Lucidsparkのようなオンラインホワイトボードを使えば、チームの会話を関係者全員にとってより魅力的で生産的で協調的なものにすることができます。オンラインホワイトボードはリモート会議に最適ですが、そのメリットはハイブリッド形式の会議や、完全な対面形式の会議においても同様に発揮されます。なぜなら、その真価は、アイデアを可視化し、共有し、いつでも簡単に振り返れるようにすることにあるからです。
バーチャル会議でホワイトボードを使う際のヒント
昔から教室やチームがホワイトボードを囲んで集まってきたように、オンラインホワイトボードはオンライン会議におけるデジタルコラボレーションやブレインストーミングを可能にします。個別のメモや個人の解釈に頼っていると、会議終了時には意見が一致したと思い込み、後になって、実は全員がそれぞれ違うことを聞いていたことに気づくことがあります。共有のデジタルボードは、チームメンバーを団結させ、要点を明確にするのに役立ちます。
会議参加者を巻き込むコラボレーション機能の活用
オンラインホワイトボードの共同作業機能を活用することで、全員が足並みをそろえ、計画どおりに進められるよう支援できます。共同作業機能により、参加者はより積極的に参加するようになります。投票、タイマー、付箋、絵文字、コメントといったインタラクティブな機能により、参加者はフィードバックや質問、意見を会話の中で直接共有することができます。これにより、チームメンバーの声が反映され、単に話すだけやスライドを使ったプレゼンテーションを行うよりも、はるかに参加型の議論が可能になります。
これらの機能を使って参加を促すこともできますが、希望するコラボレーション環境を積極的に宣伝する必要があります。デジタルでの参加の具体的な利点の一つは、参加状況がより可視化されることです。全員が同じ空間で作業している場合、「参加を控える」ことが難しくなり、まだ発言の機会を得ていない人が誰なのかが分かりやすくなります。ツールが対応している場合は、参加者ごとに異なるコラボレーターカラーを割り当てておくと、カーソル、付箋、スケッチなどにおける貢献が誰によるものかが明確に区別できます。
コラボレーションをさらに促進するために、以下の方法でデジタルホワイトボードの機能をすべて活用してみてください。
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投票の作成：投票は、賛否が分かれる、または不確かな質問に対する意見を募るのに最適です。
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質問をする：事前にホワイトボードに質問を追加することを検討してください。議題を共有し、追加したい質問があるかどうかを確認してください。
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例を追加する：具体的に示さないと、どのようなフィードバックを求めているのかを参加者が分からない場合があります。自分のアイデアを追加するか、チームメイトに協力を依頼しましょう。
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アイスブレイクを取り入れたゲーム化：会議中に、参加者が会話（そして思考）を始めるための楽しいアクティビティを追加してください。例えば、全員に今週の目標を最もよく表すGIFを3つ共有してもらいましょう。
入力を集める際は、サイドノートではなくホワイトボードにすべて残してください。これで、ホワイトボードを断片的な成果物の集まりにすることなく、グループが後で参照できる共有記録に変えられます。
エンゲージメントを高める画像の追加
ビジュアルを取り入れることで、欠けていた創造的な要素が加わり、ブレインストーミングの質が向上します。GIFや写真、さらには同僚が手描きしたイラストなどのグラフィックは、堅苦しい議論に活気を与え、延々と続くテキストの単調さを打破し、議論の対象に対する関心を高めることができます。
また、ビジュアルは参加者があなたの視点を理解するのを助け、偏見を取り除き、曖昧さを解消し、感情を伝えるのにも役立ちます。それらは、従来のプレゼンテーションでは実現できないレベルで、私たちのコラボレーションを強化し、ブレインストーミングの可能性を広げてくれます。
また、画像があれば、関係者から明確なフィードバックや賛同を得やすくなります。なぜなら、テキストのみのメモから意味を推測することなく、具体的なもの（例えば、ラフなワイヤーフレーム、フロー、コンセプトクラスターなど）に対して反応できるからです。デジタルホワイトボードを使用すれば、関係者にはホワイトボードそのものへのリンクが提供されます。関係者はホワイトボードのあらゆる部分に対して簡単にコメントでき、そのフィードバックに基づいてタスクを割り当てることができます。
議題テンプレートを使用する
会議中に全員が議題を見失ってしまった経験があるなら、参加者の認識を統一し、議題から逸れないようにするための議題の重要性を理解しているはずです。テンプレートは、そうした議題を構築するための優れた近道を提供します。
議題を使用する場合は、以下のベストプラクティスを念頭に置いてください。
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早めに共有する：事前の通知がない議題では、参加者が準備をすることができません。現実的かつ妥当な範囲で、できるだけ早めに共有しましょう。
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ファシリテーターを見つける：各項目にファシリテーターや推進役を配置することで、参加者が専門分野について意見を述べられる場を設けることができます。
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リソースへのリンク：議題は、会議の前または最中にチームが参照する必要のある資料にリンクしている必要があります。
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議論のポイントを追加する：議論の時間を設ける会議では、議題にトピックを追加することで、議論のための時間を確保できます。
さまざまな種類の議題テンプレートが用意されており、計画している会議に適したものが簡単に見つかります。議題テンプレートには通常、以下のようなものが含まれます。
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進捗状況：その議題に関する各チームメンバー、部署、または役割の進捗状況を簡潔に記載して、会議中に詳細な議論を行えるようにします。
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目標：大まかな目標を盛り込むことは非常に有効であり、会議を重要な事項に集中させることができます。
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アクションアイテム：勢いを維持し、確実に遂行できるように、会議中にホワイトボードに直接アクションアイテムを書き出しましょう。リアルタイムで所有者を割り当て、チームメンバーをタグ付けすることで、タスクが埋もれるのを防ぎ、責任を単一の担当者からチーム全体へと分散させることができます。
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感謝のメッセージ：うまくいっていることを強調することは、モチベーション向上に非常に効果的です。楽しいグラフィックやGIFを加えて視覚的に見せましょう。
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優先順位：議題を活用して優先順位を設定し、会議を特定の分野に集中させましょう。
改善すべき点：チームの改善点を伝える際は、常に前向きな口調を保つことが非常に重要です。正しい方法で行えば、誰かを非難することなく重要なことを話し合うことができます。
