¿Qué es la planificación de la capacidad? Un desglose paso a paso + mejores prácticas

Es fácil decir que sí a más trabajo. Cuando los gerentes o líderes de proyectos piden nuevos proyectos, puede ser tentador intentar agregarlos en la carga de trabajo actual de tu equipo.

Pero, ¿qué pasa si tu equipo ya está trabajando al límite de sus capacidades? ¿De verdad tienes el tiempo o los recursos necesarios para llevar a cabo los proyectos que aceptaste? ¿Cómo sabes siquiera cuándo tu equipo está al límite de sus capacidades? 

Introducción: planificación de la capacidad. La planificación de la capacidad ayuda a los equipos a comprometerse a trabajar a un ritmo sostenible y más predecible. Después de liderar iniciativas y trabajar con docenas de organizaciones durante casi 20 años, aprendí los aspectos fundamentales de una planificación de la capacidad exitosa. 

En esta publicación de blog, desglosaré exactamente qué es la planificación de la capacidad y cómo hacerlo de manera efectiva para que tu equipo pueda cumplir con confianza el trabajo al que te comprometes.

¿Qué es la planificación de la capacidad?

La planificación de la capacidad es el proceso de comparar las necesidades del proyecto con la capacidad de un equipo para realizar el trabajo. Al realizar la planificación de la capacidad, puedes crear visibilidad en el momento y asegurar que tu equipo esté asignando su tiempo y recursos de la mejor manera.

Esencialmente, la planificación de la capacidad es como tratar de encontrar una solución al tráfico pesado en una autopista. Puedes llenar una autopista con tantos autos como sea posible y usarla a su máxima capacidad, pero esos vehículos no van a ninguna parte, porque están atrapados en el tráfico. La planificación de la capacidad asegura que el flujo de trabajo (como el flujo del tráfico) se mueva a un ritmo eficiente. Cuando intentas dirigir una empresa de manera eficiente, la planificación de la capacidad es la forma en que puedes maximizar la velocidad, el flujo y la entrega.

Por ejemplo, si se solicita un proyecto nuevo, la planificación de la capacidad ayuda al equipo a determinar si puede cumplir con esa solicitud de manera realista. Es posible que el equipo tenga que hacer concesiones y posponer parte del trabajo para poder incorporar un proyecto nuevo, o que decida que puede comprometerse a llevar a cabo el proyecto nuevo en el futuro. 

La capacidad del equipo puede basarse en restricciones financieras (como la financiación del proyecto), unidades de tiempo (como horas) o técnicas de estimación relativas (como puntos de historia), según las necesidades del equipo y del proyecto. Muchos equipos usan horas o una estimación relativa para la planificación de su capacidad. 

Beneficios de la planificación de la capacidad

La planificación de la capacidad es una excelente práctica para cualquier equipo. Algunos beneficios de la planificación de la capacidad incluyen los siguientes aspectos:

• Proporciona a los equipos mayor confianza y previsibilidad para llevar a cabo proyectos dentro de un plazo determinado. Los equipos obtienen claridad sobre cuánto tiempo va a llevar realmente un trabajo y determinan con mayor precisión si pueden realizarlo al ritmo que se le pide, lo que facilita la planificación futura y la hace más precisa. 

• Mejora la visibilidad y la transparencia. La planificación de la capacidad pone de manifiesto las ineficiencias, el exceso de compromiso y dónde es necesario invertir más recursos. Los miembros del equipo obtienen visibilidad sobre la capacidad total del equipo y las personas pueden ver el impacto real de la planificación o toma de decisiones del proyecto.

• Minimiza los costos. Las empresas suelen asumir varios proyectos a la vez, y la planificación de la capacidad las ayuda a ver si realmente disponen de los recursos financieros para hacerlo. Una planificación eficiente también reduce el gasto y el costo de las demoras.

• Mantiene un ritmo de trabajo sostenible para los equipos. La planificación de la capacidad ayuda a los equipos a reconocer cuándo están asumiendo demasiado trabajo y genera una conversación saludable sobre la capacidad.

Cómo hacer la planificación de la capacidad

Entonces, ¿cómo funciona exactamente la planificación de la capacidad? A continuación hay un desglose de algunos pasos probados que dieron excelentes resultados para mis equipos. 

Paso 1: Pronostica el trabajo que se debe realizar

El primer paso que damos es estimar qué trabajo se necesita hacer para un proyecto nuevo o futuro.

Calculamos la cantidad de esfuerzo en términos de horas de trabajo, puntos de historia o presupuesto. Las unidades que utilices dependerán de tu equipo y del alcance del proyecto y, de nuevo, la mayoría de los equipos utilizarán puntos de historia u horas de esfuerzo. 

Por ejemplo, durante una actividad de estimación, mi equipo podría usar puntos de historia en Lucid para estimar la cantidad de esfuerzo necesario para las próximas tareas.

Luego podemos ver los resultados agregados y acordar una estimación final. 

Una vez que tengas una idea de la capacidad necesaria para un proyecto nuevo, puedes compararla con tu capacidad actual y determinar si aceptar más trabajo supondrá una sobrecarga para tu equipo. Si el proyecto nuevo te lleva a superar tu capacidad, tendrás que reorganizar algunas tareas para poder acomodarlo o guardar el proyecto nuevo para tu próximo sprint.

Este primer paso de la planificación de la capacidad también se puede realizar a nivel de cartera si estás analizando una cartera de proyectos y decidiendo qué nuevos proyectos pueden encajar en un flujo de trabajo existente.

Paso 2: Visualiza tu capacidad actual

Después de entender el trabajo que se debe realizar, calcula lo que tu equipo puede lograr actualmente dentro de un período determinado. Este cálculo tiende a ser el promedio de la cantidad de trabajo que completaste en sprints anteriores. Por ejemplo, digamos 30 puntos de historia para cada sprint. Para los equipos que utilizan la metodología Agile, la capacidad actual se suele calcular como la velocidad del sprint, un ritmo medido al que el equipo puede comprometerse. 

En este punto, ayuda mucho utilizar elementos visuales. Los diagramas de velocidad y los diagramas de quemado (burndown) son una excelente manera de ver qué trabajo se planificó, qué se completó y cuánto queda por hacer. Comprender tu progreso promedio es una forma práctica de informar la capacidad del equipo.

Una vez calculada la velocidad, el segundo componente de este paso es visualizar tu capacidad actual (lo que ya se extrajo o planeó hasta el momento). Normalmente, esta visualización se puede hacer con una línea de tiempo para mostrar lugares donde hay capacidad disponible. Visualizar la capacidad actual te ayuda a ver si puedes sumar el trabajo que se va a hacer sin afectar la velocidad, o si tendrás que demorar el trabajo ya seleccionado. Consulta el ejemplo a continuación.

Paso 3: Determina si la capacidad se ajusta a la demanda

Cuando tengas una idea de tu capacidad actual, evalúa cómo tus recursos actuales se ajustan al trabajo previsto que se va a realizar. Ordena el trabajo por prioridad y compáralo con la capacidad de tu equipo todas las veces. 

Muchos equipos comprenden el ritmo al que son capaces de trabajar, pero a medida que avanzan en el trabajo, se sienten muy atraídos por todas las cosas interesantes que creen que pueden hacer. La planificación de la capacidad brinda un "momento de reflexión" valioso para que el equipo reflexione y se pregunte si realmente tiene la capacidad de asumir cada tarea. Genera una conversación sana y la oportunidad de decir: "No, ya nos estamos encargando de demasiadas cosas y deberíamos dejar algunas de lado".

En este paso, resulta muy útil poder ver realmente la capacidad y el impacto que tiene asumir trabajo adicional. Yo utilizo las funciones de planificación mejoradas del Acelerador de Agilidad de Lucid para visualizar la capacidad de mi equipo y comprender el impacto inmediato de cualquier cambio en la carga de trabajo en tiempo real.

En Lucid, puedo activar la función de planificación de la capacidad en líneas de tiempo o en tablas dinámicas para ver una barra de capacidad en la parte superior de cada columna, que representa a cada equipo. La barra de capacidad permite ver fácilmente qué equipos ya alcanzaron su capacidad máxima y cuáles tienen más capacidad.

Alinear la capacidad actual con el trabajo pronosticado te ayuda a asegurarte de que todos trabajen eficientemente sin sobrecarga. 

Las mejores prácticas para la planificación de la capacidad

La planificación de la capacidad parece sencilla a primera vista, pero existen algunos aspectos fundamentales para que sea eficaz. A continuación, se presentan algunas prácticas recomendadas.

Haz visible el trabajo

Utiliza un espacio central y compartido para documentar el trabajo y visualizar tu progreso. Ayuda mucho usar una herramienta visual como Lucid, que se sincroniza automáticamente con tu sistema de registro existente. La funcionalidad de planificación de la capacidad de Lucid se integra con Jira, Azure DevOps y airfocus a fin de que puedas usar datos en tiempo real para tomar decisiones informadas. 

En Lucid, incluso puedes hacer un seguimiento de la carga de trabajo con figuras de informes. Genera representaciones visuales de sprints actuales o próximos al crear barras de progreso, tablas de propiedad y rastreadores de carga de trabajo. Estas figuras facilitan ver quién está trabajando en qué y cuánto se completó.

Además, puedes usar Lucid para hacer un seguimiento con tu equipo al organizar monólogos y crear un espacio para equipos a fin de tener todos tus recursos en un solo lugar. Al hacer visible el trabajo y poner a todos en la misma sintonía, puedes aumentar aún más la visibilidad y la alineación.

Cuenta con una forma de saber cuándo estás al límite de tu capacidad

Uno de los errores que vi que cometen los equipos es no entender qué significa estar al límite de su capacidad. La capacidad máxima debería ser una velocidad específica, una cantidad máxima de puntos de historia o, en el caso de la planificación financiera, la cantidad máxima de presupuesto. 

Es fácil olvidarse de tener una base estable para la capacidad de tu equipo, pero es muy importante. Necesitas poder comunicar tu capacidad a las partes interesadas y a otros equipos para evitar comprometerte constantemente en exceso. Colabora con tu equipo para establecer una base de referencia conjunta y ajustarla según sea necesario. 

Utiliza datos históricos

Otro error que vi que se comete en los equipos es no basarse en datos históricos para determinar la capacidad actual. Mantén un registro constante de tu carga de trabajo y haz que esta documentación sea accesible para los miembros del equipo y las partes interesadas. 

Si recién estás comenzando a estimar la capacidad y aún no tienes datos históricos, empieza con tu presentimiento. Registra tu carga de trabajo y la cantidad de esfuerzo que requiere. Cuantos más datos reúnas, más exactamente podrás estimar la capacidad de tu equipo. 

Recuerda que el 100 % de la capacidad no es el objetivo

Volvamos a nuestra analogía de la autopista. Aunque una carretera podría estar al 100 % de su capacidad y totalmente repleta de autos, ese no es el uso ideal de una autopista. 

Los OKR suelen considerarse de la misma manera, ya que normalmente se aspira a una tasa de éxito del 85-90 %. Si alcanzas el 100 %, es probable que puedas esforzarte un poco más. 

Del mismo modo, los equipos no deberían esforzarse por operar al 100 % de su capacidad todo el tiempo. Si estás constantemente al 100 % de tu capacidad, vale la pena echar un vistazo a cómo realmente se asignan tu tiempo y recursos. La gente suele pensar que el 100 % es el objetivo, pero yo sugeriría apuntar a ese nivel óptimo del 85-90 % y reevaluar a partir de ahí. 

Seguimiento de tu planificación de la capacidad

Con frecuencia, veo que los equipos planifican la capacidad sin seguimiento ni propósito después. No planifiques solo por el simple hecho de planificar. Tus actividades de planificación deben tener un propósito. Usa la planificación de la capacidad para comunicarte con tu equipo, informar la toma de decisiones y comunicar el progreso o la disponibilidad del proyecto a los líderes. 

Al comienzo de tu ciclo de planificación, lo primero que debes hacer es mirar las métricas que se recopilaron y cómo fue la planificación de la capacidad anteriormente. Así, tu equipo puede planear hacerse responsable del estándar que se ha establecido o discutir si la capacidad necesita cambiar para el próximo sprint. Usa una retrospectiva para obtener información del equipo sobre cómo se siente cada miembro acerca del trabajo y cómo les está afectando

Hay muchos factores distintos que afectan la planificación de la capacidad, entre otros, la disponibilidad de los miembros del equipo, el tiempo libre y la rotación. El propósito de la planificación de la capacidad no es hacerlo una vez y ver si puedes incluir un proyecto extra de vez en cuando, sino estar en sintonía con tu equipo y tomar decisiones basadas en lo que se puede lograr actualmente.

Visualiza el trabajo para una planificación efectiva de la capacidad

Es fácil sobreestimar nuestra capacidad para asumir más trabajo, y es tentador decir que sí cuando hay presión para hacerlo. La planificación de la capacidad es una excelente manera para que los equipos sostengan una carga de trabajo realista y proporcionen transparencia en los recursos disponibles.

El Acelerador de Agilidad de Lucid ayuda a los equipos a tomar decisiones más informadas sobre la capacidad mientras se mantienen conectados y alineados. Explora cómo puedes usar Lucid para mejorar la conexión, aumentar la agilidad y mejorar el funcionamiento de tu equipo.