Conseils d’utilisation de tableaux blancs virtuels pendant les réunions

Grâce à un tableau blanc virtuel comme Lucidspark, vous pouvez rendre les échanges au sein de votre équipe encore plus captivants, productifs et collaboratifs pour toutes les personnes concernées. Et si les tableaux blancs virtuels s’intègrent naturellement aux appels à distance, ils offrent les mêmes avantages lors des réunions hybrides, voire entièrement en présentiel, car leur véritable atout réside dans la matérialisation des idées, qui deviennent visibles, partagées et faciles à consulter ultérieurement.

Conseils pour utiliser un tableau blanc lors de réunions virtuelles

Au même titre que le tableau des salles de classe et des équipes sur site, le tableau blanc virtuel facilite la collaboration numérique et le brainstorming lors des appels en ligne. Lorsque l’on se fie à des notes disparates et à des interprétations individuelles, on peut facilement quitter une réunion en pensant être sur la même longueur d’onde, pour se rendre compte plus tard que chacun a compris quelque chose de différent. Un tableau numérique partagé permet de mettre tout le monde d’accord et de clarifier les points à retenir.

Utiliser les fonctionnalités de collaboration pour impliquer les participants

Vous pouvez aider tout le monde à rester en phase et à suivre le fil de la discussion grâce aux fonctionnalités collaboratives de vos tableaux blancs virtuels. Ces fonctionnalités favorisent l’implication des participants. Des outils tels que le vote, les minuteurs, les post-its, les émojis et les commentaires permettent aux participants de partager leurs retours, leurs questions et leurs contributions directement au sein de la conversation. Chacun peut ainsi s’exprimer, et ce système s’avère bien plus engageant que de simplement parler ou de faire une présentation avec des diapositives.

Même si ces fonctionnalités encouragent la participation, vous devez promouvoir activement le type d’environnement collaboratif que vous souhaitez instaurer. L’un des avantages concrets de la participation numérique est qu’elle est plus visible. Lorsque tout le monde travaille dans le même espace, il est plus difficile de « se mettre en retrait » et plus facile de repérer ceux qui n’ont pas encore eu l’occasion d’apporter leur contribution. Si votre outil le permet, attribuez à chaque participant une couleur distincte afin que les apports des uns et des autres puissent être clairement identifiés, qu’il s’agisse de curseurs, de post-its ou de croquis.

Pour favoriser davantage la collaboration, essayez de tirer parti de toutes les fonctionnalités du tableau blanc numérique en :

• Créer un sondage : le vote est un excellent moyen de recueillir des avis sur une question controversée ou incertaine.

• Poser des questions : envisagez d’ajouter quelques questions au tableau à l’avance. Communiquez un ordre du jour et voyez si quelqu’un a des questions à ajouter.

• Ajouter des exemples : certains participants risquent de ne pas savoir quel type de commentaires vous attendez si vous ne leur montrez pas. Proposez vos propres idées ou demandez à un collègue de vous aider.

• Utiliser des icebreakers : pendant la réunion, proposez une activité ludique pour inciter les participants à s’exprimer (et à réfléchir). Par exemple, demandez à chacun de partager trois GIF qui illustrent le mieux ce qu’il attend de cette semaine.

À mesure que vous recueillez les contributions, inscrivez-les sur le tableau plutôt que dans des notes à part. Cela permet de transformer le tableau blanc en un compte rendu commun auquel le groupe pourra se référer plus tard et d’éviter les séries de notes éparses.

Ajouter des images pour renforcer l’engagement

Les supports visuels peuvent apporter cette touche créative qui vous manquait et dynamiser vos séances de brainstorming. Des éléments graphiques tels que des GIF, des photos, voire des dessins réalisés à main levée par vos collègues peuvent égayer des discussions un peu arides, rompre la monotonie d’un texte interminable et susciter de l’intérêt pour le sujet abordé.

Les supports visuels peuvent également aider vos participants à comprendre votre point de vue, à éliminer les préjugés, à lever les ambiguïtés et à transmettre des émotions. Ils renforcent notre collaboration et enrichissent notre brainstorming bien au-delà de ce que permettent les présentations classiques.

Les images permettent également d’obtenir plus facilement des retours clairs et l’adhésion des parties prenantes, car celles-ci peuvent réagir à quelque chose de concret (par exemple, un wireframe sommaire, un schéma de flux, un ensemble de concepts) plutôt que d’essayer d’interpréter des notes purement textuelles. Avec un tableau blanc numérique, les parties prenantes reçoivent un lien vers le tableau lui-même. Elles peuvent facilement commenter n’importe quel aspect du tableau, et des tâches peuvent être attribuées en fonction de ces retours.

Utiliser un modèle d’ordre du jour

Si vous avez déjà assisté à une réunion où tout le monde a perdu le fil du sujet, vous connaissez l’importance d’un ordre du jour pour permettre aux participants de rester sur la même longueur d’onde et de ne pas s’éloigner du sujet. Les modèles constituent un excellent moyen de créer rapidement ces ordres du jour.

Si vous utilisez un ordre du jour, gardez à l’esprit ces bonnes pratiques :

• Partager le document dès que possible : un ordre du jour annoncé à la dernière minute ne permet pas à vos participants de s’y préparer. Communiquez-le dès que cela est possible et raisonnable.

• Identifier des animateurs : chaque point pourrait être confié à un animateur ou à un responsable, ce qui permettrait aux participants de mettre à profit leurs domaines d’expertise.

• Inclure des liens vers les ressources : votre ordre du jour doit comporter des liens vers les documents dont votre équipe aura besoin avant ou pendant la réunion.

• Ajouter des points de discussion : lors d’une réunion où vous prévoyez un temps consacré à la discussion, le fait d’ajouter des sujets à l’ordre du jour vous permet de réserver du temps à cet effet.

De nombreux types de modèles d’ordre du jour sont disponibles, ce qui vous permet de trouver plus facilement celui qui convient le mieux à la réunion que vous planifiez. Les modèles d’ordre du jour incluent généralement :

• Mises à jour : de brèves mises à jour sur l’avancement des travaux peuvent être inscrites à l’ordre du jour pour chaque membre de l’équipe, service ou fonction, afin d’en discuter en détail pendant la réunion.

• Objectifs : les objectifs généraux constituent un excellent atout et permettent de maintenir la réunion axée sur l’essentiel.

• Mesures à prendre : pour maintenir la dynamique et garantir le suivi, notez les mesures à prendre directement sur le tableau blanc pendant la réunion. Le fait de désigner des responsables et d’identifier les collaborateurs en temps réel permet d’éviter que des tâches ne passent à la trappe et de répartir la responsabilité entre l’ensemble des membres de l’équipe plutôt que de la confier à une seule personne.

• Félicitations : souligner les réussites est excellent pour la motivation. Ajoutez un visuel ou un GIF amusant pour rendre le tout plus attrayant.

• Priorités : utilisez votre ordre du jour pour vous aider à définir vos priorités et à axer la réunion sur des points précis.

Points à améliorer : lorsque vous évoquez les moyens dont dispose votre équipe pour s’améliorer, il est essentiel de garder un ton positif. Si vous vous y prenez bien, vous pouvez aborder les points importants sans rejeter la faute sur qui que ce soit.

Une fois votre ordre du jour prêt, affichez-le sur le tableau blanc afin qu’il soit visible pendant la réunion. Assurez-vous que votre équipe puisse le voir et le lire. Comme l’ordre du jour figure sur la même zone de travail que les éléments de la discussion (c’est-à-dire les notes, les diagrammes, les décisions), il peut également faire partie de votre documentation, ce qui permet de faire facilement le point sur les sujets abordés et les changements intervenus au fil du temps.

Travailler en petits comités à l’aide de groupes de discussion

Avez-vous déjà entendu parler de l’effet Ringelmann ? En substance, la contribution individuelle aux efforts collectifs diminue à mesure que le groupe s’agrandit. Lorsqu’une seule personne travaille dur, cela signifie généralement qu’elle se donne à 100 %, mais dans les grands groupes, les efforts individuels ont souvent tendance à baisser considérablement, ce qui réduit l’efficacité au minimum.

Pour optimiser vos réunions, réfléchissez à la manière dont vous pouvez tirer parti de la puissance des petits comités. Les groupes de discussion, les couleurs des collaborateurs, le minuteur, le vote et les activités visuelles sont autant de fonctionnalités de Lucidspark conçues pour tirer le meilleur parti des petits groupes. Les outils d’animation de Lucid permettent aux équipes de collaborer sur un tableau blanc virtuel partagé doté de fonctionnalités spéciales pour garantir le succès des réunions, notamment :

• Diffuser un message : envoyez une annonce à l’ensemble d’un groupe.

• Pointeur laser : attirez l’attention sur des zones précises du tableau.

• Imposer ma vue : guidez automatiquement les participants à travers le tableau lors de présentations ou de démonstrations.

Réunion avec un tableau blanc

Les tableaux blancs virtuels facilitent la collaboration en servant de source d’information fiable en temps réel à laquelle chacun peut accéder et contribuer, quel que soit son lieu de travail. En regroupant les notes individuelles dans un seul dossier hébergé dans le cloud, les tableaux blancs garantissent que les résultats sont documentés de manière organique et précise, sans dépendre d’une seule personne chargée de prendre des notes. Comme les tableaux blancs numériques conservent l’historique des versions et ne peuvent pas être effacés accidentellement comme un tableau blanc physique, ils fournissent un dossier fiable et évolutif qui permet aux équipes de rester en phase et de conserver des idées précieuses.

Vous souhaitez améliorer vos réunions en ligne grâce à un tableau blanc virtuel ? Essayez Lucidspark.