Wie Ingenieurteams bei Docusign Lucid nutzen, um Klarheit zu skalieren und sich auf KI vorzubereiten

Als Führungskraft im Ingenieurswesen bei Docusign gehört es zu meinen Hauptaufgaben sicherzustellen, dass unsere Teams schnell agieren können, ohne dabei die Übersicht zu verlieren.

Doch wie viele wachsende Engineering-Organisationen stießen auch wir auf eine vertraute Hürde: mangelnde Abstimmung, isolierte Informationssilos und manuelle Dokumentation.

Vor der Einführung von Lucid waren unsere Architektur- und Systemdiagramme:

• über verschiedene Tools und Dokumente verstreut

• uneinheitlich in Format und Detailtiefe

• schwer aktuell zu halten oder auffindbar zu machen

Da verschiedene Teams unterschiedliche Ansätze verfolgten, gestaltete sich die teamübergreifende Zusammenarbeit unnötig kompliziert. Selbst einfache Fragen wie „Wie sieht das aktuelle System aus?“ oder „Wie interagiert dieser Dienst mit anderen?“ erforderten oft das Durchsuchen veralteter Dokumente oder zeitaufwendige Meetings.

Wir benötigten nicht bloß bessere Diagramme. Was wir brauchten, war eine gemeinsame visuelle Sprache sowie ein zentrales Referenzsystem.

Genau hier kam Lucid ins Spiel. Lucid hat uns die Transparenz und Abstimmung verschafft, die notwendig sind, um fundierte Entscheidungen zu treffen, rasch zu handeln und uns auf die Einführung von KI vorzubereiten.

Die Wirkung von Lucid: Schnellere Umsetzung, bessere Abstimmung und KI-Bereitschaft

Seit der Einführung von Lucid haben wir die Art und Weise, wie wir als Engineering-Organisation dokumentieren, kommunizieren und zusammenarbeiten, grundlegend verändert.

Zu den bedeutendsten Verbesserungen gehören unter anderem:

• Erhebliche Zeiteinsparung: Die Erstellung von Architekturdiagrammen dauert nun Minuten statt Stunden oder Tage, was zu einer geschätzten Reduzierung der Dokumentationszeit um 70 % führt.

• Bessere Abstimmung: Teams können Systeme schnell erfassen, ohne dass ein intensiver Kontextwechsel erforderlich ist.

• Zentralisiertes Wissen: Ein einziges Repository für Diagramme stellt Konsistenz und Zugänglichkeit sicher.

• Stärkere funktionsübergreifende Zusammenarbeit: Ingenieur:innen und nicht-technische Stakeholder sprechen nun dieselbe visuelle Sprache, was zu einer Reduzierung der Meetings um 30 % führt, die zur Abstimmung der Teams erforderlich sind.

Einer der wichtigsten (und oft übersehenen) Vorteile besteht jedoch darin, dass wir nun besser auf KI vorbereitet sind.

Wie die meisten Führungskräfte habe ich mir intensiv Gedanken darüber gemacht, was unsere Engineering-Teams bei Docusign schon jetzt tun können, um sich auf die KI-Implementierung vorzubereiten. Die Dokumentation des Ist-Zustands unserer Systeme – von Datenflüssen über Dienstinteraktionen bis hin zu Abhängigkeiten – ist einer der entscheidendsten Schritte bei der Erwägung, KI in unsere Workflows zu integrieren.

KI-Agenten benötigen ebenso wie unsere Ingenieursteams Kontext und Klarheit, um Entscheidungen zu treffen und eigenständig zu handeln. Lucid unterstützt uns dabei, diesen Kontext in großem Umfang zu schaffen und aufrechtzuerhalten.

Wie das Ingenieursteam von Docusign Lucid nutzt

Lucid spielt eine entscheidende Rolle dabei, die Ausrichtung von Teams im gesamten Unternehmen Docusign zu verbessern. So nutzt insbesondere unser Engineering-Team Lucid, um Klarheit zu gewinnen und Innovationen zu skalieren.

Schnelles Erstellen von Architekturdiagrammen mit Lucid AI

Eine der leistungsfähigsten Funktionen für unser Engineering-Team ist Lucid AI.

Anstatt Dokumentationen von Grund auf neu zu erstellen, nutzen wir Lucid AI, um:

• Erste Architekturdiagramme direkt aus Prompts zu generieren.

• Systementwürfe zügig zu iterieren.

• Verschiedene Lösungsansätze in wenigen Minuten zu evaluieren.

Diese starke Funktion hat die Zeit von der ersten Idee über den Entwurf bis hin zur Diskussion drastisch verkürzt.

Zudem hat Lucid AI die Hürde für die Mitarbeit gesenkt. Ingenieur:innen müssen keine Expert:innen für Diagrammerstellung sein, um etwas beizutragen. Stattdessen können sie einfach ein Anforderungsdokument hochladen oder Lucid AI das benötigte Diagramm beschreiben – ganz so, als würden sie mit Kolleg:innen sprechen – und Lucid AI generiert automatisch ein fertiges Diagramm.

Aufbau eines zentralen Repositorys mit Team-Hubs

Eine der größten Herausforderungen unseres Engineering-Teams lag nicht nur im Erstellen von Dokumentationen, sondern auch im Auffinden und Teilen. Vor der Einführung von Lucid waren unsere Diagramme überall verstreut.

Heute haben wir mit den Team-Hubs in Lucid ein zentrales, strukturiertes Repository geschaffen, in dem:

• Architekturdiagramme leicht zu finden und wiederzuverwenden sind.

• Teams einheitliche Strukturen und Standards einhalten können.

• Neue Ingenieur:innen dank klarer Systemtransparenz schneller eingearbeitet werden.

Lucid ist zu unserer zentralen Informationsquelle („Single Source of Truth“) für technische Diagramme geworden, wodurch wir keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumentationen oder deren erneuter Erstellung verschwenden.

Verbesserte Zusammenarbeit durch Visual Activities und Echtzeit-Feedback

Lucid ist für uns mehr als nur ein Diagrammerstellungstool. Es ist eine Kollaborationsplattform, auf der wir zusammenkommen, um Probleme zu lösen, Ideen auszutauschen und Arbeiten zu planen.

Zu den von uns am häufigsten genutzten Funktionen für die Zusammenarbeit gehören:

• Digitale Post-its und Kommentare für das Brainstorming von Architekturänderungen

• @-Erwähnungen, um Teammitglieder an bestimmten Stellen für asynchrones Feedback zu taggen

• Visual Activities, um Ideen zu priorisieren, alle Beiträge zu erfassen und Entscheidungen in Meetings schneller zu treffen

Anstelle langer Meetings mit abstrakten Diskussionen arbeiten wir jetzt visuell zusammen und treffen Entscheidungen effizienter. Ein hervorragendes Beispiel hierfür sind unsere Sprint-Retrospektiven und die Backlog-Priorisierung. Statt nur darüber zu sprechen, was schiefgelaufen ist oder was als Nächstes entwickelt werden soll, nutzt das Team Visual Activities, um technische Schulden zu bewerten oder Feature-Anfragen asynchron noch vor Meeting-Beginn zu priorisieren. Sobald wir uns treffen, sind die Daten bereits zusammengeführt und wir können sofort Entscheidungen treffen.

Diagramme durch Integrationen handlungsfähig machen

Selbstverständlich verlässt sich unser Engineering-Team auf weitere strukturierte Tools, um effektiv zu arbeiten. Daher ist es entscheidend, dass wir Arbeitsabläufe durch Integrationen optimieren können. Lucid lässt sich in viele unserer meistgenutzten Tools einbinden und hilft uns dabei, Diagramme direkt mit der tatsächlichen Arbeit zu verknüpfen.

Mithilfe der Integration von Lucid mit Jira können wir beispielsweise sämtliche Projektaufgaben direkt in Lucid importieren. Auf dem flexiblen Canvas von Lucid lassen sich Aufgaben auf Zeitleisten aufschlüsseln, Abhängigkeiten visualisieren und Pläne gemeinsam aktualisieren.

Zudem können wir spezifische Architekturkomponenten in unseren Lucid-Diagrammen direkt mit Jira-Epics oder -Stories verknüpfen. Das bedeutet: Wer einen Blick auf ein Systemdiagramm wirft, kann auf einen Dienst klicken und sieht sofort den dazugehörigen Jira-Workflow sowie die aktiven Tickets. Da die Daten bidirektional zwischen beiden Plattformen synchronisiert werden, stellt das Team sicher, dass alle stets auf dem gleichen Stand sind und mit dem aktuellsten Plan arbeiten – was die Lücke zwischen Planung und Ausführung minimiert.

Komplexe Systeme an nicht-technische Stakeholder vermitteln

Einer der größten Erfolge für das Engineering-Team von Docusign war die verbesserte Kommunikation mit Abteilungen außerhalb der Entwicklung.

Mit Lucid können wir:

• komplexe Systeme vereinfachen und visuell darstellen.

• Stakeholdern Kompromisse und Entscheidungen rasch verständlich machen.

• Abstimmungen ohne tiefgehende technische Erklärungen beschleunigen.

In vielen Fällen benötigen wir gar kein Meeting mehr, um nicht-technische Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, da Visualisierungen in Lucid Ideen weitaus schneller vermitteln als Slack oder E-Mails. Diese Ausrichtung hat sich insbesondere in der Zusammenarbeit mit dem Produktmanagement, der Führungsebene und funktionsübergreifenden Teams als überaus wertvoll erwiesen.

Wenn wir beispielsweise neue Funktionen mit Produktmanager:innen evaluieren, teilen wir anstelle langer Slack-Threads zu Backend-Einschränkungen, API-Limits oder technischen Schulden einfach einen vereinfachten Systemablauf in Lucid. Durch den visuellen Charakter des Boards wird das „Warum“ hinter unseren Aufwandsschätzungen für Produktmanager:innen sofort nachvollziehbar, was uns einstündige Abstimmungsmeetings erspart.

Arbeit beschleunigen und auf die KI-Transformation vorbereiten

Lucid ist zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Arbeitsweise unseres Engineering-Teams bei Docusign geworden. Seit der Einführung von Lucid erstellt unser Team Diagramme, findet Dokumentationen und erzielt Abstimmungen schneller als je zuvor.

Blicken wir in die Zukunft und planen die KI-Transformation, wird eines deutlich: KI ist nur so effektiv wie der Kontext, auf den sie zugreifen kann.

Um KI erfolgreich in Engineering-Workflows zu integrieren, benötigen Organisationen:

• klare Prozessdiagramme

• präzise Systemdiagramme

• gut dokumentierte Datenflüsse

• Transparenz bezüglich der Ist- und Soll-Architekturen

Lucid hilft uns dabei, diese Grundlage zu schaffen und zu pflegen. Indem wir dokumentieren, wie unsere Systeme heute funktionieren, erleichtern wir die Identifizierung der wirkungsvollsten Automatisierungschancen erheblich und können KI mit voller Überzeugung in unsere Workflows integrieren.

Da Ingenieursteams weiter wachsen und KI immer stärker in unsere Entwicklungsprozesse eingebunden wird, ist ein klares, visuelles Verständnis der Systeme unverzichtbar – und Lucid weist uns den Weg dorthin.