Jak stworzyć diagram przepływu danych

Firmy codziennie używają diagramów przepływu danych do analizowania istniejących systemów, żeby zobaczyć, gdzie występują przeszkody, oraz do tworzenia nowych procesów biznesowych. Diagram przepływu danych (DFD) ilustruje przepływ i transformację danych dla konkretnego procesu biznesowego. Jest to wizualna reprezentacja przepływu danych przez system, dzięki której możesz zobaczyć, skąd pochodzą dane, dokąd trafiają i jak są przechowywane. Dowiedz się, jak możesz stworzyć DFD za pomocą Lucidchart w zaledwie 10 krokach.

Fizyczne i logiczne diagramy przepływu danych

Zanim przystąpisz do tworzenia diagramu przepływu danych, musisz ustalić, który typ diagramu — fizyczny czy logiczny — najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Jeśli dopiero zaczynasz przygodę z diagramami przepływu danych, nie martw się — różnica między nimi jest dość prosta:

• Logiczne diagramy przepływu danych skupiają się na tym, co dzieje się w ramach konkretnego przepływu informacji, w tym na rodzaju przesyłanych informacji, podmiotach, które je odbierają, oraz ogólnych procesach, które następują. Procesy opisane w logicznym diagramie DFD stanowią działalność biznesową. Logiczny diagram DFD nie zagłębia się w techniczne aspekty procesu lub systemu, takie jak sposób jego budowy i wdrożenia, dlatego nie ma potrzeby uwzględniania szczegółów dotyczących konfiguracji czy technologii przechowywania danych. Pracownicy nieposiadający wiedzy technicznej powinni być w stanie zrozumieć te diagramy, dzięki czemu logiczne diagramy DFD stanowią doskonałe narzędzie do komunikacji z interesariuszami projektu.
• Fizyczne diagramy przepływu danych skupiają się na tym, jak przebiega przepływ informacji. Diagramy te przedstawiają oprogramowanie, sprzęt, pliki oraz osoby uczestniczące w przepływie informacji. Szczegółowy diagram przepływu danych może ułatwić tworzenie kodu niezbędnego do wdrożenia systemu danych.

Zarówno fizyczne, jak i logiczne diagramy przepływu danych mogą przedstawiać ten sam przepływ informacji. Gdy są stosowane razem, dostarczają one więcej szczegółów niż każdy z tych diagramów osobno. Przy podejmowaniu decyzji, z której opcji skorzystać, należy mieć na uwadze, że mogą być potrzebne obie. 

Sprawdź ten przewodnik dotyczący fizycznych i logicznych diagramów DFD, aby uzyskać więcej informacji.

Symbole i notacja diagramu przepływu danych

Diagram przepływu danych składa się z czterech podstawowych elementów: procesów, magazynów danych, podmiotów zewnętrznych oraz przepływów danych. W zależności od zastosowanej metodyki (Gane’a-Sarsona lub Yourdona i Coada) symbole używane na diagramach przepływu danych (DFD) nieznacznie się różnią. Na przykład w notacji Yourdona i Coada do reprezentowania procesów używa się kół, a w notacji Gane’a i Sarsona — prostokątów z zaokrąglonymi rogami. Inną różnicą jest symbol używany do oznaczenia magazynów danych — w notacji Yourdona i Coada stosuje się równoległe linie, natomiast w notacji Gane’a i Sarsona — prostokąt z otwartym bokiem.

 Jeśli nie wiesz, jak używać poszczególnych symboli, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po symbolach DFD.

Elementy diagramu przepływu danych

Żeby zacząć, musisz stworzyć diagram kontekstowy (zwany też poziomem 0), który przedstawia cały system. Pomyśl o tym, że jest to widok z lotu ptaka, na który może spojrzeć każdy — inżynierowie, klienci i kadra menedżerska — aby zrozumieć, jak działa dany proces. Kiedy już utworzysz DPD, możesz dodać poziomy, które zawierają więcej informacji o procesie. Możesz kontynuować dodawanie kolejnych warstw do DPD, ale staraj się ograniczyć je do minimum. Więcej informacji o diagramach przepływu danych znajdziesz w naszym przewodniku tutaj.

 Standardowe symbole stosowane w diagramach przepływu danych przedstawiają różne elementy systemu. Na przykład możesz użyć jednego kształtu do reprezentowania podmiotów zewnętrznych, a innego symbolu do reprezentowania procesu. Oto symbole, których musisz użyć, by stworzyć DPD:

•  Procesy są przedstawiane jako okrąg lub kwadrat z poziomą linią na górze. Proces jest działaniem biznesowym, w którym dochodzi do przetwarzania i przekształcania danych. Podczas procesu dochodzi do przetwarzania danych.
• Magazyny danych to prostokąty (czasem mają pionową linię w symbolu), które pokazują, gdzie przechowywane są wymagane lub wytwarzane dane związane z procesem.
• Podmioty zewnętrzne są przedstawione jako kwadrat. Podmiotem zewnętrznym może być osoba, system lub aplikacja. To miejsce, na którym dane się zaczynają lub kończą.
• Przepływy danych są reprezentowane przez strzałki. Nazwa strzałki odpowiada rodzajowi danych przepływających przez system.

Skorzystaj z 10 prostych kroków, aby narysować diagram przepływu danych online z Lucidchart

Wiesz już, z czego składa się diagram przepływu danych, zobaczmy więc, jak łatwo można go stworzyć za pomocą naszego zaawansowanego rozwiązania online. Udostępniamy szereg różnorodnych szablonów, które możesz wykorzystać jako punkt wyjścia. W tym poradniku pokażemy Ci, jak utworzyć diagram DPD poziomu 0 dla zakupów online. Zaloguj się na swoje konto (jeśli go nie masz, zarejestruj się, by wypróbować Lucidchart bezpłatnie) i wykonaj poniższe kroki, by utworzyć DPD.

1. Utwórz nowy dokument w Lucidchart

 Na stronie głównej Lucid kliknij + Nowy, wybierz Lucidchart i wybierz Pusty dokument.

2. Nazwij diagram przepływu danych

 Kliknij nagłówek „Pusty diagram” w lewym górnym rogu ekranu. Wpisz nazwę swojego diagramu w polu tekstowym. Nazwa Twojego diagramu DPD pojawi się w lewym górnym rogu ekranu.

3. Dodaj podmiot zewnętrzny, która uruchamia proces

 Na głównym pasku narzędzi, w sekcji „Kształty”, znajduje się biblioteka kształtów przedstawiających przepływ danych, zawierająca symbole potrzebne do stworzenia diagramu DFD: procesy, magazyny danych, przepływ danych oraz podmioty zewnętrzne. Dostępne są symbole dla metod Yourdona i Coada, Yourdona i DeMarco oraz Gane’a i Sarson. Do diagramu możesz też dodawać obrazy. 

Kliknij i przytrzymaj jeden z symboli podmiotu zewnętrznego, a następnie przeciągnij go na obszar roboczy.

 Kliknij podświetlony tekst w polu i wpisz nazwę podmiotu zewnętrznego. W naszym przykładzie wpiszemy „klient”. Możesz użyć zakrzywionej strzałki w lewym górnym rogu kwadratu, aby obrócić symbol. Usuń symbol, klikając go i naciskając klawisz Delete na klawiaturze.

4. Dodaj proces do DPD

Przeciągnij ikonę procesu w wybrane miejsce na obszarze roboczym. Wpisz nazwę procesu. Nazwijmy ten proces „dodanie produktu do koszyka”.

5. Dodaj magazyn danych do diagramu

Kliknij i przytrzymaj symbol magazynu danych i przeciągnij go tam, gdzie chcesz go umieścić w przestrzeni roboczej. Wpisz nazwę magazynu danych. Nasz nazwaliśmy jako „koszyk na zakupy”.

6. Dodaj kolejne elementy do DPD

Przeciągnij i upuść odpowiednie symbole, aby dodać do diagramu wszystkie podmioty zewnętrzne, procesy i magazyny danych. Przesuwaj symbole, klikając je i przytrzymując, a następnie przeciągnij w nowe miejsce. Kliknij symbol, aby zmienić jego rozmiar, a następnie kliknij i przytrzymaj niebieską ramkę w jednym z rogów i przeciągnij róg, aby powiększyć lub pomniejszyć kształt. Użyj wykresu tła jako punktu orientacyjnego do wyrównania i doboru rozmiaru.

7. Dodaj przepływ danych do DPD

Kliknij podmiot, proces lub magazyn danych, a następnie kliknij i przytrzymaj jedno z kółek ze strzałką i przeciągnij linię do odpowiedniego symbolu.

Wskazówka: jeśli wolisz tworzyć proces przepływu danych w trakcie uzupełniania diagramu, kliknij podmiot, proces lub magazyn danych, a następnie kliknij i przytrzymaj jedno z kółek i przeciągnij linię, aby narysować strzałkę. Zwolnij przycisk myszy, a pojawi się ramka z symbolami DPD. Kliknij kształt, który chcesz dodać, a zostanie on automatycznie utworzony.

8. Nazwij przepływ danych

Dodaj nazwę, żeby opisać przepływ danych, klikając dwukrotnie linię strzałki. Pojawi się pole do wpisania tekstu; wpisz nazwę przepływu danych.

9. Dostosuj DPD za pomocą kolorów i czcionek

Kiedy masz już podstawowy projekt diagramu, możesz dodawać kolory do symboli, zmieniać czcionki i dopasowywać strzałki. Oto, jak możesz to zrobić:

• Dodawanie kolorów do symboli: kliknij symbol na diagramie, a następnie kliknij ikonę wypełnienia kolorem w menu kontekstowym u góry obszaru roboczego, aby wybrać kolor. Żeby nadać wielu symbolom ten sam kolor, kliknij pierwszy element, a następnie, trzymając wciśnięty klawisz Shift, kliknij pozostałe kształty. Następnie kliknij ikonę wypełnienia kolorem i wybierz kolor.
• Zmień czcionkę: wybierz opcję Zaznacz wszystko z menu Wybierz. Kliknij pole czcionki, wybierz nową czcionkę i kliknij ją. Cały tekst w diagramie zostanie zaktualizowany. Możesz użyć innych skrótów (kolor czcionki, rozmiar, pogrubienie, kursywa, podkreślenie i wyrównanie), aby jeszcze precyzyjniej dostosować czcionkę.
• Zmiana stylu strzałki: kliknij strzałkę, aby ją zaznaczyć. Następnie kliknij ikonę strzałki na pasku menu i wybierz jeden z dziewięciu innych stylów. Żeby zmienić styl wszystkich strzałek, wybierz polecenie Zaznacz wszystko z menu wyboru.

10. Dodaj tytuł do diagramu i udostępnij go 

 W menu kształtów w bibliotece standardowych kształtów pojawi się wielka litera T. Kliknij i przeciągnij w miejsce, w którym chcesz dodać tytuł do diagramu. Wpisz tytuł, a jeśli chcesz, dostosuj czcionkę i rozmiar czcionki za pomocą skrótów klawiszowych u góry ekranu.

Możesz z łatwością udostępnić swój diagram DFD innym osobom w wiadomości e-mail, za pomocą linku lub umieścić go na stronie internetowej. Kliknij przycisk Udostępnij w prawym górnym rogu ekranu, a pojawi się okienko. Wybierz, w jaki sposób chcesz udostępnić DPD i wprowadź odpowiednie informacje.

Po dodaniu współpracownika i wysłaniu linku do DPD e-mailem możecie jednocześnie pracować nad diagramem przepływu danych i używać funkcji czatu (żółta ikona cytatu w prawym górnym rogu ekranu) do prowadzenia dyskusji.

Najprostszy sposób na stworzenie diagramu przepływu danych online

Oprócz wykonania tych czynności możesz również stworzyć diagram przepływu danych w Lucidchart, korzystając z funkcji Lucid AI, która pozwala wygenerować diagram na podstawie polecenia głosowego lub tekstowego, albo zacząć od gotowego szablonu. Lucidchart jest aplikacją internetową, dlatego Twój diagram jest automatycznie zapisywany i możesz korzystać z niego praktycznie z każdego miejsca, w którym masz połączenie z Internetem. Zarejestruj się i skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego, aby przekonać się, jak łatwy w użyciu jest program Lucidchart.