Guide de la prise de décision stratégique : outils et techniques pour prendre de meilleures décisions métier.

« Les choix sont les charnières du destin », disait le philosophe grec Pythagore. Dans votre entreprise, cette sagesse intemporelle se vérifie. Nous sommes bien conscients que nos choix déterminent notre destin, ce qui conduit souvent à une paralysie décisionnelle tenace.

Nous sommes donc dans une situation de cercle vicieux. À une époque de changements constants, un leadership efficace repose sur une prise de décision réactive et stratégique. Pourtant, notre peur de faire le mauvais choix rend difficile l’apprentissage de cette compétence cruciale. 

C’est pourquoi nous avons créé ce guide sur la prise de décision, afin de vous présenter l’approche de Lucid pour faire des choix plus judicieux et plus rapides. Notre objectif est de vous fournir des outils concrets et des bonnes pratiques en matière de prise de décision afin de renforcer la confiance et les capacités de vos équipes.

Nous nous sommes entretenus avec Christopher Bailey et Jeff Rosenbaugh de l’équipe des services professionnels de Lucid pour découvrir leurs propres cadres de prise de décision et leurs conseils. Joignez-vous à nous pour démystifier le processus et apprendre comment prendre de meilleures décisions métier.

Poser les fondations : pourquoi la prise de décision est-elle importante ?

Tout d’abord, posons une question évidente : pourquoi est-il important d’acquérir des compétences en matière de prise de décision ?

La capacité à prendre de bonnes décisions détermine la réussite ou l’échec d’une organisation. Il ne suffit pas de prendre des mesures stratégiques ou des décisions rapides : vous devez faire des choix judicieux, les mettre en œuvre rapidement et avoir la capacité de vous adapter et de réagir en fonction des résultats obtenus. 

S’il faut plusieurs mois aux équipes pour prendre une décision solide, l’entreprise perd du terrain par rapport à ses concurrents. Si elles agissent trop rapidement, le choix risque d’être mal ficelé et de conduire à des erreurs (coûteuses à réparer). Une prise de décision inefficace peut être épuisante pour les équipes dirigeantes, car elle leur prend environ 70 % de leur temps. 

Il doit y avoir une meilleure solution. 

Pour obtenir les idées les plus créatives et les mieux informées, nous devons maîtriser cette compétence professionnelle essentielle : la prise de décision stratégique. 

Qu’est-ce que la prise de décision stratégique ?

La prise de décision stratégique consiste à faire des choix fondés sur l’analyse, les données et l’impact global sur l’organisation dans son ensemble. Pour maximiser l’efficacité de la prise de décision stratégique, vous devez vous efforcer de faire le bon choix au bon moment. Cette combinaison d’une décision efficace en temps opportun nécessite une planification stratégique et une intention, ce qui différencie une décision stratégique d’une décision ordinaire. 

Les entreprises doivent harmoniser leurs cadres décisionnels afin de minimiser les risques à long terme tout en optimisant les gains à court terme. Cette approche est au cœur du processus de prise de décision stratégique.

Plonger dans la préparation

Avant même de commencer à intégrer une nouvelle stratégie de prise de décisions métier, vous devez favoriser une culture appropriée. Disposer d’un environnement sécurisant pour exprimer des opinions divergentes, générer des idées et hiérarchiser les tâches facilite grandement la prise de décisions difficiles en équipe. 

Commencez par établir des accords de travail et regroupez-les dans un espace partagé tel qu’une charte d’équipe. Assurez-vous de couvrir les bases de l’étiquette professionnelle avec vos collaborateurs, notamment : 

• Écoute active (facilitée par une animation efficace)
• Résolution des conflits
• Communication claire
• Retour d’information constructif

Avant de vous plonger dans les différents cadres décisionnels disponibles, vous devez déterminer l’état actuel de l’entreprise, notamment les processus, l’architecture et les indicateurs métier grâce aux OKR et aux KPI.

« Pour prendre une décision, j’ai besoin de connaître la situation actuelle. Où en sommes-nous en ce moment ? Comment progressons-nous par rapport à nos buts et objectifs en tant qu’organisation ? Quelles sont les nouveautés à prendre en compte ? explique M. Bailey. À partir de là, nous rassemblons un ensemble d’informations qui peuvent servir de cadre à une décision fructueuse. »

La cartographie de l’état actuel de vos processus et la visualisation de l’état futur permettent d’identifier les blocages et les opportunités. Ne sautez pas cette étape cruciale !

Mise en place du cadre : la boîte à outils

La clé pour prendre de bonnes décisions est de tirer parti des outils performants à votre disposition. En exploitant une puissante combinaison de cadres, de modèles, de méthodologies et de techniques, vous serez équipé pour aborder en toute confiance des décisions complexes. 

Voici quelques autres éléments essentiels dans notre boîte à outils pour la prise de décision.

Cadres de prise de décision et d’analyse

Pour prendre des décisions efficaces et éclairées, il est essentiel d’éveiller le chercheur qui sommeille en vous et de recueillir les informations et les idées nécessaires. Une approche axée sur la recherche vous permet d’impliquer votre équipe dès le début du processus ou d’arriver à la réunion de prise de décision collective parfaitement préparé pour informer les participants concernant les facteurs qui influent sur la décision.

Recueillez des informations à l’aide d’un cadre d’analyse, telles que les obstacles, la valeur et les risques associés. Celui-ci vous permet de clarifier avec le groupe la manière de prendre des décisions, d’évaluer les options et de déterminer les données nécessaires pour y parvenir.

Un cadre décisionnel permet de prendre systématiquement des décisions judicieuses, ce qui réduit la probabilité d’erreurs. Il facilite également les évaluations post-mortem, en permettant un examen structuré des décisions prises et une amélioration continue.

Voici quelques-uns des meilleurs cadres de prise de décision disponibles (avec des liens vers des modèles Lucid pour vous aider à démarrer) : 

• Approche par consensus (carte mentale, arbre de décision ou cartographie du dialogue)
• Modèle de décision Vroom-Yetton
• Matrice de décision
• Analyse PESTEL
• Analyse coûts-avantages
• Analyse SWOT
• Priorisation MoSCoW
• Identifier l’impact

Techniques de prise de décision

Bien que les cadres d’analyse soient essentiels pour éclairer vos décisions, ils ne sont pas aussi utiles lorsqu’il s’agit d’animer une réunion de prise de décision collective. Pour cela, vous aurez besoin d’une technique spécifique pour recueillir des avis et parvenir à un consensus.

L’une de nos méthodes préférées chez Lucid, que MM. Bailey et Rosenbaugh utilisent régulièrement au sein de l’équipe des services professionnels, est la méthode du fist-to-five. 

Non seulement cette technique est très efficace, mais elle est aussi remarquablement simple. Au lieu de consacrer une grande partie de votre temps de réunion à l’explication d’une méthodologie complexe de prise de décision, la technique fist-to-five peut être présentée et utilisée avec un groupe en quelques minutes seulement. Nous vous l’expliquons ci-dessous en quelques lignes.

Dans la méthode fist-to-five, l’animateur présente la décision que l’équipe envisage de prendre après une discussion stimulante, et les collaborateurs indiquent leur niveau d’accord en levant un certain nombre de doigts, allant de un à cinq. Un doigt signifie un désaccord total, tandis que cinq doigts indiquent un accord total. Une fois que tout le monde a voté en même temps (pour réduire les biais), l’animateur peut interpeller les membres de l’équipe qui hésitent (ceux qui ont levé un ou deux doigts) et les inviter à exprimer leurs préoccupations.

C’est aussi simple que cela ! Cette technique de prise de décision efficace peut vous aider à recueillir rapidement et facilement les retours de votre équipe. Elle est utile pour tous les groupes, qu’ils soient petits ou grands.

Avec Lucid, vous pouvez utiliser des cadres fist-to-five simples, que votre équipe travaille entièrement en présentiel ou non. Nous facilitons la visualisation des retours de chaque participant dans un environnement collaboratif.

Cela étant dit, la méthode fist-to-five n’est pas la seule technique de prise de décision disponible. Vous pouvez également essayer le vote romain (un simple pouce levé ou baissé de la part de tous les participants, en personne ou sur un tableau Lucid) ou le vote par points.

Installation de l’isolant : bonnes pratiques pour la prise de décision en groupe

La plupart du temps, les réunions de prise de décision collective sont vouées à l’échec. Si elles ne préparent pas le terrain comme nous l’avons fait dans les sections précédentes de ce guide, les équipes sont condamnées à peiner lors de ces réunions et à se retrouver sans plan d’action clair à la fin.

Une fois ces tâches accomplies, vous serez dans une position idéale pour participer à une réunion de prise de décision. C’est là que la magie opère : vous réunissez votre équipe, passez en revue les informations essentielles à la mission et recueillez les avis pour parvenir à une décision finale.
Voici trois conseils pour aider votre équipe à travailler plus intelligemment, et non plus difficilement, pour parvenir à un accord.

1. Encourager la pensée divergente

Les opinions divergentes sont un phénomène naturel, surtout dans les grands groupes ou les équipes plurifonctionnelles. Accepter que tout le monde ne partage pas la même opinion est essentiel pour une prise de décision efficace. En effet, apprendre à gérer les désaccords peut mener aux résultats les plus fructueux. 

La diversité des points de vue stimule le groupe, favorise la croissance et, en fin de compte, améliore la décision finale. Accepter et respecter les différences d’opinion devient un ensemble de compétences précieuses qui permet d’obtenir les meilleurs résultats du processus de prise de décision.

« Disagree and Commit »

Amazon adopte une philosophie efficace appelée « Disagree and Commit » (contester et s’engager) lorsqu’il s’agit de prendre des décisions. Dans une entreprise classique, les collaborateurs qui ne sont pas tout à fait d’accord avec le choix final risquent de se voir rétorquer « Je vous l’avais bien dit » à la suite d’une décision. Ce type d’attitude ne favorise pas un environnement propice à la réussite. 

Selon la philosophie d’Amazon, les dirigeants ont la responsabilité de s’engager dans des débats constructifs, même face à leurs pairs et supérieurs, tout en restant engagés envers la décision collective. 

Ce concept favorise une culture de dialogue ouvert et d’amélioration continue, ce qui permet à l’organisation d’obtenir de meilleurs résultats.

2. Rassembler toutes les opinions possibles (et continuer à avancer lorsque ce n’est pas possible)

Chaque voix dans le groupe est porteuse d’idées précieuses qui peuvent contribuer à l’obtention des meilleurs résultats possibles. Parfois, il est difficile d’amener chaque participant à s’exprimer, et encore plus compliqué de visualiser les opinions de chacun. Ces obstacles peuvent dissuader les équipes de s’assurer que tout le monde est impliqué dans la décision. 

« Pour éviter qu’une décision ne s’éternise, une option consiste à dire que si nous avons un quorum d’opinions, nous allons faire confiance à la décision du groupe. Nous allons considérer que tous les autres pensent la même chose de manière générale, explique M. Bailey. Vous pouvez également tirer parti des possibilités asynchrones. » 

Grâce à une plateforme de collaboration visuelle, vous pouvez favoriser un environnement plus inclusif qui rend la participation plus accessible. Cette approche contribue à démocratiser les contributions, ce qui évite qu’elles ne soient dominées par la personne la plus expressive ou la partie prenante ayant le poste le plus élevé. Comprendre les différents styles de collaboration dans le groupe peut s’avérer extrêmement utile pour générer un espace inclusif.

Avec la puissance de la collaboration visuelle, vous pouvez exploiter la sagesse collective de votre équipe, favoriser une culture d’inclusivité et prendre des décisions plus éclairées et équilibrées.

Réduire les obstacles à l’entrée

Lucid propose une gamme de fonctionnalités conçues pour faciliter le partage d’information entre les membres de l’équipe, les activités visuelles étant un outil émergent incontournable. Les activités visuelles rendent le processus de prise de décision plus accessible et moins intimidant, tout en rendant votre réunion plus ludique.

Instaurer la confiance dans la décision collective 

Malgré tous vos efforts pour inclure les contributions de chacun, il peut arriver qu’il ne soit pas possible de recueillir toutes les opinions. Des collaborateurs peuvent être absents pour des raisons de santé ou d’autres engagements et peuvent manquer le verdict final. Dans ces cas, l’organisation d’une réunion asynchrone peut être une alternative utile pour recueillir leurs avis et assurer la participation.

Cependant, les contraintes de temps exigent souvent une prise de décision immédiate. C’est dans ces moments-là que les membres de l’équipe doivent accepter l’idée que les décisions sont prises collectivement. Même si des collaborateurs sont absents lors du verdict final, il est crucial de faire confiance au jugement de l’équipe pour prendre la meilleure décision pour l’entreprise.

3. Habiliter les membres de l’équipe

Les entreprises modernes sont encore divisées. De nombreuses organisations s’en tiennent au schéma classique qui consiste à centraliser le pouvoir de décision entre les mains des cadres et des dirigeants attitrés. Les collaborateurs se sentent alors frustrés et déconnectés de leurs propres contributions et responsabilités. 

David Marquet, ancien commandant de sous-marin nucléaire de renom, est célèbre pour son approche perspicace de la prise de décision. Sa philosophie, à la fois simple et profonde, consiste à impliquer les membres de l’équipe dans le processus décisionnel et, surtout, à leur donner les moyens de prendre des décisions par eux-mêmes. 

Lorsque chaque collaborateur se sent investi de ses propres capacités de leadership, une transformation remarquable s’opère. Ils sont plus enclins à partager activement leurs idées, leur expertise et leurs opinions au cours des discussions décisionnelles. Cet environnement inclusif favorise naturellement des perspectives divergentes et des échanges fructueux, ce qui conduit à de plus grandes innovations.

Inspection en cours : l’importance de la boucle de feedback

Étonnamment, la prise de décision elle-même n’est pas l’aspect le plus critique du processus décisionnel. Ce qui compte le plus, c’est la mise en œuvre d’une boucle de feedback une fois que votre équipe a rendu son verdict, ce qui est crucial pour l’apprentissage et l’amélioration.

Une boucle de feedback consiste à réintégrer à intervalles réguliers les résultats générés par la décision du groupe dans votre processus de prise de décision. Cette approche itérative permet à chacun d’être informé et de procéder à des ajustements sur la base des résultats réels, ce qui conduit à une plus grande transparence, à de meilleurs résultats et à des décisions plus éclairées à l’avenir. 

« J’invite souvent mon équipe à mesurer si une décision nous rapproche effectivement du résultat escompté, et nous vérifions régulièrement si nous progressons ou non, explique M. Bailey. En fonction de cela, trois choix s’offrent à nous : laisser tomber, changer de cap ou persévérer. Devons-nous laisser de côté le travail que nous avons effectué, nous orienter vers quelque chose de totalement différent ou insister ? Cette décision constitue un autre passage dans la boucle de feedback, et nous sommes donc constamment en train de la parcourir. »

Réflexion sur les projets et documentation sans effort

Pour obtenir des informations précieuses et améliorer les prochains projets, il peut être utile de prévoir une réunion post-mortem afin d’examiner l’ensemble du processus. Cette évaluation complète vous permet d’évaluer les décisions prises tout au long du cycle de vie. En outre, vous pouvez exploiter les ressources du projet et la documentation des décisions pour créer des processus plus structurés et reproductibles pour votre équipe, ce qui renforce l’efficacité et l’amélioration continue.

Lucid permet de convertir facilement la collaboration en documentation. L’utilisation de Lucid tout au long de votre processus de décision et de collaboration garantit la création automatique de documents évolutifs qui retracent l’histoire du projet dans son intégralité. Ces derniers jouent un rôle essentiel lors des examens post-mortem et des réunions de feedback habituelles, car ils fournissent des informations précieuses pour éclairer les décisions futures.