Guía para la toma de decisiones estratégicas: herramientas y técnicas para tomar mejores decisiones empresariales

"Las elecciones son las bisagras del destino", dijo el antiguo filósofo griego Pitágoras. En los negocios modernos, esta sabiduría atemporal sigue siendo válida. Somos muy conscientes de que nuestras elecciones determinan nuestro destino, lo que a menudo conduce a una parálisis abrumadora para tomarlas.

Entonces, nos encontramos en un callejón sin salida. En una era de cambio constante, el liderazgo efectivo se basa en una toma de decisiones adaptable y estratégica. Sin embargo, el miedo a tomar la decisión equivocada hace que aprender ese conjunto de habilidades cruciales sea todo un desafío. 

Por eso hemos creado esta guía para la toma de decisiones: para equiparte con el enfoque de Lucid para tomar decisiones más sólidas y rápidas. Nuestro objetivo es proporcionarte herramientas prácticas y conocimientos sobre las mejores prácticas de toma de decisiones para fomentar más confianza y seguridad dentro de tus equipos.

Nos sentamos con Christopher Bailey y Jeff Rosenbaugh, del equipo de servicios profesionales de Lucid, para desglosar sus propios marcos y mejores prácticas de toma de decisiones. Acompáñanos mientras desmitificamos el proceso y explicamos cómo tomar mejores decisiones de negocios.

Establecimiento de las bases: ¿por qué importa la toma de decisiones?

Primero, vamos a sumergirnos en lo obvio: ¿por qué importa aprender habilidades de toma de decisiones?

Las buenas habilidades para tomar decisiones pueden significar que una organización prospere o no. No basta con acciones estratégicas o rápidas; es necesario tomar decisiones acertadas, implementarlas rápidamente y tener la capacidad de adaptarse y cambiar de rumbo según los resultados para lograr el éxito. 

Si los equipos tardan varios meses en tomar una decisión bien fundamentada, las empresas perderán terreno frente a sus competidores. Si actúan demasiado rápido, la elección puede ser precipitada y llevar a errores (que luego cuesta dinero corregir). La toma de decisiones ineficaz puede ser agotadora para los equipos de liderazgo y ocupar alrededor del 70 % de su tiempo. 

Tiene que haber una mejor manera. 

Para tener ideas más creativas y bien informadas, debemos aprender esta habilidad profesional clave: la toma de decisiones estratégicas. 

¿Qué es la toma de decisiones estratégicas?

La toma de decisiones estratégicas implica elegir basándose en el análisis, los datos y el impacto general en toda la organización. Para maximizar completamente la efectividad de la toma de decisiones estratégicas, debes enfocarte en tomar la decisión correcta en el momento adecuado. Esta combinación de factores requiere planificación estratégica e intención, lo que diferencia una decisión estratégica de una común. 

Las empresas deben alinear sus marcos de toma de decisiones para minimizar el riesgo a largo plazo mientras optimizan las ganancias a corto plazo. Este enfoque es central para el proceso de toma de decisiones estratégicas.

Sumergirse en el trabajo de preparación

Antes de que empieces a incorporar una nueva estrategia de toma de decisiones de negocios, necesitas fomentar la cultura adecuada. Tener un espacio seguro para expresar opiniones disidentes, generar ideas y priorizar tareas hace que sea mucho más fácil tomar decisiones difíciles en equipo. 

Empieza por establecer acuerdos de trabajo y documentarlos en un espacio compartido, como una carta del equipo. Asegúrate de cubrir los aspectos básicos del comportamiento profesional con tu equipo, por ejemplo: 

• Escucha activa (más sencilla con una buena facilitación)
• Resolución de conflictos
• Comunicación clara
• Comentarios constructivos

Antes de sumergirte en los diferentes marcos de toma de decisiones disponibles, debes determinar el estado actual de la empresa, incluidos los procesos de negocio, la arquitectura y las métricas comerciales en torno a los OKR y los KPI.

"Para tomar una decisión, necesito saber cuál es el estado actual. ¿Dónde estamos parados? ¿Cómo estamos progresando hacia nuestras metas y objetivos como organización? ¿Qué cosas nuevas debemos considerar?", dice Bailey. "A partir de allí, reunimos esta colección de información que puede permitir una decisión exitosa".

Mapear el estado actual de tus procesos y visualizar el estado futuro es la manera de identificar obstáculos y oportunidades. ¡No te saltes este paso crítico!

Armado de la estructura: el kit de herramientas

La clave para tomar decisiones exitosas es aprovechar las herramientas disponibles para ti. Al emplear una buena combinación de marcos, plantillas, metodologías y técnicas, estarás preparado para abordar decisiones complejas con confianza. 

Aquí te presentamos algunas otras herramientas instrumentales de nuestro kit de toma de decisiones.

Marcos de toma de decisiones y análisis

Para tomar decisiones eficientes y bien informadas, es esencial que despiertes al investigador que llevas dentro y reúnas la información y los conocimientos necesarios. Un enfoque basado en la investigación te permite involucrar a tu equipo desde el principio del proceso o llegar a la reunión de toma de decisiones de tu grupo totalmente preparado para informar a los participantes sobre los factores que influyen en la decisión. 

Reúne información, como obstáculos, valor y riesgo asociado, utilizando un marco de análisis. Con un marco de análisis, puedes aclararle al grupo cómo tomar decisiones, cómo evaluar opciones y qué datos se necesitan para evaluarlas correctamente.

Un marco para la toma de decisiones fomenta la regularidad en tomar decisiones acertadas, lo que disminuye la probabilidad de errores. También facilita las evaluaciones de los resultados, lo que permite una revisión estructurada de las decisiones tomadas y posibilita la mejora continua.

Aquí tienes algunos de los mejores marcos de toma de decisiones disponibles (incluidos enlaces a plantillas de Lucid para que empieces): 

• Enfoque de consenso (mapas mentales, árboles de decisiones o mapas de diálogo)
• El modelo de toma de decisiones de Vroom-Yetton
• Matriz de decisiones
• Análisis PESTEL
• Análisis costo-beneficio
• Análisis SWOT
• Priorización MoSCoW
• Identificar el impacto

Técnicas de toma de decisiones

Aunque los marcos de análisis son esenciales para tomar decisiones informadas, no son tan útiles cuando llega el momento de facilitar una reunión de toma de decisiones en grupo. Para eso, necesitarás una técnica específica para reunir opiniones y llegar a un consenso.

Uno de nuestros métodos favoritos aquí en Lucid, y uno que Bailey y Rosenbaugh usan regularmente en el equipo de servicios profesionales, es el método "de cero a cinco". 

Esta técnica no solo es muy efectiva, sino que también es notablemente simple. En lugar de dedicar una parte significativa del tiempo de tu reunión a explicar una metodología compleja de toma de decisiones, el método de cero a cinco se puede explicar y usar con un grupo en tan solo unos minutos. Lo explicaremos a continuación en unas pocas frases.

En el método "de cero a cinco", el facilitador presenta la decisión que el equipo planea tomar tras un debate inicial, y los miembros del equipo indican su nivel de acuerdo levantando un número específico de dedos, que van de uno a cinco. Un dedo significa desacuerdo total, mientras que cinco dedos indican acuerdo absoluto. Una vez que todos votan al mismo tiempo (para reducir el sesgo), el facilitador puede señalar a los miembros del equipo que muestran vacilación (representados por votos de dos o uno) e invitarlos a expresar sus preocupaciones.

¡Es así de fácil! Esta sencilla técnica de toma de decisiones puede ayudarte a reunir comentarios de tu equipo de forma rápida y sencilla. Es útil para grupos tanto pequeños como grandes.

Con Lucid, puedes utilizar de uno a cinco marcos simples, sin importar si todo tu equipo está presente físicamente o no. Facilitamos la visualización de los comentarios de todos en un entorno colaborativo.

Dicho esto, "de cero a cinco" no es la única técnica de toma de decisiones que existe. También puedes probar la votación romana (un simple pulgar hacia arriba o hacia abajo de todos los participantes, ya sea en persona o en un tablero de Lucid) o la votación con puntos.

Instalación del aislamiento: mejores prácticas para la toma de decisiones en grupo

La mayoría de las veces, las reuniones de toma de decisiones en grupo están condenadas al fracaso. Sin establecer las bases que hemos cubierto en las secciones anteriores de esta guía, los equipos están destinados a tener dificultades para superar estas reuniones y a terminarlas sin un plan de acción claro.

Después de abordar esas tareas, estarás en una posición fantástica para asistir a una reunión de toma de decisiones. Aquí es donde ocurre la magia: cuando reúnes a tu equipo, repasas información crítica para el objetivo y buscas opiniones para llegar a una resolución final.
Aquí tienes tres consejos clave para la toma de decisiones que ayudarán a tu equipo a trabajar de manera más inteligente —y no más ardua— para llegar a un acuerdo.

1. Facilitar el pensamiento divergente

Las opiniones diversas son algo natural, especialmente en grupos grandes o equipos multidisciplinarios. Aceptar que no todos compartirán la misma opinión es crucial para una toma de decisiones efectiva. De hecho, aprender a manejar los desacuerdos puede llevar a los resultados más exitosos. 

Las diversas perspectivas desafían al grupo, fomentan el crecimiento y, en última instancia, mejoran la decisión final. Abrazar y respetar las diferencias de opinión se convierte en un valioso conjunto de habilidades que extrae los mejores resultados del proceso de toma de decisiones.

"Discrepar y comprometerse"

Amazon adopta una poderosa filosofía conocida como "Discrepar y comprometerse" cuando se trata de la toma de decisiones. En los entornos empresariales tradicionales, las secuelas de una decisión pueden estar llenas de casos de "te lo dije" si los miembros del equipo no están completamente de acuerdo con la elección final. Ese tipo de actitud no cultiva un ambiente propicio para el éxito. 

Según la filosofía de Amazon, los líderes tienen la responsabilidad de participar en debates constructivos, incluso contra sus compañeros y superiores, mientras mantienen un compromiso con la decisión colectiva. 

Este concepto fomenta una cultura de diálogo abierto y mejora continua, lo que finalmente impulsa a la organización hacia logros mayores.

2. Reunir todas las opiniones posibles (y seguir avanzando cuando eso no sea posible)

Cada voz en la sala aporta información valiosa que puede moldear los mejores resultados posibles. A veces, es difícil lograr que todos los participantes hablen, y aún más difícil visualizar las opiniones de todos. Estos puntos de dolor pueden disuadir a los equipos de asegurarse de que todos tengan un interés en la decisión. 

"Para evitar que una decisión se prolongue indefinidamente, una opción es decir que si tenemos un quorum de opiniones confiaremos en la decisión del grupo. Confiamos en que todos los demás están pensando de manera integral sobre esta decisión", dice Bailey. "Si no, pueden aprovecharse las oportunidades asincrónicas". 

Con una plataforma de colaboración visual, puedes facilitar un entorno más inclusivo que haga que la participación sea más accesible. Este enfoque ayuda a democratizar las contribuciones, evitando que sean dominadas por la persona más ruidosa o la parte interesada con el título más alto. Comprender los diferentes estilos de colaboración en la sala puede ser increíblemente útil para facilitar un espacio inclusivo.

Mediante el poder de la colaboración visual, puedes aprovechar la sabiduría colectiva de tu equipo, fomentar una cultura de inclusión y generar decisiones más informadas y equilibradas.

Eliminar la barrera de entrada

Lucid ofrece una variedad de características diseñadas para facilitar el intercambio fluido de información entre los miembros del equipo, con las Actividades Visuales como una posible solución. Las Actividades Visuales hacen que el proceso de toma de decisiones sea más accesible y menos intimidante, mientras le suman diversión al flujo de tu reunión.

Generar fe en la decisión del grupo 

A pesar de tus mejores esfuerzos para incluir los aportes de todos, puede haber ocasiones en las que no sea posible reunir todas las opiniones. Los miembros del equipo pueden estar ausentes debido a una enfermedad u otros compromisos y podrían perderse el veredicto final. En estos casos, facilitar una sesión asincrónica puede ser una alternativa útil para recopilar opiniones y asegurar la participación.

Sin embargo, las limitaciones de tiempo a menudo exigen una toma de decisiones inmediata. Es en momentos como estos cuando los miembros del equipo deben aceptar el concepto de que las decisiones se toman colectivamente. Incluso si hay ausentes durante el veredicto final, es crucial confiar en el juicio del equipo para tomar la mejor decisión para la empresa.

3. Hacer participar a los miembros del equipo

El lugar de trabajo moderno sigue estando dividido. Muchas compañías mantienen la tradición y centralizan la autoridad de toma de decisiones en los ejecutivos y en los puestos de liderazgo formal. Los miembros del equipo se sienten frustrados y desconectados de sus propias contribuciones y responsabilidades. 

David Marquet, un renombrado ex comandante de submarinos nucleares, es célebre por su sabio enfoque para la toma de decisiones. Tiene una filosofía simple pero profunda que implica involucrar a los miembros del equipo en el proceso de toma de decisiones y, lo que es más importante, darles la autoridad para que lideren las decisiones por sí mismos. 

Cuando cada miembro del equipo se siente confiado en sus propias capacidades de liderazgo, ocurre una transformación notable: se vuelven más propensos a contribuir activamente con sus ideas, conocimientos y opiniones durante los debates de toma de decisiones. Este entorno inclusivo fomenta naturalmente perspectivas divergentes y debates enriquecedores, lo que lleva a mayores innovaciones.

Momento de inspección: la importancia del ciclo de evaluación

Sorprendentemente, tomar la decisión en sí no es el aspecto más crítico del proceso de toma de decisiones. Lo que más importa es implementar un ciclo de evaluación una vez que tu equipo haya llegado a un veredicto, lo cual es crucial para el aprendizaje y la mejora.

Un ciclo de evaluación implica incorporar los resultados generados por la decisión del grupo en tu proceso de toma de decisiones a intervalos regulares. Este enfoque iterativo mantiene a todos informados y permite ajustes basados en los resultados reales, lo que conduce a una mayor transparencia, mejores resultados y decisiones más informadas en el futuro. 

"Digo: 'Midamos para ver si una decisión realmente nos acerca al resultado deseado', y luego hacemos revisiones regularmente para ver si estamos notando algún cambio o no", dice Bailey. "Dependiendo de eso, tenemos tres opciones: detenernos, cambiar de dirección o perseverar. ¿Detenemos el trabajo que venimos haciendo, cambiamos hacia algo totalmente diferente o seguimos en la misma dirección? Esta decisión constituye otro movimiento a través del ciclo de evaluación, así que nos movemos constantemente a través de él".

Reflexionar sobre los proyectos y la documentación sin esfuerzo

A fin de obtener información valiosa y mejorar los proyectos futuros, programar una reunión de análisis de resultados para revisar todo el proyecto puede ser beneficioso. Esta evaluación exhaustiva permite evaluar las decisiones tomadas a lo largo del proceso. Además, puedes aprovechar los recursos del proyecto y la documentación de las decisiones para crear procesos más estructurados y repetibles para tu equipo, lo que fomenta la eficiencia y la mejora continua de procesos.

Lucid simplifica la transformación de la colaboración en documentación. Usar Lucid a lo largo de tu proceso de toma de decisiones y colaboración significa que has generado de forma natural documentos dinámicos que capturan toda la historia del proyecto. Estos documentos desempeñan un papel vital durante las revisiones de resultados y las sesiones regulares de evaluación, lo que proporciona información valiosa para fundamentar las decisiones futuras.