仕事を増やすのは簡単です。プロジェクトマネージャーやリーダーから新しいプロジェクトの依頼があると、チームの現在の業務に無理やり組み込もうとしたくなるかもしれません。
でも、もしチームがすでに限界状態だとしたらどうなるでしょうか。請け負ったプロジェクトの遂行に必要な時間やリソースは実際にあるでしょうか？そもそも、チームが限界に達しているかどうかを判断するにはどうすればよいでしょうか？
ここで登場するのが、キャパシティプランニングです。キャパシティプランニングは、チームが持続可能で予測可能なペースで作業にコミットする上で役立ちます。私は、約20年間にわたり取り組みを率い、数十の組織と協働してきた経験から、成功するキャパシティプランニングの詳細を学んできました。
このブログ記事では、キャパシティプランニングの概要と、チームが自信を持って仕事を遂行できるようキャパシティプランニングを効果的に行う方法を詳しく説明します。
キャパシティプランニングとは？
キャパシティプランニングは、プロジェクトのニーズをチームの作業遂行能力と比較するプロセスを指します。キャパシティプランニングを行うことで、その瞬間の可視性を高め、チームが時間とリソースを最適に割り当てられるようになります。
キャパシティプランニングとは、本質的に、高速道路の渋滞を解決しようとするようなものです。高速道路にできるだけ多くの車を詰め込み、最大限のキャパシティで高速道路を使えば、車は渋滞に巻き込まれてしまい、どこにも行けなくなります。キャパシティプランニングにより、作業の流れが (交通の流れと同様に) 効率的なペースで進めるようになります。効率的にビジネスを運営しようとする際に、キャパシティプランニングはスピード、流れ、納品を最大化する方法となります。
例えば、新しいプロジェクトの要望が出た場合、キャパシティプランニングはチームがその要望を現実的に満たせるかどうかを判断するのに役立ちます。新しいプロジェクトを組み込むために作業を延期するトレードオフを提案するかもしれませんし、新しいプロジェクトにコミットするタイミングを先送りすることもあります。
チームのキャパシティは、チームやプロジェクトのニーズに応じて、財務的制約 (プロジェクト資金など)、時間単位 (時間など)、相対的な見積もり手法 (ストーリーポイントなど) に基づきます。多くのチームでは、キャパシティプランニングに時間や相対的な見積もりを用いています。
キャパシティプランニングのメリット
キャパシティプランニングは、あらゆるチームにとって有効なプラクティスです。キャパシティプランニングのメリットには以下のようなものがあります。
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チームの自信と予測可能性を高めます。その結果、チームは、特定の期間内にプロジェクトを達成できるようになります。また、作業項目に実際にかかる時間を明確に把握し、要求されたペースで提供できるかどうかをより正確に判断できるようになり、将来の計画がより簡単かつ正確になります。
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可視性と透明性を高めます。キャパシティプランニングは、非効率性、過剰なコミットメント、より多くのリソースの投資が必要になる箇所を浮き彫りにします。チームメンバーはチーム全体の余裕を可視化し、プロジェクト計画や意思決定の実際の影響を把握することができます。
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コストを最小限に抑えます。企業は多くの場合、複数のプロジェクトに同時に取り組みますが、キャパシティプランニングは実際にそれを行う財務リソースがあるかどうかを確認するのに役立ちます。また、効率的な計画により、無駄と遅延のコストも削減できます。
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チームにとって持続可能な作業ペースを維持します。キャパシティプランニングは、チームが仕事を詰め込みすぎていることを認識し、余裕を持つことに関する健全な会話を生み出すきっかけとなります。
キャパシティプランニングの実施方法
では、キャパシティプランニングは具体的にどのように機能するのでしょうか？ここでは、私のチームに大きな成果をもたらした、実証済みの手順をいくつかご紹介します。
ステップ1 : すべきことを予測する
最初のステップは、新規または今後のプロジェクトでどのような作業を行う必要があるかを見積もることです。
作業時間、ストーリーポイント、予算の観点から作業量を計算します。使用単位はチームとプロジェクトの範囲によって異なります。繰り返しになりますが、ほとんどのチームがストーリーポイントまたは作業時間を使います。
例えば、見積もりアクティビティの際に、チームで Lucid のストーリーポイントを使って、今後の作業項目に必要な作業量を見積もることもあります。
