Western Union

Western Union の市場開拓担当マネージャーである Alberto が作図作業をしていると、一通のメールが届きました。それは、今まさに彼がデスクトップで使用中のソフトウェア、Microsoft Visio の利用を廃止し、代替として全社に Lucidchart を導入するという知らせでした。選択の余地はありません。グローバルな製品の立ち上げという重要なプロセスの作図中に届いたメールに、Alberto は不満を覚えました。とりあえず図を完成させてしまいたかった上に、「Lucidchart」がどんなものかも分からなかったためです。

ライセンスの期限切れ通知がひっきりなしに届いて仕事にならないので、Visio は完全にオフにし、Lucidchart を使ってみると、苛立たしい Visio の通知と格闘するよりも、新しいツールの使い方を覚えてしまう方が早いことに気づきました。

Lucidchart への移行

Alberto 緊張した面持ちで、新しいツール、Lucidchart での作図に取り掛かりました。面倒で時間がかかると思っていたのに、プロセス図をゼロから素早く作り直すことができ、嬉しい誤算となりました。所要時間は、最初に図を作成した際の半分以下で済みました。信じられないほど使いやすいツールでした。作図中に分からない点が出てきた場合でも、Lucidchart ヘルプセンターを開き、質問を入力すれば、手順別の解説とスクリーンショットがすぐに見つかります。こうした直感的なインターフェイスと充実したリソースのおかげで、シームレスなツールへの移行が実現しました。

立ち上げに備えて

市場開拓マネージャーである Alberto の責務は、製品やサービス、戦略プロジェクトの立ち上げに関するすべてを確実に準備することです。新製品の投入も既存製品の刷新も、この業務に含まれ、現行サービスのデジタルプラットフォームへの移行から、事業展開先の国での現行規制遵守に向けた製品の対応まで、さまざまな内容が該当します。

立ち上げに向けて準備する中、関係者全員が確実に担当業務をこなすよう足並みを揃える上で、図が非常に有用なツールとなることを実感した Alberto は、Lucidchart でプロセス図を作成し、関係者全員が分かるように説明しています。

「何らかの取り組みを始める前に必要なプロセス設計において、非常に役立つアプリケーションです。」

立ち上げに関与するチームは世界中に分散しているため、情報を明確に伝達することが極めて重要となります。例えば、ある立ち上げ案件のために、世界中に展開するサプライチェーン、コスタリカの実装チーム、米国の運営部門、複数地域のベンダーとやり取りをしなければならないこともあります。Alberto は、ビジュアルを駆使して、全員が1か所に集合できない場合であっても、関係者全員が最新情報を把握できるよう、情報共有を確実に実行しています。こうした場面では、コミュニケーションのツールとしてスイムレーンとプロセス図が特に効果的です。

グローバルなコラボ

グローバルな調整を行う上で、Lucidchart の共同編集機能はこの極めて重要な役割を果たしてきました。Alberto はこう述べます。

「他のメンバーを招待して、同じ図で共同作業できるのが良いですね。ツール内で直接、プロセスの特定の部分について質問をしたり、誰かに回答してもらうよう割り振ることもできます。問題解決に役立ちますし、作図にかかる時間も短縮しました。」

Alberto とチームのメンバーは、コメント機能を利用して、Lucidchart 内で直接、図の特定の部分について議論します。

「共同編集機能が、業務時間の短縮に大幅に貢献してくれています。Visio を使っていた頃は、ひっきりなしに図をメールでやり取りしており、メールの山に対応が必要な内容が埋もれてしまうこともしばしばありました。今は時間とコミュニケーションの面で、大幅に効率化が図れたと考えています。」

ゴーサインを獲得

Alberto は、壮大なアイデアを素早く伝える上でビジュアルが最適かつ重要であることを熟知しています。完成した図はエクスポートし、メールで経営陣に送信して、立ち上げ計画の承認をもらいます。

導入時にはワークフローを多少変更する必要が生じましたが、それ以降、Lucidchart が Alberto のワークフローにもたらした改善効果は多大なものです。Visio を使っていた頃は、立ち上げごとに同じプロセスを繰り返していましたが、今ではより迅速に、簡単に、手頃に、何よりも他のメンバーと共同でプロセスを実現できるようになりました。Western Union が製品立ち上げを確実に成功させる上で、Lucidchart は大きく貢献しています。