Étape 3 : identifier la durée de chaque étape
L’idée derrière l’amélioration des processus est d’en accroître leur efficacité. Vous devrez donc comprendre le nombre de tâches, de sous-tâches et d’étapes du processus actuel. Combien de temps faut-il pour accomplir les tâches de chaque étape ?
Ces informations vous donnent une base de référence qui vous permet de fixer des objectifs qui vous aideront à trouver et à éliminer les redondances possibles, à vous débarrasser des étapes et des tâches inutiles et à optimiser le déroulement global. Lorsque vous développez un nouveau processus, ces informations vous aident également à déterminer si ce que vous avez entrepris constitue réellement une amélioration.
Étape 4 : décidez de la façon dont vous mesurez la réussite de l’amélioration des processus
Là encore, si votre objectif est de réduire la durée ou d’éliminer des étapes, un bon critère de mesure pourrait être le temps nécessaire pour achever le processus par rapport à votre base de référence actuelle. Si l’objectif est d’augmenter la quantité de produits fabriqués ou le nombre de clients aidés, votre succès pourrait être mesuré par rapport à la production du processus actuel.
D’autres mesures peuvent inclure :
- L’efficacité avec laquelle le processus répond aux exigences des clients
- Le degré de fiabilité du processus en termes de fonctionnalité et sa capacité à répondre à l’offre et à la demande
- Le processus réduit-il ou augmente-t-il le coût du produit ou du service ?
- Le processus respecte-t-il les normes et les exigences de conformité du secteur ?
- Le degré d’utilisation des ressources par le processus par rapport aux ressources consommées
Étape 5 : concevoir votre processus amélioré
Grâce à votre diagramme de processus et aux commentaires de toutes les personnes impliquées, vous devriez avoir une idée assez précise de ce qui fonctionne ou non. Si vous avez cartographié votre processus actuel à l’aide de Lucid, votre équipe peut collaborer aux changements et obtenir un retour d’information immédiat grâce à la fonction de commentaire en ligne.
Les améliorations que vous apportez peuvent consister à réaffecter des collaborateurs à des tâches différentes, à ajouter un nouveau logiciel, à acquérir de nouveaux équipements, à embaucher de nouveaux employés, etc.
Étape 6 : tester le nouveau processus
Vous devrez tester votre processus avant de le mettre en œuvre pour vous assurer qu’il fonctionne. Envisagez de créer une simulation de processus pour voir ce qui fonctionne ou non avant que celui-ci ne soit appliqué en situation réelle.
Les tests vous fourniront des informations précieuses et vous aideront à résoudre les problèmes avant la mise en œuvre, de sorte que les améliorations apportées aux processus n’aient pas d’impact négatif sur la productivité actuelle. Si le test ne produit pas les performances attendues ou n’améliore aucun des processus actuels, vous devrez revoir les choses et trouver une solution plus efficace.
Étape 7 : communiquer les changements et implémenter le nouveau processus
Lorsque les tests sont concluants en situation réelle et que les performances du processus sont conformes aux attentes, il est temps de mettre en œuvre les changements. La communication est un élément clé de cette étape. Vous devez faire savoir à votre équipe qu’un changement se prépare et que vous avez un plan pour le mettre en place. Personne n’aime être pris au dépourvu. Si votre équipe comprend votre plan et sait à quel moment le changement aura lieu, tout se déroulera plus facilement.
De plus, documentez l’ensemble des détails pour vous assurer que tout le monde suit la procédure standard. Vous garantirez ainsi la cohérence et la qualité de vos produits et services. En outre, des processus bien documentés permettent de former efficacement vos nouveaux employés et d’aider les membres de votre équipe à comprendre leur rôle lorsqu’ils sont réaffectés à d’autres tâches.
Étape 8 : surveiller et réviser si nécessaire
Une fois que vous avez amélioré un processus, vous avez terminé, n’est-ce pas ?
Pas exactement. L’amélioration des processus est un travail permanent. Vous devrez surveiller et gérer de près le processus pour vous assurer qu’il est efficace. Lorsque vous identifiez des domaines susceptibles d’être optimisés ou améliorés, vous devez recommencer la démarche d’amélioration du processus. Mais ne vous inquiétez pas, ce sera plus facile la deuxième fois, car la plus grande partie du travail est déjà réalisée. Il vous suffira probablement de réviser vos logigrammes et vos modèles à mesure que vous déterminerez les changements à apporter.
