui ciclo di Deming e ciclo di controllo. Le imprese lo utilizzano per il miglioramento continuo dei processi, per elencare il piano proposto, testarlo e verificarne l'esito positivo.

Sistema di produzione Toyota/Just-in-Time

Conosciuto anche come just-in-time, il Toyota Production System (TPS) è stato sviluppato da Taiichi Ohno dopo la seconda guerra mondiale per risparmiare tempo durante la produzione e ridurre i costi di inventario. Utilizzando l'approccio Kaizen, basato su piccoli miglioramenti positivi, il principio fondamentale del TPS è produrre prodotti solo quando necessario, evitando grandi scorte di inventario. 

Il TPS viene in genere utilizzato dagli ingegneri di processo insieme alla gestione dei progetti Kanban per visualizzare e tracciare facilmente i processi correnti, prevenendo problemi nascosti. Esistono quattro principi principali del TPS: 

1. Filosofia

Affidati alla filosofia a lungo termine della tua organizzazione per orientare le decisioni, piuttosto che agli obiettivi finanziari a breve termine.

2. Processo

Trova il processo giusto per produrre i risultati desiderati. Questo principio può comportare: 

• Utilizzare un flusso di processo continuo per trovare rapidamente i problemi

• Implementazione del sistema "pull" per prevenire la sovrapproduzione

• Utilizzo di controlli visivi per visualizzare l'intero processo ed evitare problemi nascosti

• Utilizzo esclusivo delle tecnologie affidabili e indispensabili per il personale e i processi 

3. Persone e partner 

Investi nelle persone per creare leader che incarnino la filosofia dell'azienda e possano insegnarla agli altri.

4. Risoluzione dei problemi

Instilla una cultura dell'apprendimento per il miglioramento continuo. Comprendi appieno il problema prima di determinare una soluzione ed evita decisioni avventate. Piuttosto, prenditi del tempo per raggiungere un consenso.

Diagrammi per Toyota Production System/Just-in-Time 

Quando Toyota ha implementato per la prima volta la metodologia TPS, ha utilizzato un sistema visivo basato su schede per individuare le inefficienze. Oggi esistono diversi strumenti per aiutare gli ingegneri di processo a visualizzare e gestire i processi.

Report A3: un report di una pagina che identifica e comunica facilmente le informazioni cruciali sul processo. Il report aiuta i lavoratori a risolvere rapidamente i problemi favorendo un miglioramento continuo. 

Tabella Kanban: un diagramma visivo del flusso di lavoro utilizzato per monitorare i progressi, identificare i problemi, eliminare i colli di bottiglia e migliorare l'efficienza.  

Teoria dei vincoli

Introdotta per la prima volta nei primi anni '80 dal Dr. Eliyahu Goldratt, la Teoria dei vincoli (TOC) individua il fattore principale che impedisce di raggiungere un obiettivo e utilizza un processo sistematico per migliorare il vincolo fino a quando non rappresenta più una limitazione. 

Secondo la TOC, le organizzazioni dovranno sempre affrontare almeno un vincolo, il che significa che ci sarà sempre qualcosa da migliorare. Per applicare la TOC e rimuovere il vincolo, usa questi cinque passi ripetibili:

1. Identificare il vincolo.

2. Decidere come sfruttare il vincolo.

3. Subordinare e sincronizzarsi con il vincolo.

4. Alleviare il vincolo.

5. Ripetere il processo se necessario.

Diagrammi per la Teoria dei vincoli 

I diagrammi consentono di visualizzare e comprendere facilmente l'influenza che un vincolo esercita sulle altre parti del processo e dove è possibile alleviare tale vincolo. Come già visto, c'è molta sovrapposizione tra queste varie metodologie di miglioramento dei processi per quanto riguarda i diagrammi utilizzati per l'analisi. Molti utilizzatori della TOC tendono a impiegare strumenti e diagrammi Lean per monitorare i processi. 

Diagramma ad albero della realtà: esistono diagrammi ad albero della realtà futura e attuale. I diagrammi ad albero della realtà vengono utilizzati per analizzare e identificare i problemi che danneggiano i processi organizzativi, determinare quali causano il vincolo maggiore e iniziare ad attenuarlo.