Con una pizarra virtual, como Lucidspark, puedes hacer que las conversaciones de tu equipo sean aún más atractivas, productivas y colaborativas para todos los miembros. Además, aunque las pizarras virtuales son una gran opción para las llamadas remotas, los mismos beneficios se aplican a reuniones híbridas e incluso totalmente presenciales, porque la verdadera ventaja es hacer que las ideas sean visibles, se compartan y sean fáciles de revisar.
Consejos para usar una pizarra blanca para reuniones virtuales
Así como las aulas y los equipos se han reunido alrededor de la pizarra desde que todos podemos recordar, la pizarra virtual potencia la colaboración digital y la lluvia de ideas durante las llamadas en línea. Cuando dependes de notas separadas e interpretaciones individuales, es fácil salir de una reunión pensando que todos están en la misma página, para luego descubrir que cada uno entendió algo distinto. Una pizarra digital compartida ayuda a unificar a los miembros del equipo y a aclarar las conclusiones.
Usa las funciones de colaboración para involucrar a los participantes de la reunión
Puedes ayudar a que todos estén en sintonía y sigan el rumbo utilizando las funciones colaborativas de tus pizarras virtuales. Las funciones colaborativas hacen que todos participen más. Las opciones interactivas, como votaciones, temporizadores, notas adhesivas, emojis y comentarios permiten a los participantes compartir sus comentarios, preguntas y aportes directamente en la conversación. Esto, a su vez, le da voz a tu equipo y es mucho más atractivo que hablar o dar una presentación con diapositivas.
Aunque puedes fomentar la participación con estas características, deberías promover activamente el tipo de ambiente colaborativo que deseas. Una ventaja práctica de la participación digital es que es más visible. Cuando todos trabajan en el mismo espacio, es más difícil excluirse y más fácil darse cuenta de quién aún no ha tenido la oportunidad de aportar. Si tu herramienta lo admite, asigna a cada participante un color de colaborador distinto para que las contribuciones sean claramente atribuibles a través de cursores, notas adhesivas y bocetos.
Para fomentar aún más la colaboración, intenta aprovechar todas las funciones de pizarra digital de estas maneras:
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Crear una encuesta: votar es excelente para invitar opiniones sobre una pregunta controversial o incierta.
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Hacer preguntas: considera la posibilidad de añadir algunas preguntas a la pizarra con antelación. Comparte una agenda y mira si alguien tiene preguntas que agregar.
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Agregar ejemplos: es posible que algunos participantes no sepan qué comentarios necesitas si no los muestras. Agrega tus propias ideas o asigna a un compañero de equipo para que te ayude.
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Gamificación con rompehielos: durante la reunión, añade una actividad divertida para que los participantes hablen (y piensen). Por ejemplo, pide a todos que compartan tres GIFs que representen mejor lo que esperan para la semana.
A medida que recopilas información, mantén todo en la pizarra en lugar de en notas al margen. Esto ayuda a convertir la pizarra en un registro compartido que el grupo puede consultar más tarde en lugar de una serie de conclusiones fragmentadas.
Agrega imágenes para aumentar la interacción
Las imágenes pueden aportar ese toque creativo que falta y llevar tu lluvia de ideas a otro nivel. Gráficos como GIFs, fotos e incluso dibujos a mano hechos por tus colegas pueden animar discusiones aburridas, rompiendo la monotonía del texto interminable y generando interés en el material que estás discutiendo.
Los elementos visuales también pueden ayudar a tus participantes a entender tu perspectiva, eliminar sesgos, aclarar ambigüedades y transmitir emociones. Mejoran nuestra colaboración y potencian nuestra lluvia de ideas más allá de lo que pueden hacer las presentaciones tradicionales.
Las imágenes también facilitan que obtengas retroalimentación clara y el apoyo de las partes interesadas porque puedes reaccionar a algo concreto (por ejemplo, un prototipo aproximado, un flujo, una agrupación de conceptos) en lugar de tratar de inferir el significado de notas solo de texto. Con una pizarra digital, a las partes interesadas se les da un enlace para acceder. Puedes comentar fácilmente cualquier aspecto de la pizarra y asignar tareas en función de esos comentarios.
Usa una plantilla de agenda
Si alguna vez has asistido a una reunión en la que todos perdieron la noción del tema en cuestión, entonces sabes el valor de una agenda para mantener a los participantes sincronizados y en el tema. Las plantillas proporcionan un excelente atajo para elaborar esas agendas.
Si estás usando una agenda, ten en cuenta estas prácticas recomendadas:
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Compártela con tiempo: una agenda sorpresa no ayuda a los participantes a prepararse. Envíala tan pronto como sea práctico y sensato.
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Encuentra facilitadores: cada elemento podría tener un facilitador o un encargado, con el objetivo de que los participantes tengan espacio para compartir áreas de especialización.
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Enlaces a recursos: tu agenda debe incluir enlaces a los materiales que tu equipo necesite consultar antes o durante la reunión.
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Agrega puntos de discusión: para una reunión donde abrirás tiempo para la discusión, agregar temas a la agenda te permite reservar ancho de banda.
Hay muchos tipos diferentes de plantillas de agenda disponibles, lo que facilita encontrar la adecuada para la reunión que estás planeando. Las plantillas de agenda suelen incluir estos elementos:
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Actualizaciones: se pueden listar actualizaciones rápidas de progreso en la agenda de cada miembro del equipo, departamento o rol para discutir en profundidad durante la reunión.
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Objetivos: los objetivos de alto nivel son un gran aporte y ayudan a que la reunión se centre en lo que realmente importa.
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Elementos de acción: para mantener el impulso y garantizar el seguimiento, registra los elementos de acción directamente en la pizarra durante la reunión. Asignar propietarios y etiquetar a los miembros del equipo en tiempo real evita que las tareas se pierdan y traslada la responsabilidad de un único distribuidor a todo el equipo.
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Menciones: resaltar lo que está funcionando bien es excelente para la motivación. Añade un gráfico divertido o un GIF para que sea visible.
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Prioridades: usa tu agenda para ayudarte a establecer prioridades y enfocar la reunión en áreas específicas.
Áreas de mejora: es fundamental mantener un tono positivo siempre que comuniques formas en que tu equipo podría mejorar. Puedes discutir lo que es importante sin señalar con el dedo si se hace bien.
