Wat is een dataflowdiagram?

Als je systemen op je werkplek creëert en optimaliseert, kan een dataflow diagram (DFD) je helpen om de informatiestromen in kaart te brengen, inefficiënties op te sporen en alle betrokkenen op één lijn te brengen over hoe het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Het is eenvoudig om de gegevensstroom door systemen te begrijpen met de juiste software voor dataflow diagrammen. 

In deze handleiding staat alles wat je moet weten over data flow diagrammen met inbegrip van definities, geschiedenis,symbolen en notatiesystemen. We leggen de verschillende niveaus van een DFD uit, het verschil tussen een logische en een fysyieke DFD en geven je tips voor het maken van een DFD.

Wat is een dataflowdiagram?

Een dataflowdiagram geeft een visueel overzicht van de informatiestroom binnen een proces of systeem. Het maakt gebruik van symbolen zoals rechthoeken, cirkels en pijlen, én korte tekstlabels waarin de gegevensinvoer- en uitvoer, opslagpunten en de trajecten tussen diverse bestemmingen worden weergegeven. 

Net als de beste diagrammen en grafieken kan een DFD vaak beeldend 'verwoorden' wat anders moeilijk in tekst valt uit te leggen. Ze zijn geschikt voor een technisch zowel als een niet-technisch publiek, van ontwikkelaars tot algemeen directeuren. Ze kunnen variëren van simpele, zelfs handgetekende procesoverzichten tot uitvoerige DFD's die dieper ingaan op de manier waarop gegevens worden verwerkt. 

Doordat DFD's het systeemgedrag zichtbaar maken, worden ze vaak gebruikt als een praktisch hulpmiddel om te achterhalen waar storingen en knelpunten ontstaan.

Geschiedenis van de DFD

Dataflow diagrammen werden aan het eind van de jaren zeventig populair gemaakt door computerpioniers Ed Yourdon en Larry Constantine in hun boek Structured Design. Ze baseerden zich in dit boek op de rekenmodellen voor 'dataflowgrafieken'van David Martin en Gerald Estrin. Zowel het gestructureerde ontwerpconcept als de DFD-methode hebben brede toepassing gevonden in de software-engineering en het bedrijfsleven.

Drie andere deskundigen die aan de opkomst van de DFD-methodologie hebben bijgedragen waren Tom DeMarco, Chris Gane en Trish Sarson. Ze werkten in verschillende combinaties samen aan een hoofddefinitie van de symbolen en notatiesystemen die in een data flow diagram gebruikt worden.

Symbolen en notatie in DFD's

Het is raadzaam om je eerst vertrouwd te maken met de verschillende symbolen in een dataflow diagram voordat je begint. Omdat er tussen de verschillende systemen enkele variaties in symbolen bestaan, is het belangrijk om duidelijk en consistent te zijn in de vormen en notaties die je gebruikt bij communicatie en samenwerking met anderen.

Alle systemen maken gebruik van symbolen die de vier onderdelen van een dataflowdiagram weergeven.

1. Externe entiteit

Een externe entiteit is een systeem dat gegevens verzendt of ontvangt en communiceert met het systeem dat in kaart wordt gebracht. Een externe entiteit vormt de bron en de bestemming van de informatie die het systeem verlaat of binnenkomt. Dit kan een externe organisatie of persoon zijn, een computersysteem of een bedrijfssysteem. Deze entiteiten staan ook wel bekend als terminatoren, bronnen en 'sinks' of actoren. Ze staan meestal aan de rand van het diagram.

2. Proces

Processen veranderen data en produceren een output. Ze kunnen berekeningen uitvoeren, gegevens sorteren op basis van logica of de gegevensstroom sturen volgens bedrijfsregels. Een label geeft een korte beschrijving van het proces, bijvoorbeeld 'Betalen'.

3. Gegevensopslag

Gegevensopslag bestanden of bewaarplaatsen waarin informatie wordt opgeslagen voor later gebruik, zoals bijvoorbeeld een database-tabel of een lidmaatschapsformulier. Elke gegevensopslag wordt voorzien van een eenvoudig label zoals 'Orders'.

4. Gegevensstroom

Dataflow beschrijft de route die de gegevens volgen op hun traject tussen de externe entiteiten, processen en opslagplaatsen. Het toont de raakvlakken met de andere componenten en wordt weergegeven in de vorm van pijlen, meestal voorzien van een label met een korte benaming zoals 'Factuurgegevens'.

Regels en tips voor DFD's

Alle dataflow diagrammen hebben bepaalde regels waar je rekening mee moet houden:

• Elk proces moet tenminste één invoer en één uitvoer hebben.

• Elke gegevensopslag moet tenminste één inkomende en één uitgaande dataflow hebben.

• Gegevens die in een systeem staan opgeslagen moeten onderdeel zijn van een proces.

• Alle processen in een DFD moeten naar een ander proces of een gegevensopslag leiden.

Niveaus en lagen in DFD's: van contextdiagrammen tot pseudocodes

Een dataflow diagram kan dieper op gegevens ingaan door er niveaus en lagen aan toe te voegen en in te zoomen op een bepaald detail. DFD-niveaus worden voorzien van een nummer 0, 1 of 2, en kunnen soms zelfs tot een derde niveau of nog hoger worden doorgevoerd. De benodigde mate van detail is afhankelijk van de omvang van hetgeen je probeert weer te geven.

DFD-niveau 0 

Het niveau 0 van een DFD wordt ook wel een contextdiagram genoemd. Het geeft een basisoverzicht van het hele systeem of proces dat geanalyseerd of gemodelleerd wordt. Het dient vooral als een snelle weergave van een systeem als een enkelvoudig proces op hoog niveau in relatie tot zijn externe entiteiten. Het moet gemakkelijk vatbaar zijn voor een breed publiek, inclusief belanghebbenden, bedrijfsanalisten, data-analisten en ontwikkelaars.

DFD niveau 1

Een DFD-diagram van niveau 1 geeft een gedetailleerder overzicht van delen van het diagram op contextniveau. Het benadrukt de belangrijkste functies van het systeem.

DFD niveau 2 

Een DFD van niveau 2 gaat dan een stap dieper in op delen van niveau 1. Er is vaak meer tekst nodig om voldoende informatie te geven over de werking van het systeem.

Hoewel het in principe mogelijk is om de diagram nog verder te verdiepen met een derde, vierde of zelfs vijfde niveau, gaat men meestal niet verder dan niveau 3. Door teveel detail toe te voegen, wordt het diagram te ingewikkeld om te communiceren, te vergelijken of om het effectief te modelleren.

Met DFD-niveaus kunnen de opeenvolgende niveaus direct in het diagram zelf worden ingebed. Dit ziet er overzichtelijker uit en bovendien krijgt men zo gemakkelijker toegang tot de diepere niveaus. Als er voldoende detail in de DFD's is opgenomen, kunnen ontwikkelaars en ontwerpers hier pseudocode mee schrijven, een combinatie van Engels en de programmeertaal. De pseudocode faciliteert de ontwikkeling van een echte programmeertaal.

Voorbeelden voor het gebruik van DFD's

Dataflow diagrammen zijn zeer geschikt om verschillende soorten systemen in diverse velden te analyseren of te modelleren.

• DFD's in software-ontwikkeling: Op dit gebied vond de data flow diagram zijn ingang in de jaren zeventig. DFD's bieden technische ontwikkelaars een goede, gerichte methode waarmee ze meer onderzoek kunnen uitvoeren voordat ze zich tot het echte programmeren wenden.

• DFD in bedrijfsanalyse: Bedrijfsanalisten gebruiken DFD's om bestaande systemen te analyseren en inefficiënties te vinden. Door het proces in kaart te brengen, ziet u stappen die u anders had gemist of niet volledig had begrepen.

• DFD's in de ontwikkeling van nieuwe bedrijfsprocessen (Business Process Re-engineering, BPR): BPR werd in de jaren negentig ingevoerd om organisaties te helpen hun operationele kosten te verlagen, hun klantenservice te verbeteren en hun concurrentievermogen te vergroten. DFD's kunnen worden gebruikt voor het modelleren van een betere, efficiëntere gegevensstroom binnen een bedrijfsproces.  

• DFD in agile ontwikkeling: DFD's kunnen worden gebruikt om technische en zakelijke vereisten in kaart te brengen en beter te begrijpen. Zo kunnen bedrijven hun volgende stappen beter inplannen. Ze vormen een eenvoudige maar toch krachtige communicatie- en samenwerkingstool, vooral als men op een snelle ontwikkeling is gericht.

• DFD's in systeemstructuren: Elk systeem of proces kan steeds gedetailleerder geanalyseerd worden zodat het zowel op technische als niet-technische basis verbeterd kan worden.

DFD's vs Unified Modelling Language (UML)

Terwijl een DFD laat zien hoe gegevens zich door een systeem bewegen, is UML de modelleertaal die binnen het Object Oriented Software Design wordt gebruikt om een meer gedetailleerde weergave te bieden. Een DFD vormt daarbij nog steeds een goed startpunt maar wanneer het op de werkelijke ontwikkeling van een systeem aankomt, wenden ontwikkelaars zich toch liever tot UML-diagrammen zoals klassen- en structuurdiagrammen om daarmee de vereiste specificiteit te bereiken.

Logische DFD's vs Fysieke DFD's

Dit zijn de twee categorieën van een dataflow diagram: logisch en fysiek. Een logische DFD visualiseert de gegevensstroom die essentieel is voor de goede werking van een bedrijf. Het focust op het bedrijf en de informatie die het nodig heeft, niet op de manier waarop het systeem werkt of zou kunnen werken. Een fysieke DFD geeft echter weer hoe het systeem in werkelijkheid is geïmplementeerd of hoe het geïmplementeerd zou kunnen worden. In een logische DFD zijn processen bijvoorbeeld vaak bedrijfsactiviteiten, terwijl in een fysieke DFD de processen meestal programma's en handmatige procedures zijn.

Hoe maak je een dataflowdiagram?

Je kunt je eigen DFD online creëren met Lucidchart. Gebruik een van onze DFD-voorbeelden en gespecialiseerde notatie om de dataflow door je systeem visueel weer te geven. Onze tool voor het maken van dataflowdiagrammen is eenvoudig, maar toch krachtig. 

Ga aan de slag met een sjabloon en gebruik onze vormen om je processen, gegevensopslag, dataflows en externe elementen aan je situatie aan te passen. Met Lucidchart zijn DFD's snel te maken, eenvoudig te delen en altijd beschikbaar als snelle referentie online of in je documentatie. Meld je vandaag nog aan!