Diagramy przepływu danych można podzielić na dwa rodzaje: logiczne lub fizyczne. Dowiedz się więcej o tym, jak korzystać z każdego z nich.
Jaka jest różnica między logicznym i fizycznym diagramem przepływu danych?
Logiczny diagram przepływu danych skupia się na biznesie i działaniach biznesowych, z kolei fizyczny diagram przepływu danych dotyczy tego, jak dany system jest zaimplementowany. Zatem diagram przepływu danych odwzorowuje przepływ informacji w procesie lub systemie, natomiast diagram logiczny określa „co” (a fizyczny – „jak”). Stanowią one dwa różne spojrzenia na przepływ danych, a każde z nich ma na celu wizualizację i ulepszenie systemu. Logiczny diagram przepływu danych opisuje zdarzenia biznesowe, które mają miejsce, oraz dane wymagane w przypadku poszczególnych zdarzeń.Stanowi on solidną podstawę dla fizycznego diagramu przepływu danych, który przedstawia sposób działania systemu danych, czyli sprzęt, oprogramowanie, pliki papierowe i zaangażowanych ludzi. Wspólnie logiczny i fizyczny diagram przepływu danych mogą w pełni zwizualizować stan obecny i wymodelować nowy stan, który należy rozważyć, a następnie wdrożyć.
Logiczny diagram przepływu danych
Fizyczny diagram przepływu danych
Cel i zalety każdego z nich
Zaczynając od bieżącego logicznego diagramu przepływu danych, tworzysz mapę przepływu działań biznesowych w ich obecnym kształcie, co może uwypuklić wszelkie niedociągnięcia i nieefektywności. Możliwe też, że znasz już typ funkcjonalności, którą chcesz dodać, a aktualny logiczny diagram przepływu danych pomoże Ci zidentyfikować etapy procesu, z których być może trzeba będzie zrezygnować lub które będzie trzeba zmienić. Logiczny diagram przepływu danych, jak każdy diagram, powinien być na tyle szczegółowy, by można było na jego podstawie podjąć odpowiednie działania. Tworzenie aktualnego logicznego diagramu przepływu danych, w zależności od jego zakresu, może zająć sporo czasu i wydawać się żmudne, ale jest warte zachodu.
Kolejną zaletą logicznych diagramów przepływu danych jest to, że łatwiej mogą je zrozumieć osoby nieposiadające wiedzy technicznej. Prawdopodobnie będą one zrozumiałe dla osób zaangażowanych w działalność biznesową. Będą służyć jako dobre narzędzie do współpracy i komunikacji w celu lepszego przekazywania informacji i funkcjonowania, bez konieczności zastanawiania się jeszcze nad tym, „jak to zrobić”.Posłużą one jako łącznik pomiędzy potrzebami biznesowymi a wymaganiami technicznymi. Dzięki ścisłemu odwzorowaniu aktualnego logicznego przepływu informacji wszystkie zaangażowane osoby będą mogły lepiej go zrozumieć i poznać błędne założenia, niedomówienia i niedociągnięcia. Tworzenie modeli logicznych zmniejsza ryzyko pominięcia wymagań biznesowych, które w innych okolicznościach pojawiłyby się w procesie z opóźnieniem, powodując spóźnienia i konieczność wykonania poprawek.
Następnie, dobrze rozumiejąc już obecne działania biznesowe, możesz stworzyć model lepszego sposobu działania, tworząc logiczny diagram przepływu danych nowego stanu, pokazujący nowe funkcje i sposób działania w oparciu o to, co zostało ustalone podczas analizy biznesowej. Ten nowy logiczny diagram przepływu danych modeluje, jakie przepływy danych są niezbędne do osiągnięcia lepszego funkcjonowania, niezależnie od tego, jakie zastosowano rozwiązanie techniczne i w jaki sposób system zostanie wdrożony.
Po stworzeniu nowego logicznego diagramu przepływu danych można go wykorzystać do wybrania najlepszej metody realizacji działań biznesowych w zmodernizowanym systemie. Staje się to podstawą dla nowego fizycznego diagramu przepływu danych, który przedstawia fizyczne wdrożenie urządzeń, oprogramowania, plików i osób umożliwiających realizację procesów biznesowych. W tym sensie fizyczny diagram przepływu danych pozwala zapewnić firmie to, czego potrzebuje. To właśnie „jak” stanowi podstawę dla „co”. Fizyczny diagram przepływu danych stanowi następnie podstawę planu wdrożenia, który ma doprowadzić do powstania nowego oprogramowania, sprzętu, stanowisk i innych elementów fizycznych potrzebnych do uruchomienia procesu biznesowego.
Przykład analizy logicznego i fizycznego przepływu danych
Załóżmy, że dział HR stosuje przestarzałe metody i systemy wyszukiwania kandydatów. Zamiast od razu zabierać się za przeglądanie nowego oprogramowania, zacznij od stworzenia mapy obecnego logicznego przepływu danych. Szczegółowo przedstaw obecne działania biznesowe, takie jak te podjęte w celu napisania ogłoszenia o pracę, opublikowania go, wprowadzenia kandydatów do bazy danych firmy, powiadomienia menedżerów ds. rekrutacji, aktualizacji plików, śledzenia etapów procesu, powiadomienia kandydatów itd. Wszystko to z perspektywy działań biznesowych, a nie technologii czy innych elementów „jak”. Przedstawi to aktualny przepływ danych i będzie stanowić podstawę do komunikacji i współpracy nad lepszymi rozwiązaniami, które pozwolą wykonać niezbędne działania biznesowe w celu przesiewania kandydatów do pracy. Następnie opracuj mapę potencjalnego nowego logicznego przepływu. Może na przykład informować na czas menedżerów ds. rekrutacji, dzięki czemu będą zawsze na bieżąco. Mogą mieć dzięki temu również łatwiejszy dostęp do CV i porównywania kwalifikacji wybranych kandydatów. Ten nowy logiczny diagram przepływu danych stanowi podstawę do dyskusji o tym, jak najlepiej wdrożyć lepsze funkcjonowanie pod względem oprogramowania, sprzętu, systemów archiwizacji i pracowników, a wszystkie te elementy można zwizualizować w fizycznym diagramie przepływu danych. Można tego użyć do oceny rozwiązań programowych i innych elementów wdrożenia oraz do sprawdzenia, które z nich najlepiej odpowiada potrzebom biznesowym. Możesz na przykład przedstawić, jak różne platformy programowe będą się różnić w różnych wersjach fizycznego diagramu przepływu danych, co pomoże wyłonić najlepsze rozwiązania.
Różnice między logicznymi i fizycznymi diagramami przepływu danych
Diagramy przepływu danych składają się z czterech elementów: podmiotów zewnętrznych, procesów, magazynów danych i przepływów danych. Jednak w logicznych diagramach przepływu danych elementy reprezentują inne perspektywy niż w fizycznych diagramach przepływu danych.
Na przykład w logicznych diagramach przepływu danych procesami są działania biznesowe; w fizycznych diagramach przepływu danych procesami są programy komputerowe, procedury manualne lub inne sposoby przetwarzania informacji. W logicznych diagramach przepływu danych magazynami danych są zbiory informacji, niezależnie od tego, jak są przechowywane; w fizycznych diagramach przepływu danych magazynami danych są bazy danych, pliki komputerowe i pliki papierowe.
Jak się ich używa w różnych obszarach
Logiczne i fizyczne diagramy przepływu danych w inżynierii oprogramowania: diagramy przepływu danych wywodzą się z inżynierii i rozwoju oprogramowania. Logiczny diagram przepływu danych może przedstawiać bieżące i niezbędne działania wymagane w danym procesie. Nowy logiczny diagram przepływu danych przedstawia nowy zbiór działań i funkcji. Bieżący fizyczny diagram przepływu danych przedstawia aktualne oprogramowanie, sprzęt, bazy danych i ludzi do wykonywania działań, a nowy fizyczny diagram przepływu danych modeluje wdrożenie nowego systemu. Taka analiza może stanowić lepszy sposób na dotarcie do rzeczywistego kodu, który spełnia nasze wymagania.
W analizie biznesowej: logiczny diagram przepływu danych może pomóc określić wymagania biznesowe, które w przeciwnym razie nie zostałyby sformułowane aż do późnego etapu procesu, powodując opóźnienia i konieczność wykonania poprawek. Służy także jako narzędzie przejrzystej komunikacji z osobami nieposiadającymi wiedzy technicznej, zaangażowanymi w działalność biznesową, zarówno w odniesieniu do obecnego przepływu informacji, jak i proponowanego nowego sposobu. Fizyczny diagram przepływu danych następnie informuje, w jaki sposób system ma spełniać wymagania.
W analizie strukturalnej: w klasycznej analizie strukturalnej typu top-down rysuje się logiczne diagramy przepływu danych aktualnego systemu, aby opisać jego aktualny stan, a następnie modeluje się ulepszony system w nowym logicznym diagramie przepływu danych. Następnie rysowane są fizyczne diagramy przepływu danych (top-down), aby pokazać docelowe fizyczne rozwiązanie oprogramowania, urządzeń i innych elementów systemu. W przypadku analizy strukturalnej opartej na zdarzeniach (bottom-up) kontekstowy diagram przepływu danych (poziom 0) określa zakres projektu, a kolejne poziomy dzielą go na podprocesy. Następnie należy określić zdarzenia systemowe, które wymagają reakcji, a potem narysować diagram przepływu danych zdarzeń, aby zobrazować, jak każde z nich jest obsługiwane. Te diagramy przepływu danych mogą być następnie połączone w diagram systemu.
W biurze i administracji: logiczny diagram przepływu danych jest używany do przedstawienia działań biznesowych, które trzeba wykonać, aby biuro mogło funkcjonować. Nowy logiczny diagram przepływu danych może wtedy modelować lepszą funkcjonalność z danymi biura, takimi jak dane personelu czy dane klientów i zamówień. Stanowi podstawę do zastanowienia się, jak osiągnąć usprawnienia, pokazane w fizycznym diagramie przepływu danych przedstawiającym, jak wdrożyć nowe oprogramowanie, urządzenia, pliki danych lub bazy danych oraz ludzi.
W służbie zdrowia: aktualny fizyczny diagram przepływu danych może przedstawiać obecny system przepływu danych, takich jak informacje o pacjentach. Można go użyć do narysowania logicznego diagramu przepływu danych, przedstawiającego funkcje danych bez „jak”. Te diagramy przepływu danych pomagają w jasnym zrozumieniu braków i wymagań stawianych nowemu systemowi. To z kolei stanowi podstawę do stworzenia nowego logicznego diagramu przepływu danych, a następnie nowego fizycznego diagramu przepływu danych, przedstawiającego nowe oprogramowanie, urządzenia, bazy danych i inne fizyczne elementy.
Szybkie wprowadzenie do diagramów przepływu danych
Diagramy przepływu danych zostały spopularyzowane w późnych latach siedemdziesiątych przez pionierów informatyki Eda Yourdona i Larry'ego Constantine'a, dzięki książce Structured Design. Koncepcja ustrukturyzowanego modelu projektowania pojawiła się w dziedzinie inżynierii oprogramowania, a wraz z nią metoda diagramu przepływu danych. Diagramy przepływu danych mogą obejmować zarówno proste przeglądy procesów, jak i dogłębne, wielopoziomowe diagramy przepływu danych, które stopniowo analizują sposób, w jaki dane są przetwarzane. Mogą służyć do analizy istniejącego systemu lub modelowania nowego. Używają zdefiniowanych systemów symboli, aby zobrazować cztery elementy: podmioty zewnętrzne, procesy, magazyny danych i przepływ danych. Najpopularniejsze systemy symboli zostały nazwane od nazwisk ich twórców: Yourdon i Coad; Yourdon i DeMarco; oraz Gane i Sarson.
Poziomy DPD są ponumerowane 0, 1 lub 2, a czasami przechodzą nawet do poziomu 3 lub dalej. Niezbędny poziom szczegółowości zależy od zakresu tego, co próbujesz osiągnąć. Poziom DPD 0 nazywany jest również diagramem kontekstowym. Jest to podstawowy przegląd całego systemu lub procesu, który jest analizowany lub modelowany. Poziom 1 DPD zapewnia bardziej szczegółowe rozbicie fragmentów diagramu kontekstowego. Podkreślisz główne funkcje realizowane przez system, rozkładając wysokopoziomowy proces Diagramu Kontekstowego na jego podprocesy. Poziom 2 DPD przechodzi następnie o krok głębiej w części Poziomu 1. Osiągnięcie wymaganego poziomu szczegółowości działania systemu może wymagać większej ilości tekstu.
O ile diagramy przepływu danych są używane w modelowaniu procesów w systemach, o tyle modelowanie danych często odbywa się za pomocą diagramów związków encji, aby przedstawić, jakie dane znajdują się w systemie. W modelowaniu obiektowym UML (Unified Modeling Language) najlepiej opisuje logikę „co” i „dlaczego” systemu. Diagramy przepływu danych różnią się także od schematów blokowych, które przedstawiają etapy realizacji procesu, zwykle za pomocą prostych pól i strzałek. Schematy blokowe nie przedstawiają wejść ani wyjść dla zewnętrznych źródeł, nie pokazują też ścieżki danych, które zakończą proces.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Zapoznaj się z tym szczegółowym artykułem poświęconym diagramom przepływu danych.
