EVBox

Gdy zespół marketingowy w EVBox zdecydował się uruchomić nowy projekt, aby dokładniej przeanalizować przepływy dotyczące interakcji z klientem, głównym priorytetem było uczynienie tego procesu bardzo zespołowym. Ponieważ przed przekazaniem potencjalnego klienta do działu sprzedaży angażowanych jest wiele różnych zespołów, zespół marketingowy chciał przyjąć bardziej zintegrowane podejście do całej interakcji z klientem.

Acquisition Marketing Manager, Tom Smedes, UX Designer & Growth Marketer, Justyna Krakowiak oraz Ads Specialist, Eszter Major, rozpoczęli od organizacji warsztatów poświęconych interakcjom klienta. Ponieważ wszyscy pracownicy pracowali zdalnie, szukali narzędzia, które pozwoliłoby im współpracować i angażować się w zespołach bez konieczności przebywania w tym samym pomieszczeniu.

Justyna mówi: „Wszyscy możemy rozmawiać przez Zoom, ale na koniec w dyskusji zostają zaledwie dwie osoby o największej sile przebicia, co sprawia, że nie osiągamy żadnego kolektywnego porozumienia. Wiedzieliśmy, że to nie jest dobry sposób. Szukaliśmy narzędzia, w którym możemy współpracować, głosować i pozwolić uczestnikom wrócić do tablicy w późniejszym czasie, aby sprawdzić, co się w międzyczasie wydarzyło”.

Podczas gdy Justyna próbowała w przeszłości takich narzędzi, jak Miro i Stormboard, w EVBox już korzystano z Lucidchart. Aby zachować prostotę i utrzymać całą dokumentację w jednym miejscu, zespół postanowił pozostać przy Lucid Suite. Wybrano Lucidspark jako wirtualną, wspólną przestrzeń roboczą. Szybko zorientowano się, że produkt spełnił wszystkie ich potrzeby.

Burza mózgów i współpraca

Uzbrojeni w Lucidspark Justyna i Tom czuli się przygotowani do poprowadzenia wirtualnych warsztatów. Prowadzili wcześniej wiele czterogodzinnych warsztatów z udziałem 20–30 osób z działów marketingu i sprzedaży. Justyna utworzyła szablon, który pomaga porządkować spotkania i utrzymać porządek na tablicy. Na początku sporządziła mapę podróży użytkownika w Lucidchart, dzięki czemu mogła zaoszczędzić sobie trudu ponownego wykonywania tej pracy, importując zawartość Lucidchart do nowej tablicy Lucidspark.

Każdy warsztat rozpoczynał się od omówienia przez Justynę osoby, na której skupiał się projekt. Następnie grupa pracowała wspólnie na tablicy Lucidspark w czasie rzeczywistym, aby krok po kroku opracować podróż klienta dla tej osoby. Współpracujące ze sobą zespoły identyfikowały cele, kanały, myśli i emocje klienta na każdym etapie.

Ponieważ ćwiczenie odbywało się we wspólnej przestrzeni, udało się zidentyfikować możliwości lepszego współdziałania zespołów marketingowych. Podczas gdy wszyscy pracowali nad tym samym celem, jakim było generowanie potencjalnych klientów, w grupach pojawiły się silosy, ponieważ każdy zespół pracował nad celem w inny sposób. Ponieważ wszyscy mieli własny wkład we wspólną wizualną przestrzeń roboczą, mogli wizualizować swoje bieżące działania i rozpoznawać braki, co z kolei pozwoliło im synchronizować wspólne wysiłki.

Justyna doceniła łatwość, z jaką wszyscy korzystali z tablicy podczas całego spotkania. „Myślę, że główną korzyścią jest to, iż każdy ma dostęp do własnej tablicy. Dzięki temu nie trzeba dzielić ekranu podczas warsztatów. Każdy może powiększyć lub pomniejszyć widok w zależności od tego, jakiego rozmiaru ekran ma w domu. Uczestnicy mogli też zobaczyć, jak ja pracuję. Gdyby naprawdę poczuli się zagubieni, mogliby śledzić mnie za pomocą tablicy. To było fajne, bo różne osoby mają różne tempo działania”.

Zespół dostrzegł również wielką korzyści w możliwości przeżywania chwil, które Justyna nazywa „pracą razem, ale w samotności”. Czasami współpraca była ożywiona i dynamiczna, ale zespół potrzebował też czasu na chwilę ciszy i samodzielne dodawanie elementów do tablicy. Justyna odkryła, że osoby, które zwykle nie zabierają głosu na spotkaniu, w tej sytuacji mają czas na przemyślenia i samodzielne, anonimowe zgłaszanie wartościowych pomysłów.

Ułatwienie pracy w małych grupach

Po wspólnej pracy nad zrozumieniem podstaw podróży klienta Justyna podzieliła zespół na mniejsze grupy, tak aby w każdej z nich znaleźli się przedstawiciele różnych zespołów. Każda grupa pracowała w Lucidspark, starając się nakreślić kroki i punkty kontaktu związane z podróżą klienta, a także prowadziła burzę mózgów w celu jej optymalizacji.

Zespół EVBox dostrzegł, że jest w stanie lepiej generować pomysły, ponieważ praca może być wykonywana synchronicznie i asynchronicznie. Justyna mówi: „Czasami, gdy rozmowa była zbyt długa, a ludzie byli zmęczeni, mówiliśmy. «Wiecie co, zróbmy sobie przerwę, prześpijmy się, a potem po prostu dodajmy rzeczy do tablicy». Dawniej, gdy organizowaliśmy warsztaty, wszystko musiało się wydarzyć podczas tych warsztatów. Teraz możemy to podzielić, ponieważ pomysły ludzi pojawiają się w różnych momentach”.

Przeprowadzenie takich sesji umożliwiło zarządowi utrzymanie lepszej organizacji podczas sesji roboczych. Zegar dbał o tempo pracy wszystkich uczestników, zwłaszcza że do przejścia było tak wiele etapów, a Justyna nie mogła zajmować się indywidualnie każdą osobą.

Pod koniec sesji każdy zespół przedstawił swoje pomysły reszcie grupy, zapewniając pomocny kontekst stojący za procesem myślowym. Pomysły były zbierane na głównej tablicy w miarę ich powstawania.

W przyszłości zespół będzie mógł korzystać z udostępnionych niedawno przez Lucidspark tablic dla mniejszych grup, które ułatwią pracę w małych grupach. Współpracownicy mogą wybrać tablicę, do której chcą dołączyć, po czym zostają skierowani do oddzielnej tablicy Lucidspark, na której mogą pracować w mniejszym zespole. Następnie każdy może łatwo wrócić do głównej tablicy, aby przedstawić wspólne pomysły.

W opinii Toma największą zaletą Lucidspark jest łatwość, z jaką ułatwia efektywną współpracę, niezależnie od okoliczności. „Pracując zdalnie, trudno jest współpracować. Dzięki Lucidspark mogliśmy patrzeć na wspólną tablicę i razem kształtować podróż klienta. W praktyce trudno to zrobić bez takiego narzędzia, jak Lucidspark”.

Syntezowanie i zgrywanie

Aby zapewnić postęp w realizacji projektu, po zebraniu wspólnych pomysłów wszystkich uczestników zespół mógł je uporządkować je i nadać im priorytety. Ta część warsztatów była ułatwiona dzięki połączeniu oferowanej przez Lucidspark tradycyjnej funkcji głosowania i funkcji reakcji emoji, które pomogły wskazać kolejne kroki. Justyna opisała korzyści płynące z połączenia tych dwóch funkcji.

„Myślę, że głosowanie jest bardzo ważne oraz że fajnie mieć raport z głosowania, aby go później sprawdzić i przeprowadzić wiele rund głosowania. Bardzo podoba mi się też proste użycie emoji, ponieważ nie zawsze dokładnie wiadomo, dlaczego ludzie głosują w taki, a nie inny sposób. Emoji pomagają to zrozumieć, ponieważ są związane z emocjami. To świetna funkcja, na którą nie natknęłam się we wcześniej testowanych narzędziach”.

Po wyłonieniu najbardziej popularnych pomysłów mniejszy zespół przejrzał je i ocenił na podstawie popularności i wykonalności. W ten sposób pozostało 30 najlepszych pomysłów, które włączono do przeglądu kampanii w Lucidspark. Kolejna runda głosowania nad przeglądem pozwoliła zidentyfikować konkretne działania, od których zespół mógł zacząć. Justyna planuje również opracować przegląd pełnej podróży użytkownika, który łączy wszystkie spostrzeżenia z tych warsztatów.

Justyna opisała korzyści płynące z wykorzystania Lucidspark w procesie syntezowania: „Myślę, że w porównaniu z typowymi warsztatami Lucidspark zdecydowanie oszczędza czas na analizowanie tego, co się wydarzyło, ponieważ gdy chcemy się dowiedzieć, co zrobić dalej, nie musimy zmagać się z mnóstwem sfotografowanych karteczek samoprzylepnych”.

Tom zgodził się z Justyną w kwestii oszczędności czasu i wydajności, które zapewnia Lucidspark. „Korzystając z Lucidspark, będziesz dysponować dokumentacją, z której możesz korzystać przez cały czas trwania projektu. Możesz zacząć od wstępnych szkiców i pomysłów, a następnie przekształcić je w coś znacznie bardziej rozbudowanego. Dzięki temu zwiększasz swoją efektywność i zmniejszasz liczbę kolejnych spotkań oraz pracy po ich zakończeniu”.

Zespół EVBox ma wytyczoną jasną ścieżkę dalszej pracy, która będzie polegać na optymalizacji podróży klienta i dobieraniu do nowych użytkowników. Jego członkowie mają pewność, że mogą z powodzeniem współpracować, aby przeć naprzód i generować genialne pomysły – zarówno wspólnie, jak i indywidualnie.