Das Toolkit des öffentlichen Dienstes für mühelose Dokumentation

Mehr öffentliche Organisationen als je zuvor wagen den Sprung und modernisieren Ihre Abläufe durch digitale Transformation. Im Rahmen dieser Initiative werden der aktuelle Zustand und das Datenökosystem einer Organisation bewertet, Möglichkeiten zur Optimierung und Automatisierung identifiziert sowie Pläne für Veränderungen dokumentiert.

Um die Teams während dieser komplexen digitalen Transformationsbemühungen auf Kurs zu halten, benötigt der öffentliche Sektor eine klare und effiziente Dokumentation. Die traditionelle Dokumentation ist jedoch stagnierend, zeitaufwändig zu erstellen und schwer zu pflegen. Es ist offensichtlich, dass für den Erfolg der digitalen Transformation ein neuer Ansatz für die Dokumentation erforderlich ist.

Mit Lucid können Sie die Dokumentation mühelos gestalten, Teams innovativ arbeiten lassen und eine zentrale Informationsquelle schaffen, um Teams auszurichten. Lucid kann auch Silos für Teams im öffentlichen Sektor verbinden und so fragmentierte Teams verknüpfen und die Zusammenarbeit fördern. Und da Lucid sich mit Anwendungen wie Jira integrieren lässt, können Sie Tools konsolidieren und einen Tech-Stack aufbauen, der nahtlos zusammenarbeitet.

In diesem Toolkit haben wir die besten Lucid-Vorlagen zusammengestellt – erstellt in Lucidspark, unserem virtuellen Whiteboard, und Lucidchart, unserer intelligenten Diagramm-Anwendung – um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Vorlagen zur Dokumentation von Vision und Richtung

Die digitale Transformation ist ein komplexer Prozess. Um mit dieser Art von internen und externen Veränderungen umzugehen, ist es entscheidend, Teams auf eine gemeinsame Vision und Richtung abzustimmen.

Diese Vorlagen helfen Ihnen, das „Warum“ hinter jeder Initiative zu identifizieren. Sobald das Warum feststeht, bringen Sie alle entscheidenden Stakeholder auf einen Nenner, schaffen eine gemeinsame Vision und treffen fundierte Entscheidungen.

Ausrichtung der Vision

Lucidspark – unser virtuelles Whiteboard – bietet eine Vorlage zur Ausrichtung der Vision, die Ihnen hilft, Ihre Organisation abzustimmen. Die clevere Nutzung von Breakout-Boards ermöglicht es Ihnen, mehrere Vision Boards zu erstellen, eines für jedes Team oder jede Person, bevor Sie eine gemeinsame Vision zusammenstellen. Wenn alle bereit sind, können Sie wiederkehrende Themen zusammenführen, um eine übergeordnete Vision und Richtung zu schaffen. 

Product Vision Board

Diese Vorlage für ein Product Vision Board hilft Teams, sowohl asynchron als auch synchron auf einem virtuellen Whiteboard zusammenzuarbeiten, um eine Produktvision und -strategie zu entwickeln. Sammeln Sie Informationen zu Zielgruppen, Bürgerbedürfnissen, Organisationszielen und mehr in einem visuell kollaborativen Raum. 

IT-Audit-Flussdiagramm

Mit unserer intelligenten Diagrammsoftware Lucidchart können Sie diese Vorlage für IT-Audit-Flussdiagramme nutzen. Diese Vorlage bildet den Prozess eines IT-Audits in einem intelligenten Diagramm ab und kann es Ihnen erleichtern, die Leistung zu verbessern, Daten zu schützen und Bedrohungen zu reduzieren. 

Citizen-Journey-Karte

Um ihren Bürgerinnen und Bürgern bestmöglich zu dienen, müssen Organisationen des öffentlichen Sektors zunächst deren Citizen Journey verstehen. Dazu gehören Online-Interaktionen, persönliche Transaktionen und andere Formen der Kommunikation. Die visuelle Darstellung, wie sich Bürgerinnen und Bürger von einem Berührungspunkt zum anderen bewegen, kann Ihnen helfen zu verstehen, wie Sie ihr Gesamterlebnis durch die Digitalisierung und Vereinheitlichung von Systemen verbessern können.

Obwohl dies eine Vorlage für eine Customer-Journey-Karte ist, kann sie auch zur Abbildung der Citizen Journey verwendet werden.

Vorlagen für die Dokumentation von technischen Systemen

Die Ziele des öffentlichen Sektors zur Digitalisierung, Innovation und Verbesserung der Erfahrungen hängen von der Systemgestaltung ab – und Visualisierung ist der erste Schritt. Mit diesen Vorlagen können Teams ihre aktuelle Situation abbilden und zukünftige Strukturen entwerfen, um eine flexible, skalierbare und agile Infrastruktur aufzubauen.

Layout eines physischen Netzwerkdiagramms

Mit dieser Vorlage können Sie mühelos die Komponenten des Layouts Ihres physischen Netzwerks visualisieren, sodass Sie Dinge wie die WLAN-Abdeckung abbilden können. Dieses Maß an erhöhter Transparenz ermöglicht es Organisationen des öffentlichen Sektors, ihren Bürgern oder Stakeholdern nahtlose und zuverlässige Erfahrungen zu bieten.

Architekturdesign 

Das Entwerfen von Architektur ist um einiges einfacher, wenn es visuell stattfindet. Die Architekturdesign-Vorlage von Lucid bietet Ihnen den Raum, um Ihre Designdiagramme zu importieren, Probleme zu identifizieren und Lösungen zu entwickeln. Sie können kontinuierlich an Iterationen arbeiten und organisch eine wertvolle Dokumentation des Prozesses erstellen.

Vorlagen zur Durchführung von agilen Meetings

Um erfolgreich groß angelegte Initiativen wie die digitale Transformation voranzutreiben, ist es entscheidend, Agilität zu fördern. Doch in der heutigen Remote-Arbeitsumgebung kann es herausfordernd sein, agile Veranstaltungen durchzuführen.

Mit diesen Vorlagen können Teams des öffentlichen Sektors leichter agile Meetings durchführen und eine nahtlose Zusammenarbeit sicherstellen, selbst wenn sie in verschiedenen Zeitzonen oder an unterschiedlichen Standorten arbeiten.

Sprint-Planung

Unsere Vorlage für die Sprint-Planung und den Team-Meetingraum dient als virtueller Hub, der die Vorteile eines physischen Teamraums nachbildet. Sie bietet eine ideale Umgebung für Agile-Teams, insbesondere für diejenigen, die remote oder in hybriden Setups arbeiten, um kollaborative Sprint-Planungssitzungen nahtlos durchzuführen.

Sprint-Retrospektive

In ähnlicher Weise ist diese Sprint-Retrospektive-Vorlage eine ideale Ergänzung zu jeder Sprint-Planungssitzung. Verwenden Sie die Sprint-Retrospektive-Vorlage am Ende Ihres Team-Sprints, damit alle reflektieren und Feedback geben können. Die Informationen, die Sie erhalten, können entscheidend zur Verbesserung von Prozessen und zukünftigen Sprints beitragen.

Vorlagen zur Dokumentation der Organisationsstruktur

Eine transparente, gut dokumentierte Organisationsstruktur ist die Grundlage für effektive Führung und effiziente Prozesse – ihre Erstellung ist jedoch oft komplex und zeitaufwendig. Die untenstehenden Vorlagen können den Prozess in Gang setzen und Teams im öffentlichen Sektor dabei unterstützen, die Struktur ihrer Organisation effizient zu dokumentieren und zu visualisieren. 

Und das Beste daran? Die Dokumentation, die Sie aus diesen Vorlagen erstellen, bleibt bei Änderungen auf dem neuesten Stand, was bedeutet, dass Ihre gesamte Organisation immer abgestimmt ist.

Organigramm nach Standort

Es ist wichtig, einen Überblick über Ihre Organisation zu erhalten, um komplexe Beziehungen zwischen den Rollen zu verstehen. Ein Organigramm kann Ihnen dabei helfen. Es gibt verschiedene Arten von Organigrammen. Wenn Teams jedoch über verschiedene Standorte oder im Homeoffice arbeiten, ist die Standortsortierung ein entscheidender Faktor für Übersicht und Effizienz. Mit Lucid können Sie auch Ihre bestehenden Organigramm-Informationen aus Tabellenblättern importieren und eine visuelle zentrale Informationsquelle erstellen.

Rahmen für Rollen und Verantwortlichkeiten

Mit dieser Vorlage können Sie die Berichtshierarchie einfach visualisieren und wichtige Stakeholder identifizieren, wodurch wertvolle Zeit bei der Schulung von neuen oder bestehenden Mitarbeitenden gespart wird. Sie können das Rahmenwerk auch an Ihren individuellen Anwendungsfall anpassen.

Vorlagen für die Dokumentation von Change-Management-Plänen und Zeitplänen

Effektive Veränderungsinitiativen und Implementierungen erfordern eine nahtlose Ausrichtung und Zusammenarbeit. Um dies zu erreichen, benötigen Teams im öffentlichen Sektor eine zuverlässige Methode, um wichtige Stakeholder zu identifizieren, die Auswirkungen auf verschiedene Organisationseinheiten zu verstehen und klare Fristen und Meilensteine festzulegen.

Mit diesen Vorlagen ermöglichen Sie es Ihren Teams, Entscheidungsprozesse zu beschleunigen, die Zusammenarbeit zu fördern und Veränderungsinitiativen erfolgreich umzusetzen.

Vorlage für strategische Änderungen

Mit dieser Vorlage für strategische Änderungen können Teams im öffentlichen Sektor Stakeholder abstimmen, Verständnis fördern und klare und zielgerichtete Veränderungsinitiativen umsetzen. Diese Vorlage hilft Teams, ihre Vision für den Wandel zu artikulieren, die Bedeutung der Transformation hervorzuheben, Erfolgsmetriken zu definieren, potenzielle Auswirkungen zu identifizieren und damit verbundene Risiken zu bewerten.

Zeitstrahl

Jedes Team benötigt diese grundlegende Zeitstrahl-Vorlage in seinem Toolkit. Verwenden Sie sie, um organisiert und abgestimmt zu bleiben, während Sie wichtige Ereignisse mühelos visualisieren und verfolgen. Wie bei allen Lucid Dokumenten können Sie auch Teamkollegen einladen, um den Fortschritt in Richtung der wichtigsten Meilensteine zu koordinieren.

Technologie-Roadmap

Optimieren Sie zukünftige Produktveröffentlichungen und -fortschritte mit dieser Technologie-Roadmap-Vorlage. Planen und visualisieren Sie effizient den Verlauf technologischer Entwicklungen, um eine nahtlose Koordination und erfolgreiche Implementierungen zu ermöglichen.

Modernisieren Sie Ihren Dokumentations-Workflow mit Lucid

Eine sorgfältige Dokumentation ist im öffentlichen Sektor von entscheidender Bedeutung. Eine effektive Dokumentation fördert Innovation, Abstimmung und Klarheit in den Teams – besonders wenn Sie Systeme und Prozesse nach und nach organisch dokumentieren können. Der Aufbau einer zentralen Informationsquelle ist eine der wertvollsten Ressourcen, in die Sie investieren können. 

Teams im öffentlichen Sektor profitieren in mehrfacher Hinsicht, wenn sie ihre Dokumentation mit Lucid erstellen. Unsere leistungsstarke Lösung ist:

• Cloudbasiert, sicher und konform: Die Plattform von Lucid stellt sicher, dass die Dokumentation Ihres Teams von überall aus sicher zugänglich ist und bietet die Flexibilität, die für die Arbeit und Zusammenarbeit von zu Hause aus erforderlich ist. Da Lucid von FedRAMP auf der Moderaten Auswirkungsstufe autorisiert ist und eine sichere Umgebung bietet, brauchen Sie sich beim Teilen von Dokumenten keine Sorgen zu machen.
• Zentral und aktuell: Durch den Aufbau einer zentralen Informationsquelle für Ihre Dokumentation in Lucid erhält jedes Teammitglied einfachen Zugriff auf die neuesten Informationen, was die Zusammenarbeit in Echtzeit fördert und das Risiko veralteter Daten reduziert. Team-Hubs tragen zur Aufrechterhaltung eines einheitlichen Dokumentenspeichers bei und ermöglichen einen nahtlosen Informationsaustausch.
• Intelligent und interaktiv: Die intelligenten Funktionen von Lucid, wie die bedingte Formatierung von Organigrammen und die Lucidscale Cloud-Visualisierung, helfen bei der Automatisierung von Dokumentationsaufgaben und der Verbesserung der Datenvisualisierung. Der interaktive Charakter der Plattform ermöglicht es den Teammitgliedern, mühelos zusammenzuarbeiten und wertvolles Feedback im Kontext zu geben.
• Leistungsstark während des gesamten Projektlebenszyklus: Mit der Universal Canvas von Lucid ist es einfach, die Vision festzulegen und gemeinsam in Lucidspark ein Brainstorming durchzuführen und dann zu Lucidchart zu wechseln, um das formale Diagramm zu entwerfen. Sie müssen nicht einmal Ihren Arbeitsbereich verlassen, um zwischen den beiden Funktionen zu wechseln. 

Also, sind Sie bereit, die digitale Transformation zu beschleunigen und mühelos Dokumentationen zu erstellen? Mit Lucid erstellen Sie ein robustes und zukunftssicheres Dokumentationsframework.