歴史やユースケースから記号やチュートリアルまで、ワークフローについて知っておくべきことすべてを説明しています。また、作図を始めるのに必要なすべての図形、アイコンや機能が揃った Lucidchart のワークフロー図ソフトウェアでプロフェッショナルな外観のワークフロー図を作成する方法についても紹介しています。
ワークフロー図とは?
ワークフロー図, 新しいタブで開きます (ワークフロー) は、業務プロセスを視覚的に概観する図です。標準化された記号や図形を使い、業務の開始から完了までのプロセスを手順別に示します。また、プロセスの各段階における作業の責任者も示されています。
ワークフローの設計においては、まず徹底的なワークフロー分析を行い、潜在的な弱点を特定します。プロセス内の重要な領域を定義し、標準化し、識別する上で役立つ分析です。
ワークフローは、従業員がそれぞれの役割や業務の順序を理解したり、異なる部門間での連携を強めるためにも有用です。製造業で生まれた図ですが、現在では行政、金融から商取引に至るまで、多種多様な業界で使われています。また、作成に役立つ便利なツールも多数登場しています。
フローチャートやプロセスマッピングとの違い
「ワークフロー」という用語は、以下の用語と混同されがちです。
フローチャートとの違い：
フローチャートがあらゆる処理手順を表現する汎用的な図であるのに対し、ワークフロー図は「誰が、どの順序で、どのタスクを実行するか」という実務の進行に焦点を当てています。ビジネスプロセスマッピングとの違い, 新しいタブで開きます：
ワークフローが特定の作業ステップに注目するのに対し、プロセスマッピングは組織全体のシステム連携やリソース配分まで含めた広範なプロセス改善を目的とします。
ワークフロー図の3つの基本要素
ワークフローを構成する各ステップは、基本的に以下の3つの要素（入力・処理・出力）の組み合わせで定義されます。これらを明確にすることで、業務の因果関係や前後のつながりを正確に図解できます。
入力 (Input)：ステップを開始・完了するために必要な情報、データ、人的リソース、ツールや資材
処理・変換 (Transformation / Process)：入力された情報を加工したり、ステータスや所有権を変更したりして成果物を生み出す作業そのもの
出力 (Output)：処理の結果として生成される成果物、更新されたデータ、次のステップへ渡される情報
ワークフロー図の基本記号一覧
ワークフロー図では、特定の図形や記号を使って対象のプロセス内の手順やアクションを示します。一般的な記号や図形には以下のようなものがあります。
図形 | 名前 |
意味
|
|---|---|---|
 | 楕円形 | プロセスの開始点と終了点を示します。 |
 | 長方形 | 指示またはアクションを示します。 |
 | ひし形 | 決定を行うべき点を示します。この点で行われる「はい」または「いいえ」の決定以降、ワークフローは2つの異なるパスをたどります。 |
 | 円 | 矢印で区切られたセクション間をジャンプする際の結合子として使われます。 |
 | 矢印 | 次の手順の方向を示します。 |
ワークフロー図（業務フロー図）の書き方
業務プロセスを正確に可視化し、チーム間の連携やタスクの引き継ぎを円滑にするための作成ステップを紹介します。全体のスコープ決めから実際の作図、チームへの共有まで、押さえるべきポイントを確認していきましょう。
1. 目的と視点を決定する
最初に取り組むべきは、図を作成する目的と視点の決定です。企業側の業務フローとして描くのか、顧客体験を中心としたフローにするのかを整理します。あわせて、現行の業務プロセス（As-Is）を正確に把握するための図なのか、新しく導入する改善後のプロセス（To-Be）を定義するための図なのかを定めてから作図に着手しましょう。
2. プロセスの下書き（概要）を作成する
次に、対象となる業務プロセスの大まかな下書きを作成します。業務を構成する一連のアクティビティを捉えるために、まずは細かな条件にとらわれず、主要なステップを順に並べて全体像を可視化しましょう。プロセス全体の流れを俯瞰しながら骨格を作っていきます。
3. 詳細な要件を収集する
大枠のスケッチを作成した後は、各ステップに関わる実務担当者から情報を集め、業務の詳細を掘り下げていきます。
要件のヒアリングでは、担当者に以下のような質問を投げかけてみましょう。
この業務プロセス全体が目指す目標は何か？
業務がスタートするきっかけ（トリガー）と、完了を意味する状態は何か？
各ステップでどのような作業が発生し、誰が実行しているか？
その作業が終わった後、次にどのような処理へ移行するか？
通常の進行手順から外れる例外パターンや想定外の事態はあるか？
承認や判定が必要な分岐点において、判断を下すために必要な情報や基準は何か？
4. ワークフローを分析し、改善点を特定する
必要な情報が揃ったら、プロセスの分析と課題の抽出を行います。業務の非効率や停滞を解消するために、以下の3つの視点で現状のフローを見直しましょう。
タスクの優先度と必要性を仕分ける：
各作業を「必須」「有用」「簡素化可能」「廃止・統合すべき」などの基準で分類します。重要度と工数を見える化することで、優先して見直すべきタスクが明確になります。また、担当者のスキルや役職と作業内容のバランスが適切かも確認しましょう。ボトルネックとムダを特定する：
作業の重複、データの二重入力、承認待ちによる停滞、リードタイムを長期化させている余分な手順などを洗い出します。将来の運用や事業目標と照らし合わせる：
現在のワークフローが、中長期的な組織の拡大や事業目標の達成に耐えうるかを検証します。将来的に自動化すべきステップや、業務量の増加に伴って破綻するリスクがないかを検討しましょう。
5. 実際に作図を開始する
ここまでの準備が完了したら、いよいよキャンバス上での作図に移ります。効率的に作業を進めたい場合は、豊富な Lucidchart のワークフローテンプレート, 新しいタブで開きますをたたき台として活用するのがおすすめです。既存の図形配置をベースに必要な箇所をカスタマイズするだけで、短時間で高品質な図が完成します。
テンプレートを使わずゼロから作成する場合は、まずプロセスの手順を箇条書きでテキスト化してから図形に落とし込むと、配置や接続で迷いません。
例：ソフトウェアのインストールガイド作成フロー
テクニカルライターが、開発担当者（専門家）へのヒアリングをもとにインストール手順書を作成する。
ライターが開発担当者へレビューを依頼する。
ライターがレビューでの指摘事項を原稿に反映する。
承認者へ最終レビューを提出する。
承認可否を判定する（条件分岐）。
【却下の場合】 ライターが指摘箇所を修正し、再提出する（手順4へループ）。
【承認の場合】 ドキュメントを公開し、プロセスを完了とする。
ワークフロー図の用途
ワークフロー図は製造業から生まれたものですが、ワークフローを活用できる業界はこの他にもいろいろあります。以下に例を示します。
医療：
病院では、救急治療室への患者受け入れにおける手順をワークフロー図を使用して示すことができます。
軍事：
部隊展開時の手順を示すためにワークフロー図を利用できます。金融：
決済処理から資金回収、発注書に至るまで、さまざまなプロセスの記録にワークフロー図が役立ちます。
教育：
大学生の授業登録手順の図示など、さまざまな用途にワークフロー図が使えます。電子商取引：
注文から商品受け取りまで、顧客がたどるプロセスを図で示すためにワークフロー図を使うことができます。
ワークフローには、プロセス全体を視覚的に表すことで、プロセスの理解を深めるほか、潜在的な問題やボトルネックをその発生前に特定できるという特長があります。これらは、プロセス指標の追跡、非効率性の排除によるプロセスの改善、または手作業プロセスの自動化に役立ちます。従業員が各自の役割、自身と他の部署との関連を理解する上でも役立ち、コミュニケーションの改善と結束の強化につなげることもできます。
業界固有のユースケースを超えて、ワークフロー図は、エンジニアリング、マーケティング、生産、人事、営業、IT、運営など、作業が反復可能で引き継ぎ、承認、または役割間の依存関係を含むあらゆる場面で価値があります。
ワークフロー図の種類
UML アクティビティ図
統一モデリング言語を用いる UML アクティビティ図は、プロセスに含まれる手順とコントロールの流れを視覚的に表す図です。BPMN
ビジネスプロセスモデリング表記法 (BPMN) では、UML に似たフローチャート技法を用います。技術とビジネスの両分野のユーザーにとり、共通言語としての役割を果たすもので、アウトプットよりも内部プロセスなどの業務プロセスや情報に重点を置きます。スイムレーン
スイムレーン図は、組織内の各ユニットを分離し、ユニット間の相互作用を強調し、潜在的な非効率性を高次的に把握することを可能とする図です。SIPOC
SIPOC とは、サプライヤー (Suppliers)、インプット (Input)、プロセス (Process)、アウトプット (Output)、顧客 (Customer) を示す略語で、データの作成者と受信者を明確に示し、関連する高次のプロセスを概観する図です。
業務フロー図を活用した主な業務改善手法
作成した業務フロー図は、以下のような業務改善フレームワークや手法を実践する際の基盤として広く活用されています。
BPR（ビジネスプロセス・リエンジニアリング）：組織や業務プロセスを根本から再設計し、大幅な効率化やコスト削減を図る手法
リーン方式（ムダの排除）：業務の停滞や重複作業などの「ムダ」を徹底的に可視化・排除し、価値創出に集中する手法
シックスシグマ：業務のばらつきやミス（欠陥）をデータに基づいて分析・削減し、品質を均一化する手法
TOC（制約条件の理論）：プロセス全体のボトルネック（制約条件）を特定して重点的に改善し、全体の処理能力を最大化する手法
ワークフロー図を導入する5つのメリット
業務フロー図の作成と定期的な更新は、組織運営をより円滑かつスケーラブルなものにします。
業務効率と精度の向上：必要なステップと順序が明確になることで、適切な担当者が所定の時間内に正確に作業を完了できるようになります。
ムダな作業や重複プロセスの排除：組織の成長に伴って複雑化しがちなプロセスを定期的に可視化することで、見落とされがちなムダや重複作業を迅速に排除できます。
運用コストの低減：業務手順が最適化されリードタイムが短縮されることで、無駄な工数やリソースを削減し、コスト効率を高めることができます。
トラブルや環境変化への迅速な対応：クラウド上で業務フローを管理しておくことで、市場環境や顧客要件の変化に応じて、チーム全体で即座にプロセスの修正・適応が可能です。
自動化できるタスクの特定：手動で行っているデータ入力やステータス更新など、自動化ツールやソフトウェアに置き換え可能なステップを容易に洗い出すことができます。
ワークフロー図の歴史
現代におけるワークフローの起源は、1880年代後半に遡ることができます。「ワークフロー」という用語が初めて登場したのは、1921年に発行された鉄道工学ジャーナルでのことです。ワークフローの生みの親とされ、いわゆる科学的管理法の提唱者であったフレデリック・ウィンズロー・テイラーと機械技術者で経営コンサルタントでもあったヘンリー・ガントは、特に製造業において、合理的な労働組織の研究を初めて行った人物として知られています。
コピー機やタイプライターの登場により、オフィス環境の技術的な高度化が進むに従い、ワークフローシステムの知識をさらに深め、普及していく動きもまた拡大しました。最適化理論の応用範囲の拡大、さらに第二次世界大戦とアポロ計画という2つの要因により、組織業務の合理化に対するニーズは高まりました。
1980 年代は、総合品質管理の概念が普及し、企業がグローバルな競争力を高めようとしたため、業務フローが急速に発展した時期でもありました。
しかし、実際に業務フロー図を作成するプロセスが容易になったのは、1990年代に業務フロー管理ソフトウェアが登場してからでした。それ以前は、ワークフロー図は紙に描かれていたか、そもそも描かれていなかったこともありました。
業務フロー管理ソフトウェアは、フローチャートを紙ベースから電子ベースのモデルへと移行させ、コンピューターに保存し、数回のクリックで更新できるようにしました。2005 年頃には、ソフトウェアベースのワークフロー管理システムにBPMN (ビジネスプロセスモデリング表記法) ツールが追加されてより強固なものになりました。
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