EVBox

Cuando el equipo de marketing de EVBox decidió lanzar un nuevo proyecto para profundizar en los flujos del recorrido de sus clientes, su principal prioridad fue convertirlo en un proceso muy colaborativo. Con tantos equipos diferentes involucrados antes de que un cliente potencial se transfiera a ventas, el equipo buscaba adoptar un enfoque más integrado para todo el recorrido del cliente. 

Tom Smedes, gerente de marketing de adquisiciones, Justyna Krakowiak, diseñadora de experiencia de usuario (UX) y comercializadora de crecimiento, y Eszter Major, especialista en anuncios, comenzaron por organizar talleres sobre el recorrido del cliente. Dado que todos los empleados trabajan a distancia, buscaban una herramienta que les permitiera colaborar e interactuar con los equipos sin estar en la misma sala. 

Justyna explica: “Todos podemos chatear a través de Zoom, pero luego solo dos personas con las voces más fuertes siguen hablando y al final no parece que haya un consenso. Así que sabíamos que esa no sería una muy buena manera de hacerlo. Buscábamos una herramienta en la que pudiéramos colaborar juntos, votar y permitir que la gente volviera al tablero más tarde y viera lo que había pasado durante el taller en una imagen atractiva”.

Aunque Justyna había probado herramientas como Miro y Stormboard en el pasado, EVBox ya usaba Lucidchart. Para facilitar las cosas y mantener toda su documentación en un solo lugar, el equipo decidió quedarse en la suite de Lucid. Eligieron Lucidspark como su espacio de trabajo virtual y colaborativo, y rápidamente se dieron cuenta de que el producto satisfacía todas sus necesidades. 

Lluvia de ideas y colaboración

Al contar con Lucidspark, Justyna y Tom se sintieron preparados para emprender sus talleres virtuales. Realizaron varios talleres de cuatro horas con entre 20 y 30 personas de marketing y ventas. Justyna creó una plantilla para ayudar a estructurar las reuniones y mantener el tablero organizado. Inicialmente había trazado el recorrido del usuario en Lucidchart, por lo que se ahorró la molestia de recrear este trabajo al importar el contenido de Lucidchart al nuevo tablero de Lucidspark. 

Justyna comenzó cada taller presentando una descripción general del usuario ideal en el que se estaban centrando para este proyecto. Luego, el grupo trabajó en el tablero de Lucidspark en tiempo real para esbozar el recorrido del cliente para ese usuario ideal paso a paso. Al colaborar entre equipos, identificaron los objetivos, los canales, los pensamientos y las emociones del cliente en cada etapa. 

A medida que los equipos trabajaban en este ejercicio en un espacio compartido, pudieron identificar oportunidades para alinear mejor a sus equipos de marketing. Mientras todos trabajaban con el mismo objetivo de crear clientes potenciales, aparecieron silos a medida que cada equipo lo hacía de una manera diferente para conseguirlo. Al colaborar todos en un espacio de trabajo visual compartido, pudieron visualizar lo que estaban haciendo actualmente e identificar deficiencias para poder sincronizar sus esfuerzos colectivos.

Justyna percibió lo fácil que era para todos tener acceso al tablero durante la reunión. “Creo que el principal beneficio es que todos pueden tener acceso a su propio tablero, por lo que no es necesario compartir una pantalla durante los talleres. Todos pueden ampliar o reducir la vista, dependiendo del tamaño de la pantalla que tengan en casa. Pero la gente también podía ver en lo que yo estaba trabajando. Si se perdían, podían optar por seguirme en el tablero. Eso fue bueno porque las personas tienen su propio ritmo para hacer las cosas”.

El equipo también encontró gran utilidad en la capacidad de tener momentos de lo que Justyna llama “trabajar juntos pero solos”. A veces la colaboración era dinámica y animada, pero el equipo también se tomó el tiempo para trabajar en silencio y agregar elementos al tablero de forma individual. Cuando se les dio tiempo para pensar y contribuir de forma anónima, Justyna descubrió que las personas que normalmente no hablaban en una reunión tenían la oportunidad de aportar ideas interesantes. 

Facilitación del trabajo en grupos pequeños 

Después de trabajar juntos para comprender el recorrido básico del cliente, Justyna dividió al equipo en diferentes salas, asegurándose de agrupar a representantes de diferentes equipos. Cada grupo trabajó en Lucidspark para esbozar los pasos y los puntos de contacto que intervienen en el recorrido del cliente y para hacer una lluvia de ideas sobre oportunidades para optimizarlo. 

El equipo de EVBox descubrió que eran más capaces de generar ideas porque el trabajo se podía realizar de forma sincrónica y asincrónica. Justyna explica: “Si la llamada se alargaba un poco y la gente estaba cansada, podíamos decir: «Sabes qué, tómate un descanso, consúltalo con la almohada y luego agrega tus ideas al tablero». En el pasado, si hacías un taller, todo tenía que suceder durante el taller. Ahora puedes hacerlo en partes, lo cual es importante porque las ideas de las personas llegan en diferentes momentos”. 

La realización de estas sesiones separadas permitió que el tablero se mantuviera más organizado durante toda la sesión de trabajo. Gracias al temporizador, todos se mantuvieron trabajando al mismo ritmo, sobre todo porque había que trabajar en muchas etapas y Justyna no podía ser facilitadora en todas las sesiones individuales. 

Al final de las sesiones separadas, cada equipo presentó sus ideas al resto del grupo, proporcionando un contexto útil sobre el proceso de pensamiento detrás de ellas. A medida que surgían ideas nuevas, las recopilaban en el tablero principal.  

En el futuro, el equipo podrá usar los tableros separados de Lucidspark lanzados recientemente para facilitar este trabajo en grupos pequeños. Los colaboradores pueden elegir un tablero separado al cual unirse, que los enviará a un tablero de Lucidspark aparte para trabajar en él con su equipo más pequeño. Luego pueden volver fácilmente al tablero principal para sintetizar sus ideas colectivas. 

En la opinión de Tom, el mayor beneficio de Lucidspark es la facilidad con la que el producto permite la colaboración eficaz, independientemente de las circunstancias. “Al trabajar a distancia, es difícil colaborar. Lucidspark nos ayudó a ver el mismo tablero y a dar forma al recorrido del cliente. Sin una herramienta como Lucidspark, es difícil hacer esto de manera virtual”.

Síntesis y alineación 

Después de reunir las ideas colectivas de todos, el equipo pudo organizarlas y priorizarlas para garantizar que el proyecto siguiera avanzando. Esta parte del taller resultó más fácil gracias a la combinación de la función de votación tradicional de Lucidspark y el uso de reacciones con emojis, lo que ayudó a destacar los siguientes pasos. Justyna describió las ventajas de combinar las dos funciones. 

“Creo que las votaciones son definitivamente muy importantes, y es excelente que se pueda obtener un informe de las votaciones para analizarlo posteriormente y celebrar varias rondas de votaciones. Pero también me gusta mucho el simple uso de las reacciones con emojis porque no siempre se sabe exactamente por qué la gente vota como lo hace. Los emojis ayudan en este aspecto porque están conectados con las emociones. Son una buena característica que no recuerdo haber tenido en las herramientas de pizarra que probé antes”.

Después de sacar a la luz las ideas más populares, un equipo más pequeño analizó y calificó las ideas en función de su popularidad y viabilidad a fin de determinar las 30 mejores, que luego se compilaron en un resumen de campaña perfeccionado en Lucidspark. Otra ronda de votación sobre este resumen dio lugar a elementos de acción claros para que el equipo comenzara a trabajar. Justyna también planea crear una descripción general del recorrido completo del usuario que combine toda la información estratégica de estos talleres. 

Justyna describió la ventaja de usar Lucidspark para este proceso de síntesis: “Creo que, en comparación con los talleres normales, Lucidspark definitivamente nos permite ahorrar tiempo al analizar lo que ocurrió porque no tienes solo miles de notas adhesivas de las que tomaste fotos cuando estás tratando de averiguar a dónde ir después”.

Tom coincidió en el ahorro de tiempo y la eficiencia que Lucidspark proporciona. “Usar Lucidspark te permite tener algo documentado para continuar usándolo a lo largo de todo el proyecto. Puedes empezar con bosquejos iniciales e ideas para luego convertirlos en muchísimo más. Así se gana en eficiencia y se reduce la cantidad de reuniones de seguimiento y de trabajo posterior”.

El equipo de EVBox ahora tiene un camino claro hacia adelante a medida que buscan optimizar el recorrido del cliente y llegar a nuevos usuarios. Y confían en que su equipo puede colaborar con éxito para avanzar y generar ideas brillantes, independientemente de si están juntos o separados.