Veolia

Veolia est le leader mondial de la gestion optimisée des ressources. Avec près de 171 000 employés dans le monde, l’entreprise conçoit et fournit des solutions pour la gestion de l’eau, des déchets et de l’énergie qui contribuent au développement durable des communautés et des entreprises. Mais fournir de l’eau potable à 95 millions de personnes et des services d’assainissement à 63 millions de citoyens n’est pas une mince affaire.

Gérer des équipes aussi importantes et géographiquement dispersées exige une communication claire, une collaboration constante et la capacité de travailler efficacement depuis n’importe quel endroit. Pour faire de cette nécessité une réalité, Veolia a déployé le projet Secure Any Time Any Where Any Device (SATAWAD) afin d’offrir à ses employés un lieu de travail sécurisé et mobile. Grâce à cette initiative, les employés de Veolia ont réorganisé leurs méthodes de travail et éliminé de nombreuses contraintes techniques liées au stockage, à la sécurité et à l’accès aux fichiers grâce à des outils collaboratifs basés sur le cloud.

Veolia avait besoin d’un logiciel de diagrammes à la hauteur de l’ambition de son projet. L’entreprise a énormément de processus et procédures à suivre pour répondre au mieux aux besoins de ses clients, mais sa documentation ne permettait pas aux membres de l’équipe de les exécuter. En effet, les processus étaient souvent : soit non documentés, soit documentés mais sous forme de texte indigeste difficile à partager avec d’autres, ou bien encore documentés mais uniquement en local sur certains ordinateurs et dans des versions différentes selon les appareils. Afin de résumer et d’optimiser efficacement ses nombreux projets industriels et informatiques, Veolia avait besoin d’une solution qui lui permettrait de documenter les processus dans un format simple et facile à comprendre. Ils avaient besoin de pouvoir les partager dans toute l’entreprise, de recueillir des commentaires à leur sujet et de mettre en œuvre des changements.

En examinant différentes solutions, Veolia a découvert que Lucidchart était le seul outil capable de répondre à ses besoins. Son espace de travail visuel permet aux employés de créer des documents sans les contraintes des autres logiciels, mais offre aussi la possibilité de travailler sur n’importe quel appareil avec des capacités de partage puissantes et des fonctions de collaboration en temps réel.

Création de visuels

Lucidchart permet à tous les collaborateurs de Veolia de créer facilement le visuel de leur choix, sans aucune formation. Qu’il s’agisse de flux de processus, d’architecture réseau ou de wireframes, les employés créent désormais des diagrammes quotidiennement.
 
Alexandru Neatu dirige une équipe d’analystes métier en Roumanie. Lorsqu’il a commencé, les processus étaient présentés sous forme de texte et était très difficiles à suivre. L’équipe a décidé d’utiliser la norme BPMN pour documenter visuellement ses processus. Aujourd’hui, elle modélise tous ses flux de processus détaillés dans Lucidchart. Ces visuels ont permis d’améliorer la compréhension entre les équipes et de minimiser les erreurs d’interprétation que peuvent provoquer les mots. Alexandru et son équipe se servent également de Lucidchart pour décrire les intégrations, cartographier les réseaux et créer rapidement des wireframes. Ils apprécient la bibliothèque de modèles complètes que Lucidchart propose pour faciliter la création de diagrammes, notamment celle des formes AWS.

En Irlande, Remi Danvin exerce les fonctions de chef de projet et se concentre sur l’amélioration des processus internes. Il s’appuie sur Lucidchart pour schématiser l’état actuel d’un processus afin d’identifier les goulets d’étranglement et de déterminer comment les résoudre. En établissant un diagramme, Remi peut s’assurer que sa compréhension du processus actuel est correcte et qu’il dispose de tous les éléments nécessaires pour l’améliorer. Lui et son équipe partent des modèles proposés par Lucidchart, ce qui simplifie le processus de création et leur permet de consacrer plus de temps à l’optimisation. Leurs documents contiennent plusieurs onglets, à savoir un diagramme général et des vues plus détaillées.

Yann Guyot fait partie de l’équipe de Veolia en France. Il crée des diagrammes pour documenter les processus et les procédures concernant les technologies d’eau de Veolia. Ils sont ensuite intégrés dans le wiki interne de Veolia pour en faciliter l’accès. Grâce à ces visuels, Yann peut communiquer clairement des instructions essentielles pour rationaliser les opérations, et ses diagrammes contiennent des liens qui renvoient à des ressources complémentaires sur un sujet ou un processus donné. Il exploite également la connexion de données pour permettre aux utilisateurs de modifier leurs indicateurs dans une feuille de calcul et faire apparaître instantanément ces informations sur le diagramme Lucidchart, ce qui offre une expérience interactive à son équipe.

Fin des limitations géographiques

Lucidchart est basé sur le cloud : même si les équipes de Veolia sont dispersées dans le monde entier, tout le monde peut accéder à la solution à tout moment. En outre, notre solution est compatible avec tous les navigateurs et systèmes d’exploitation, ce qui signifie que les employés peuvent accéder rapidement à l’application via leurs Chromebooks ou leurs appareils mobiles - une exigence clé du projet SATAWAD de Veolia.

Alexandru précise : « J’ai toujours deux onglets ouverts - et Lucidchart est l’un d’eux. Ainsi, lorsque j’ai besoin de dessiner rapidement quelque chose, je peux accéder à Lucidchart à tout moment. »

Lucidchart est devenu la source unique de vérité pour les processus de Veolia. Les diagrammes sont toujours disponibles et à jour. Par exemple, Rémi a récemment ressorti un diagramme qu’il avait créé il y a six ans afin qu’un collègue puisse se référer au visuel plutôt que de fouiller dans des pages de notes.

Partage dans toute l’organisation

Alexandru rapporte :

« Mon équipe échange des informations 10 % plus rapidement grâce à Lucidchart. »

Les collaborateurs peuvent facilement se partager des diagrammes entre eux et entre équipes pour communiquer des informations. Par exemple, lorsqu’un analyste métier a terminé un diagramme, celui-ci est transmis au développeur pour être mis en œuvre. Les diagrammes peuvent également être ajoutés à une documentation plus volumineuse en texte et servir à résumer ou à éclaircir certains points. Alexandru utilise l’intégration de Lucidchart pour Google Docs et Sheets afin d’insérer des diagrammes dans la documentation existante.

Le partage de visuels améliore la compréhension, notamment pour la communication de concepts techniques à des publics hétérogènes. Remi explique :

« Les visuels sont plus efficaces. Il est beaucoup plus pratique de demander aux gens de regarder un diagramme que de lire un document de 20 pages. Les participants voient tous la même chose et vous pouvez attirer l’attention sur une section particulière de votre document. »

Yann utilise Lucidchart au quotidien pour partager des informations techniques sur des sujets complexes facilement.

Étant donné que Veolia possède de nombreux sites dans le monde, les employés se déplacent souvent d’un bureau à l’autre. Yann s’appuie sur Lucidchart pour aider les employés à se mettre rapidement à niveau lorsqu’ils arrivent sur un nouveau site. Les visuels permettent aux employés de comprendre et de retenir facilement les nouvelles informations.

Alexandru apprécie le fait que même après avoir partagé un document, il garde le contrôle grâce à des fonctionnalités telles que l’historique de révision. Il est en mesure de voir qui a fait quoi et quand, ce qui lui permet de noter à quel moment des modifications spécifiques ont été apportées et de revenir à des versions antérieures si nécessaire.

Travail collaboratif en temps réel.

Contrairement à des illustrations statiques, les diagrammes Lucidchart sont des documents évolutifs, constamment révisés et mis à jour. Les employés peuvent travailler ensemble sur un même document et voir les modifications et les commentaires en temps réel. Même si les employés ne possèdent pas de licence, ils peuvent consulter un document et fournir des informations précieuses. Cette collaboration en temps réel est cruciale pour Veolia, car les processus sont constamment remaniés et chacun doit avoir accès à la version la plus récente à tout moment.

Selon le directeur du bureau des DSI de Veolia,

« Lucidchart est la seule solution que nous recommandons sur notre portail interne et le nombre d’abonnements augmente rapidement. »

Partout dans le monde, les employés de Veolia profitent de la communication claire, de la collaboration transparente et de la compréhension accrue que procure le travail visuel.