Czym jest diagram przepływu pracy?

Poznaj wszystko, co musisz wiedzieć o przepływach pracy – od historii i przypadków użycia po symbole i samouczki. Pokażemy Ci, jak stworzyć profesjonalny diagram przepływu pracy za pomocą naszego oprogramowania do tworzenia diagramów przepływu pracy, które zawiera wszystkie kształty, ikony i funkcje potrzebne na start.

Czym jest diagram przepływu pracy?

Diagram przepływu pracy, nazywany również przepływem pracy (workflow), zapewnia graficzny przegląd procesu biznesowego. Za pomocą standardowych symboli i kształtów pokazuje krok po kroku, jak realizowana jest praca od początku do końca. Wskazuje również, kto odpowiada za pracę na poszczególnych etapach procesu.

Projektowanie przepływu pracy obejmuje przeprowadzenie dokładnej analizy przepływu pracy w celu zidentyfikowania potencjalnych słabych punktów. Analiza przepływu pracy może pomóc w zdefiniowaniu, ustandaryzowaniu i wskazaniu krytycznych obszarów procesu.

Przepływy pracy pomagają też pracownikom zrozumieć ich role i kolejność wykonywania zadań oraz sprzyjają współpracy między różnymi działami. Przepływy pracy wywodzą się z przemysłu produkcyjnego, a obecnie wykorzystuje się je w wielu branżach – od administracji publicznej, przez finanse, po handel – i tworzenie ich jest łatwiejsze niż kiedykolwiek.

Często powiązane pojęcia

Pojęcie przepływu pracy bywa mylone z innymi podobnymi terminami:

• Flowchart (schemat blokowy): Flowchart to właściwy wykres ilustrujący przepływ pracy. Flowcharty służą do przedstawiania wielu koncepcji, w tym przepływów pracy.

• Mapowanie procesów biznesowych: Przepływ pracy to prosty, liniowy proces krok po kroku, bez optymalizacji. Jest on tylko jedną z części mapowania procesów biznesowych, które wykorzystuje podejście holistyczne do koordynowania i mapowania wszystkich różnych działań, danych, systemów i osób zaangażowanych w proces biznesowy.

• Zarządzanie przepływem pracy: Praktyka (a często także oprogramowanie) służąca do utrzymywania, aktualizowania i ulepszania przepływów pracy w czasie.

Historia diagramu przepływu pracy

Początki współczesnego przepływu pracy sięgają końca lat 80. XIX wieku, a sam termin został po raz pierwszy użyty w czasopiśmie poświęconym inżynierii kolejowej w 1921 roku. Uznawani za twórców przepływów pracy Frederick Winslow Taylor, czołowy zwolennik tzw. zarządzania naukowego, oraz inżynier mechanik i konsultant ds. zarządzania Henry Gantt są wymieniani wśród pierwszych badaczy racjonalnej organizacji pracy, zwłaszcza w przemyśle produkcyjnym.

Wraz z rosnącym zaawansowaniem technologicznym miejsc pracy, spowodowanym pojawieniem się kserokopiarki i maszyny do pisania, rosły też możliwości dalszego badania i upowszechniania wiedzy o systemie przepływu pracy. Do zapotrzebowania na racjonalną organizację pracy przyczyniły się dwa główne wydarzenia: rozwój teorii optymalizacji oraz program Apollo z czasów II wojny światowej.

Lata 80. XX wieku były również okresem gwałtownego rozwoju przepływów pracy, ponieważ popularność zyskała idea total quality management, a firmy dążyły do osiągnięcia globalnej konkurencyjności.

Dopiero w latach 90. XX wieku samo tworzenie diagramów przepływu pracy stało się łatwiejsze dzięki oprogramowaniu do zarządzania przepływem pracy. Wcześniej diagramy przepływu pracy rysowano na papierze – o ile w ogóle je rysowano.

Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy przeniosło flowcharty (schematy blokowe) z papieru do modeli elektronicznych, które można zapisać na komputerze i zaktualizować kilkoma kliknięciami. Do 2005 roku systemy zarządzania przepływem pracy oparte na oprogramowaniu stały się bardziej niezawodne dzięki dodaniu narzędzi Business Process Modeling and Notation (BPMN).

Kiedy używać diagramu przepływu pracy

Choć diagramy przepływu pracy wywodzą się z przemysłu produkcyjnego, korzyści z nich może czerpać wiele innych branż. Oto kilka przykładów:

• Medycyna: Szpital może użyć diagramu przepływu pracy, aby przedstawić kroki podejmowane podczas wizyty na oddziale ratunkowym.

• Wojsko: Diagramy przepływu pracy mogą pokazywać kroki podejmowane podczas operacji rozmieszczenia wojsk.

• Finanse: Od przetwarzania płatności po windykację i zamówienia zakupu – diagramy przepływu pracy mogą być przydatnym narzędziem do dokumentowania procesów.

• Edukacja: Uczelnie mogą tworzyć diagramy przepływu pracy, aby pokazać kroki, które student musi wykonać, aby się zapisać.

• E-commerce: Diagram przepływu pracy może pokazać proces, przez który przechodzi klient – od złożenia zamówienia po otrzymanie gotowego produktu.

Przepływ pracy zapewnia wizualną reprezentację całego procesu, co pomaga nie tylko lepiej go zrozumieć, ale także wykryć potencjalne problemy lub wąskie gardła, zanim wystąpią. Diagramy te są przydatne do śledzenia metryk procesów, usprawniania procesów poprzez eliminowanie nieefektywności oraz automatyzowania procesów ręcznych. Przepływy pracy pomagają też pracownikom zrozumieć ich konkretne role i powiązania z innymi działami, co może prowadzić do lepszej komunikacji i większej spójności.

Poza zastosowaniami specyficznymi dla branż diagramy przepływu pracy są cenne wszędzie tam, gdzie praca jest powtarzalna i obejmuje przekazywanie zadań, zatwierdzenia lub zależności między rolami, w tym w inżynierii, marketingu, produkcji, HR, sprzedaży, IT i operacjach.

Kroki tworzenia diagramu przepływu pracy: od analizy do projektu

Stworzenie skutecznego diagramu przepływu pracy wymaga kilku kroków.

1. Najpierw określ, z jakiej perspektywy tworzysz diagram: firmy czy jej klientów. Ustal, czy pokazujesz, jak proces działa obecnie – tzw. proces „as is” – czy jak ma wyglądać nowe wdrożenie, czyli proces „to be”.

2. Następnie zaprojektuj szkic obecnego procesu biznesowego. Potraktuj go jako ogólny przegląd kroków wysokiego poziomu w procesie – pracy lub działań, które regularnie powtarzają się w Twojej organizacji.

3. Po utworzeniu wstępnego diagramu możesz przejść do szczegółów. To etap zbierania wymagań, w którym uzyskasz informacje od osób zaangażowanych w każdy krok.

Na tym etapie zadaj pracownikom następujące pytania:

• Jaki jest Twój ogólny cel?

• Co sygnalizuje początek i koniec procesu biznesowego?

• Jakie działania obejmuje każdy krok i kto w nich uczestniczy?

• Co dzieje się dalej?

• Czy występują odstępstwa od tego procesu?

• Jakie informacje musi znać pracownik w punktach decyzyjnych – zatwierdzenia lub odrzucenia – aby podjąć decyzję?

4. Gdy masz już wszystkie potrzebne informacje, przeprowadź analizę przepływu pracy, pamiętając o poniższych trzech krokach, które pomogą wyeliminować nieefektywności:

• Kategoryzacja: Jednym ze sposobów na szybkie wskazanie słabych obszarów jest uszeregowanie zadań według ważności: „kluczowe”, „przydatne”, „dobre, ale niekonieczne” i „do wyeliminowania”. Podziel zadania według opisów stanowisk, aby upewnić się, że odpowiadają właściwemu stanowisku i poziomowi doświadczenia.

• Wskazanie słabych obszarów: Szukaj redundancji, wąskich gardeł, podwójnego wprowadzania danych i wielu kroków powodujących opóźnienia.

• Myślenie przyszłościowe: Analiza przepływu pracy to także dobry moment, aby upewnić się, że firma realizuje przyszłe cele. Jakie są cele Twojej firmy na najbliższe pięć lat? Jakie zadania są potrzebne, aby je osiągnąć, i czy są uwzględnione w obecnym przepływie pracy?

5. Teraz możesz przystąpić do projektowania! Aby ułatwić sobie zadanie, skorzystaj z jednego z szablonów przepływu pracy Lucidchart. To doskonały punkt wyjścia do budowania i dostosowywania diagramu.

Jeśli zaczynasz od zera, warto opisać kroki prostym językiem, zanim sformalizujesz je w diagramie. Na przykład prosty przepływ pracy może opisywać proces zatwierdzania treści w instrukcji instalacji oprogramowania:

1. Pisarz techniczny dokumentuje instrukcje instalacji na podstawie informacji zebranych od ekspertów merytorycznych.

2. Dokument jest wysyłany do ekspertów merytorycznych w celu przeglądu.

3. Pisarz uwzględnia zmiany wynikające z przeglądu.

4. Dokument jest wysyłany do ostatecznego przeglądu.

5. Dokument zostaje zatwierdzony lub odrzucony.

6. (Odrzucony) Pisarz poprawia wersję roboczą i przesyła ją ponownie.

7. (Zatwierdzony) Dokument zostaje opublikowany.

Rodzaje diagramów przepływu pracy

szablony:

• Flowchart ANSI (schemat blokowy ANSI): Styl ANSI, wykorzystujący symbole Amerykańskiego Narodowego Instytutu Norm, był pierwszym standardem dla przepływów pracy i zapewnia wspólny język opisywania poszczególnych kroków.

• Diagram aktywności UML: Diagram aktywności UML, oparty na Unified Modeling Language, służy do graficznego przedstawiania kolejności kroków w procesie i przepływu sterowania.

• BPMN: BPMN, czyli Business Process Modeling Notation, wykorzystuje technikę flowchartu (schematu blokowego) podobną do UML. Służy jako wspólny język zarówno dla użytkowników technicznych, jak i biznesowych. Koncentruje się na procesach biznesowych i informacjach – takich jak procesy wewnętrzne – a nie na wynikach.

• Swimlane: Diagram swimlane oddziela jednostki w organizacji, uwypuklając ich wzajemne interakcje i zapewniając ogólny wgląd w potencjalne nieefektywności.

• SIPOC: Ten akronim oznacza Supplier-Input-Process-Output-Customer (dostawca–dane wejściowe–proces–dane wyjściowe–klient) i jasno pokazuje, kto tworzy i odbiera dane, a także przedstawia ogólny proces.

Popularne symbole i kształty

Przepływy pracy wykorzystują określone kształty i symbole do przedstawiania kroków i działań w całym procesie. Do najczęściej używanych symboli i kształtów należą:

Kształt	Nazwa	Znaczenie
	Owal	Oznacza punkt początkowy i końcowy procesu
	Prostokąt	Oznacza instrukcje lub działania
	Romb	Wskazuje miejsce, w którym należy podjąć decyzję, po której przepływ pracy przebiega dwiema odrębnymi ścieżkami – po decyzji „tak” lub „nie”
	Koło	Używane jako łącznik, gdy następuje przeskok z jednej sekcji do drugiej, oddzielonych strzałkami
	Strzałka	Wskazuje następny krok

Elementy diagramu przepływu pracy

Każdy element przepływu pracy ma za zadanie zilustrować przepływ między poszczególnymi krokami. Każdy krok obejmuje jeden z trzech parametrów:

• Dane wejściowe: praca, kapitał, sprzęt lub informacje potrzebne do ukończenia kroku

• Transformacja: zmiany prowadzące do powstania wyniku, takie jak zmiana lokalizacji, właściwości fizycznych, własności lub przeznaczenia

• Dane wyjściowe: wynik transformacji

5 teorii usprawniania przepływu pracy

W latach 80. XX wieku prace W. Edwardsa Deminga i Josepha M. Jurana – obu inżynierów i konsultantów ds. zarządzania – dały początek wielu teoriom dotyczącym usprawniania przepływu pracy w procesach biznesowych, które są stosowane do dziś, w tym:

1. Six Sigma: Wykorzystując równanie matematyczne oparte na teorii statystycznej, metodyka Six Sigma ma na celu eliminowanie błędów w produktach końcowych, dążąc do nie więcej niż 3,4 defektów na milion w produkcji. Kładąc nacisk na poprawę jakości na każdym poziomie, Six Sigma obejmuje obserwowanie, analizowanie i eksperymentowanie z procesem. Dwie popularne metody to DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) oraz DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control).

2. Total quality management: Ta teoria ma na celu poprawę jakości produktów oraz środowiska pracy, kładąc nacisk na lepszą komunikację i współpracę między działami i pracownikami.

3. Business process reengineering: Wykorzystując algorytmy do analizy każdego poziomu, business process reengineering polega na przemyśleniu całego procesu biznesowego zgodnie ze zmieniającymi się warunkami.

4. Lean Systems: Ta teoria koncentruje się na eliminowaniu nadmiernych kosztów ogólnych i marnotrawstwa, tworząc „szczupłą” organizację, aby zachować konkurencyjność w obliczu zmian i niestabilności rynku.

5. Teoria ograniczeń (Theory of Constraints, TOC): Ta teoria ma na celu zidentyfikowanie najsłabszego ogniwa – ograniczenia – i jego wyeliminowanie.

Dodatkowe korzyści z diagramów przepływu pracy we współczesnych organizacjach

Oprócz wspierania metod ciągłego doskonalenia, takich jak Lean i Six Sigma, diagramy przepływu pracy są często tworzone (lub odświeżane), aby codzienne operacje były bardziej niezawodne, skalowalne i łatwiejsze w zarządzaniu. Oto jak:

• Usprawnianie operacji biznesowych: Definiując konkretne kroki i sekwencje potrzebne do wykonania zadania, możesz mieć pewność, że praca zostanie wykonana przez właściwe osoby, w odpowiedniej kolejności i w określonym czasie. Przepływ pracy można zaprojektować dla jednej osoby lub dla grupy osób, których role i zadania są od siebie zależne w trakcie realizacji projektu.

• Eliminowanie zbędnych procesów i działań: Start-upy są zazwyczaj małe i mają mniej procesów i działań niż bardziej dojrzałe przedsiębiorstwa. Korzystanie z diagramów przepływu pracy i aktualizowanie ich w miarę rozwoju firmy może pomóc łatwiej wykrywać redundancje i skuteczniej eliminować marnotrawstwo niż samo obserwowanie i śledzenie przepływów pracy gołym okiem.

• Obniżanie kosztów operacyjnych: Diagram przepływu pracy może pomóc w określeniu najlepszych praktyk i usprawnieniu operacji biznesowych. Gdy procesy są usprawniane, a praca wykonywana szybciej, może się okazać, że do realizacji zadań potrzeba mniej zasobów. Może to obniżyć koszty i zwiększyć zyski, ponieważ nadal możesz osiągać te same cele przy mniejszej ilości zasobów.

• Szybkie reagowanie na problemy: Ponieważ nowoczesne przepływy pracy są zazwyczaj prowadzone w oprogramowaniu, zespoły mogą szybko aktualizować diagramy w miarę zmian wymagań, oczekiwań klientów lub warunków rynkowych.

• Automatyzacja procesów: Przepływ pracy może pomóc w zidentyfikowaniu prostych zadań do zautomatyzowania, takich jak przekazywanie elementów pracy od jednego pracownika do następnego w procesie wymagającym udziału kilku osób wykonujących określone zadania w określonej kolejności. Automatyzacja ułatwia analizowanie operacji biznesowych, dostrzeganie trendów, przygotowywanie się na ryzyka i planowanie rozwoju.