Es fácil decir que sí a más trabajo. Cuando los gerentes o líderes de proyectos piden nuevos proyectos, puede ser tentador intentar agregarlos en la carga de trabajo actual de tu equipo.
Pero, ¿qué pasa si tu equipo ya está trabajando al límite de sus capacidades? ¿De verdad tienes el tiempo o los recursos necesarios para llevar a cabo los proyectos que aceptaste? ¿Cómo sabes siquiera cuándo tu equipo está al límite de sus capacidades?
Introducción: planificación de la capacidad. La planificación de la capacidad ayuda a los equipos a comprometerse a trabajar a un ritmo sostenible y más predecible. Después de liderar iniciativas y trabajar con docenas de organizaciones durante casi 20 años, aprendí los aspectos fundamentales de una planificación de la capacidad exitosa.
En esta publicación de blog, desglosaré exactamente qué es la planificación de la capacidad y cómo hacerlo de manera efectiva para que tu equipo pueda cumplir con confianza el trabajo al que te comprometes.
¿Qué es la planificación de la capacidad?
La planificación de la capacidad es el proceso de comparar las necesidades del proyecto con la capacidad de un equipo para realizar el trabajo. Al realizar la planificación de la capacidad, puedes crear visibilidad en el momento y asegurar que tu equipo esté asignando su tiempo y recursos de la mejor manera.
Esencialmente, la planificación de la capacidad es como tratar de encontrar una solución al tráfico pesado en una autopista. Puedes llenar una autopista con tantos autos como sea posible y usarla a su máxima capacidad, pero esos vehículos no van a ninguna parte, porque están atrapados en el tráfico. La planificación de la capacidad asegura que el flujo de trabajo (como el flujo del tráfico) se mueva a un ritmo eficiente. Cuando intentas dirigir una empresa de manera eficiente, la planificación de la capacidad es la forma en que puedes maximizar la velocidad, el flujo y la entrega.
Por ejemplo, si se solicita un proyecto nuevo, la planificación de la capacidad ayuda al equipo a determinar si puede cumplir con esa solicitud de manera realista. Es posible que el equipo tenga que hacer concesiones y posponer parte del trabajo para poder incorporar un proyecto nuevo, o que decida que puede comprometerse a llevar a cabo el proyecto nuevo en el futuro.
La capacidad del equipo puede basarse en restricciones financieras (como la financiación del proyecto), unidades de tiempo (como horas) o técnicas de estimación relativas (como puntos de historia), según las necesidades del equipo y del proyecto. Muchos equipos usan horas o una estimación relativa para la planificación de su capacidad.
Beneficios de la planificación de la capacidad
La planificación de la capacidad es una excelente práctica para cualquier equipo. Algunos beneficios de la planificación de la capacidad incluyen los siguientes aspectos:
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Proporciona a los equipos mayor confianza y previsibilidad para llevar a cabo proyectos dentro de un plazo determinado. Los equipos obtienen claridad sobre cuánto tiempo va a llevar realmente un trabajo y determinan con mayor precisión si pueden realizarlo al ritmo que se le pide, lo que facilita la planificación futura y la hace más precisa.
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Mejora la visibilidad y la transparencia. La planificación de la capacidad pone de manifiesto las ineficiencias, el exceso de compromiso y dónde es necesario invertir más recursos. Los miembros del equipo obtienen visibilidad sobre la capacidad total del equipo y las personas pueden ver el impacto real de la planificación o toma de decisiones del proyecto.
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Minimiza los costos. Las empresas suelen asumir varios proyectos a la vez, y la planificación de la capacidad las ayuda a ver si realmente disponen de los recursos financieros para hacerlo. Una planificación eficiente también reduce el gasto y el costo de las demoras.
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Mantiene un ritmo de trabajo sostenible para los equipos. La planificación de la capacidad ayuda a los equipos a reconocer cuándo están asumiendo demasiado trabajo y genera una conversación saludable sobre la capacidad.
Cómo hacer la planificación de la capacidad
Entonces, ¿cómo funciona exactamente la planificación de la capacidad? A continuación hay un desglose de algunos pasos probados que dieron excelentes resultados para mis equipos.
Paso 1: Pronostica el trabajo que se debe realizar
El primer paso que damos es estimar qué trabajo se necesita hacer para un proyecto nuevo o futuro.
Calculamos la cantidad de esfuerzo en términos de horas de trabajo, puntos de historia o presupuesto. Las unidades que utilices dependerán de tu equipo y del alcance del proyecto y, de nuevo, la mayoría de los equipos utilizarán puntos de historia u horas de esfuerzo.
Por ejemplo, durante una actividad de estimación, mi equipo podría usar puntos de historia en Lucid para estimar la cantidad de esfuerzo necesario para las próximas tareas.
