Czym jest diagram przepływu danych?

Kiedy tworzysz i optymalizujesz systemy w miejscu pracy, diagram przepływu danych (DPD) pomoże Ci zobaczyć, jak przepływa informacja, wykryć nieefektywności i uzgodnić z interesariuszami, jak faktycznie przebiega praca. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do tworzenia diagramów przepływu danych łatwo jest zrozumieć przepływ danych przez systemy. 

Ten przewodnik zawiera wszystko, co musisz wiedzieć o diagramach przepływu danych, w tym definicje, historię oraz symbole i notacje. Poznasz różne poziomy diagramów przepływu danych, różnicę między logicznym i fizycznym diagramem przepływu danych oraz wskazówki dotyczące tworzenia diagramów przepływu danych.

Czym jest diagram przepływu danych?

Diagram przepływu danych odwzorowuje przepływ informacji dla dowolnego procesu lub systemu. Wykorzystuje zdefiniowane symbole, takie jak prostokąty, okręgi i strzałki, a także krótkie etykiety tekstowe, aby pokazać dane wejściowe, wyjściowe, punkty przechowywania i trasy między poszczególnymi miejscami docelowymi. 

Podobnie jak wszystkie najlepsze diagramy i wykresy, DPD może często wizualnie „przekazać” rzeczy, które trudno byłoby wyjaśnić słowami, i działa zarówno dla odbiorców technicznych, jak i nietechnicznych, od programisty po dyrektora generalnego. Mogą one obejmować zarówno proste, nawet ręcznie rysowane przeglądy procesów, jak i dogłębne, wielopoziomowe DPD, które stopniowo zagłębiają się w sposób przetwarzania danych. 

Ponieważ DPD ukazują zachowanie systemu, są często używane jako praktyczne narzędzie do diagnozowania, skąd pochodzą awarie i wąskie gardła.

Historia DPD

Diagramy przepływu danych zostały spopularyzowane pod koniec lat 70. Zrobili to pionierzy informatyki, Ed Yourdon i Larry Constantine, przy pomocy swojej książki „Structured Design”. W swojej pracy opierali się na modelach obliczeniowych „grafu przepływu danych” Davida Martina i Geralda Estrina. Zarówno koncepcja projektowania strukturalnego, jak i metoda DPD zyskały szerokie zastosowanie w inżynierii oprogramowania i biznesie.

Trzech innych ekspertów, którzy przyczynili się do rozwoju metodologii DPD, to Tom DeMarco, Chris Gane i Trish Sarson. Połączyli siły w różnych kombinacjach, aby zdefiniować symbole i notacje używane w diagramie przepływu danych.

Symbole i notacje używane w DPD

Zanim zaczniesz, zapoznaj się z różnymi symbolami diagramu przepływu danych. Ponieważ pomiędzy systemami występują pewne różnice w symbolach, ważne jest, aby podczas komunikacji i współpracy z innymi osobami używać jasnych i spójnych kształtów oraz oznaczeń.

Zgodnie z zasadami lub wytycznymi dotyczącymi DPD obowiązującymi w dowolnej konwencji symbole te przedstawiają cztery elementy diagramów przepływu danych:

1. Podmiot zewnętrzny

Podmiot zewnętrzny to system, który wysyła lub odbiera dane, i komunikuje się z systemem tworzonym na diagramie. Są one źródłami i miejscami docelowymi informacji wchodzących do systemu lub z niego wychodzących. To może być zewnętrzna organizacja lub osoba, system komputerowy lub system biznesowy. Są one również znane jako terminatory, źródła i pochłaniacze lub aktorzy. Zazwyczaj rysuje się je na krawędziach diagramu.

2. Proces

Procesy zmieniają dane i generują dane wyjściowe. Mogą wykonywać obliczenia, sortować dane w oparciu o logikę lub kierować przepływem danych zgodnie z regułami biznesowymi. Krótka etykieta służy do opisania procesu (np. „Prześlij płatność”).

3. Magazyn danych

Magazyny danych to pliki lub repozytoria, które przechowują informacje do późniejszego wykorzystania (np. tabela bazy danych lub formularz członkostwa). Każdy magazyn danych otrzymuje prostą etykietę (np. „Zamówienia”).

4. Przepływ danych

Przepływ danych opisuje trasę, jaką dane obierają między podmiotami zewnętrznymi, procesami i magazynami danych. Przedstawia on interfejs między innymi komponentami i jest wyświetlany za pomocą strzałek, zwykle oznaczonych krótką nazwą danych (np. „Szczegóły rozliczeniowe”).

Zasady i wskazówki dotyczące DPD

Wszystkie diagramy przepływu danych mają pewne zasady, o których należy pamiętać:

• Każdy proces powinien mieć co najmniej jedne dane wejściowe i wyjściowe.

• Każdy magazyn danych powinien mieć co najmniej jeden dopływ danych i jeden wypływ danych.

• Dane przechowywane w systemie muszą przejść przez proces.

• Wszystkie procesy w DPD przechodzą do innego procesu lub magazynu danych.

Poziomy i warstwy DPD: od diagramów kontekstowych do pseudokodu

Diagram przepływu danych może stopniowo zagłębiać się w szczegóły, używając poziomów i warstw, koncentrując się na określonym elemencie. Poziomy DPD są ponumerowane 0, 1 lub 2, a czasami przechodzą nawet do poziomu 3 lub dalej. Niezbędny poziom szczegółowości zależy od zakresu tego, co próbujesz osiągnąć.

Poziom DPD 0 

Poziom DPD 0 nazywany jest również diagramem kontekstowym. Jest to podstawowy przegląd całego systemu lub procesu, który jest analizowany lub modelowany. Został zaprojektowany jako skrótowy widok, pokazujący system jako pojedynczy proces wysokiego poziomu wraz z jego powiązaniami z podmiotami zewnętrznymi. Powinien być łatwo zrozumiały dla szerokiego grona odbiorców, w tym interesariuszy, analityków biznesowych, analityków danych i programistów.

Poziom 1 DPD

Poziom 1 DPD zapewnia bardziej szczegółowe rozbicie fragmentów diagramu kontekstowego. Podkreśla główne funkcje systemu.

Poziom 2 DPD 

Poziom 2 DPD wchodzi o krok głębiej w części Poziomu 1. Osiągnięcie wymaganego poziomu szczegółowości działania systemu może wymagać większej ilości tekstu.

Przejście do poziomu 3, 4 i dalej jest możliwe, ale wyjście poza poziom 3 jest rzadkością. Może to spowodować złożoność, która utrudni skuteczną komunikację, porównywanie lub modelowanie.

Korzystając z warstw DPD, kaskadowe poziomy można zagnieżdżać bezpośrednio na schemacie, zapewniając przejrzysty wygląd z łatwym dostępem do zagłębienia się dalej. Jeśli DPD stanie się wystarczająco szczegółowy, programiści i projektanci mogą wykorzystać go do pisania pseudokodu, który jest kombinacją języka angielskiego i języka kodowania. Pseudokod ułatwia tworzenie samego kodu.

Przykłady wykorzystania DPD

Diagramy przepływu danych są przydatne do analizy lub modelowania różnych typów systemów w różnych dziedzinach.

• DPD w inżynierii oprogramowania: to właśnie tam diagramy przepływu danych miały swój główny początek w latach siedemdziesiątych. DPD mogą zapewnić skoncentrowane podejście do opracowania technicznego, w którym z góry przeprowadza się więcej badań, aby przejść do kodowania.

• DPD w analizie biznesowej: analitycy biznesowi używają DPD do analizowania istniejących systemów i znajdowania nieefektywności. Tworzenie diagramów procesu może ujawnić kroki, które w innym przypadku mogłyby zostać pominięte lub nie w pełni zrozumiane.

• DPD w reorganizacji procesów biznesowych (BPR): BPR zapoczątkowano w latach 90., aby pomóc organizacjom obniżyć koszty operacyjne, poprawić obsługę klienta i lepiej konkurować na rynku. DPD można wykorzystać do modelowania lepszego, bardziej wydajnego przepływu danych w procesie biznesowym. 

• DPD w zwinnym rozwoju: DPD można wykorzystać do wizualizacji i zrozumienia wymagań biznesowych i technicznych oraz planowania kolejnych kroków. Diagramy te mogą być prostym, ale potężnym narzędziem komunikacji i współpracy, pozwalającym skoncentrować się na szybkim rozwoju.

• DPD w strukturach systemowych: Każdy system lub proces można analizować stopniowo, aby go ulepszyć, zarówno pod względem technicznym, jak i nietechnicznym.

DPD a zunifikowany język modelowania (UML)

Podczas gdy DPD ilustruje przepływ danych przez system, UML jest językiem modelowania używanym w obiektowym projektowaniu oprogramowania w celu zapewnienia bardziej szczegółowego widoku. DPD może nadal stanowić dobry punkt wyjścia, ale podczas faktycznego tworzenia systemu programiści mogą sięgać po diagramy klas, struktur lub inne diagramy UML, aby uzyskać wymaganą szczegółowość.

Logiczny DPD a fizyczny DPD

Są to dwie kategorie diagramu przepływu danych: logiczny i fizyczny. Logiczny DPD wizualizuje przepływy danych, które są niezbędne do działania firmy. Koncentruje się na firmie i potrzebnych informacjach, a nie na tym, jak system działa lub ma działać. Jednak fizyczny diagram przepływu danych (DPD) pokazuje, w jaki sposób system jest wdrażany teraz lub jak zostanie wdrożony w przyszłości. Na przykład w logicznym DPD procesy byłyby czynnościami biznesowymi, podczas gdy w fizycznym DPD procesami byłyby programy i procedury ręczne.

Jak utworzyć diagram przepływu danych

DPD można utworzyć online za pomocą Lucidchart. Skorzystaj z naszych przykładów i specjalistycznych notacji, aby wizualnie przedstawić przepływ danych przez system. Nasz diagram przepływu danych jest prosty, ale skuteczny. 

Zacznij od szablonu, a następnie użyj kształtów, aby dostosować procesy, magazyny danych, przepływy danych i podmioty zewnętrzne. Przy użyciu Lucidchart diagramy przepływu danych można łatwo tworzyć, udostępniać i zawsze mieć do nich szybki dostęp online lub w dokumentacji. Zarejestruj się już dziś!