Western Union

Alberto, responsable de la commercialisation chez Western Union, en était littéralement à la moitié de son diagramme lorsqu'il a reçu un e-mail annonçant que son entreprise allait cesser d'utiliser Microsoft Visio, l'outil qui se trouvait alors ouvert sur son bureau. Il serait remplacé par Lucidchart, et cette décision était sans appel. Alors en pleine documentation de procédés importants en vue d'un lancement de produit à l'échelle mondiale, Alberto était pour le moins irrité. Il voulait simplement finir son diagramme, et il ne savait absolument pas ce qu'était « Lucidchart ».

Il essaya de poursuivre son travail dans Visio jusqu'à ce que les notifications d'expiration commencent à le rendre fou. C'est alors qu'il se décida à essayer Lucidchart, pour se rendre compte très vite qu'il était plus rapide d'apprendre ce nouvel outil que de subir les notifications importunes de Visio.

Conversion à Lucidchart

Alberto prit son courage à deux mains et entreprit de créer son diagramme, cette fois-ci dans Lucidchart. En progressant dans ce qui, au départ, promettait d'être une corvée, Alberto fut agréablement surpris de constater qu'il lui était possible de recréer rapidement ses schémas de procédés en partant de zéro, ce qui lui prit finalement moins de temps qu'il ne lui en avait fallu pour les créer initialement. Il était ébahi par la convivialité de la nouvelle application. Et chaque fois qu'il ne savait pas comment faire quelque chose, il se tournait vers le centre d'aide Lucidchart, tapait sa question, et trouvait des captures d'écran et des instructions détaillées. L'interface intuitive et les innombrables ressources lui permirent d'effectuer la transition en douceur.

Préparation du lancement

En tant que responsable de la commercialisation, Alberto est chargé de vérifier que tout est prêt pour le lancement d'un produit, d'un service ou d'un projet stratégique. Ces lancements impliquent aussi bien les nouveaux produits que les mises à jour de ceux qui existent déjà, de la migration des services actuels de Western Union vers des plateformes numériques à la mise en conformité d'un produit selon les normes en vigueur dans chaque pays où l'entreprise exerce son activité.

Alberto avait constaté que lorsqu'il préparait un lancement, l'utilisation d'un diagramme permettait parfois de mettre l'ensemble des parties prenantes au diapason et de s'assurer que chacun faisait sa part. Il s'appuie désormais sur Lucidchart pour créer des schémas de procédés qui lui permettent d'expliquer facilement toutes les implications du projet. Il explique :

« Cette application est très pratique, car avant de mettre en œuvre un projet, nous devons concevoir un procédé. »

Or, il est essentiel que ces informations soient transmises clairement, car les lancements impliquent généralement des équipes réparties partout dans le monde. Par exemple, pour un seul lancement, il arrive qu'Alberto doive jongler avec une chaîne d'approvisionnement mondiale : des équipes d'implémentation au Costa Rica, des opérationnels aux États-Unis et des fournisseurs répartis dans diverses régions. Alberto utilise des supports visuels pour s'assurer que l'ensemble des participants garde le cap et soit tenu au courant, même s'il n'est pas possible de rassembler tout le monde au même endroit. Dans ce cas, les formes de schémas de procédés et de couloirs sont beaucoup plus parlantes pour communiquer.

Collaboration à l'échelle mondiale

Pour Alberto, les fonctionnalités de collaboration de Lucidchart présentent une valeur inestimable dans le cadre de cette coordination mondiale :

« J'aime que l'on ait la possibilité d'inviter d'autres personnes à contribuer à un seul et même diagramme. On peut poser des questions sur une partie spécifique d'un procédé et désigner quelqu'un pour y répondre directement dans le produit. Cela nous aide à résoudre nos problèmes et à terminer nos diagrammes plus rapidement. »

Alberto et son équipe utilisent la fonction des commentaires pour discuter de certaines parties d'un diagramme sans jamais quitter Lucidchart.

« La fonctionnalité de collaboration permet à notre société de gagner beaucoup de temps. Avec Visio, nous devions sans cesse nous renvoyer les diagrammes par e-mail et l'on pouvait facilement s'y perdre. Nous sommes à présent plus efficaces en termes de temps et de communication. »

Obtention du feu vert

Sachant l'importance et la pertinence d'un support visuel pour communiquer rapidement une idée importante, Alberto exporte son diagramme terminé et l'envoie à la haute direction pour approbation des plans de lancement.

Si Lucidchart a donc momentanément interrompu le flux de travail d'Alberto, l'outil n'a cessé de l'améliorer depuis. Pour chaque lancement, il reproduit le processus qu'il devait suivre avec Visio, mais celui-ci est désormais plus facile, plus rapide, plus abordable et surtout, plus collaboratif. Lucidchart aide Western Union à réussir ses lancements de produits, un diagramme après l'autre.