Cómo Docusign escala su ingeniería para la era de la IA con Lucid

Como líder de ingeniería en Docusign, una de mis responsabilidades principales es garantizar que nuestros equipos puedan avanzar rápido sin perder claridad.

Pero al igual que muchas organizaciones de ingeniería en crecimiento, nos topamos con un obstáculo conocido: falta de alineación, información aislada en silos y documentación manual.

Antes de adoptar Lucid, nuestros diagramas de arquitectura y de sistemas estaban:

• Dispersos en diferentes herramientas y documentos

• Inconsistentes en formato y nivel de detalle

• Eran difíciles de mantener actualizados o encontrar

Los diferentes equipos utilizaban enfoques distintos, lo que complicaba la colaboración entre áreas más de lo necesario. Incluso preguntas sencillas como “¿Cómo se ve el sistema actual?” o “¿Cómo interactúa este servicio con otros?” solían requerir buscar en documentos desactualizados o programar reuniones que consumían mucho tiempo.

No solo necesitábamos mejores diagramas. Necesitábamos un lenguaje visual compartido y un sistema de registro centralizado.

Ahí es donde entró Lucid. Lucid nos ha brindado la visibilidad y alineación necesarias para tomar decisiones informadas, actuar rápidamente y prepararnos para la adopción de la IA.

El impacto de Lucid: Ejecución más rápida, mejor alineación y preparación para la IA

Desde que adoptamos Lucid, hemos cambiado de manera fundamental la forma en que documentamos, nos comunicamos y colaboramos como organización de ingeniería.

Algunas de las mejoras más significativas que hemos visto incluyen:

• Ahorro significativo de tiempo: Crear diagramas de arquitectura ahora toma minutos en lugar de horas o incluso días, lo que resulta en una reducción estimada del 70% en el tiempo de documentación.

• Mejor alineación: Los equipos pueden comprender rápidamente los sistemas sin necesidad de realizar cambios drásticos de contexto.

• Conocimiento centralizado: Un único repositorio de diagramas garantiza consistencia y accesibilidad.

• Colaboración multidisciplinaria más sólida: Los ingenieros y las partes interesadas no técnicas ahora hablan el mismo lenguaje visual, lo que resulta en una reducción del 30% en las reuniones necesarias para mantener alineados a los equipos.

Pero uno de los beneficios más importantes (y que a menudo se pasa por alto) es que ahora estamos mejor preparados para la IA.

Como la mayoría de los líderes, he estado pensando mucho en lo que nuestros equipos de ingeniería en Docusign pueden hacer ahora para prepararse para la implementación de la IA. Documentar el estado actual de nuestros sistemas (flujos de datos, interacciones de servicios y dependencias) es uno de los pasos más importantes que podemos dar al planificar la integración de la IA en nuestros flujos de trabajo.

Los agentes de IA, al igual que nuestros ingenieros, necesitan contexto y claridad para tomar decisiones y actuar de forma independiente. Lucid nos ayuda a crear y mantener ese contexto a escala.

Cómo el equipo de ingeniería de Docusign usa Lucid

Lucid es fundamental para aumentar la alineación en los equipos de Docusign. A continuación, te mostramos cómo nuestro equipo de ingeniería, en particular, utiliza Lucid para obtener claridad y escalar la innovación.

Crea rápidamente diagramas de arquitectura con la IA de Lucid

Una de las funciones más potentes para nuestro equipo de ingeniería ha sido la IA de Lucid.

En lugar de crear documentación desde cero, usamos la IA de Lucid para:

• Generar diagramas de arquitectura iniciales a partir de instrucciones.

• Iterar rápidamente en diseños de sistemas.

• Explorar múltiples enfoques en minutos.

Esta potente función ha reducido drásticamente el tiempo necesario para pasar de la idea al diseño y a la conversación.

La IA de Lucid también ha reducido las barreras de participación. Los ingenieros no necesitan ser expertos en diagramación para contribuir. Simplemente pueden cargar un documento de requisitos o describir el diagrama que necesitan a la IA de Lucid como si hablaran con un compañero de trabajo, y la IA de Lucid genera automáticamente un diagrama perfeccionado.

Crea un repositorio centralizado con los centros de equipo

Uno de los mayores desafíos de nuestro equipo de ingeniería no era solo crear documentación, sino también encontrarla y compartirla. Antes de Lucid, nuestros diagramas estaban dispersos por todas partes.

Ahora, con los centros de equipo en Lucid, hemos creado un repositorio organizado y centralizado donde:

• Los diagramas de arquitectura son fáciles de encontrar y reutilizar.

• Los equipos pueden mantener estructuras y estándares consistentes.

• Los nuevos ingenieros se incorporan más rápido gracias a una clara visibilidad del sistema.

Lucid se ha convertido en nuestra fuente única de verdad para diagramas técnicos, por lo que ya no perdemos tiempo buscando o recreando documentación.

Mejora la colaboración con Actividades visuales y comentarios en tiempo real

Lucid no es solo una herramienta de diagramación para nosotros. Es una plataforma de colaboración donde nos reunimos para resolver problemas, compartir ideas y planificar el trabajo.

Algunas de las funciones de colaboración que más utilizamos incluyen:

• Notas adhesivas y comentarios para la lluvia de ideas sobre cambios de arquitectura

• @menciones para etiquetar a compañeros en áreas específicas para recibir comentarios asíncronos

• Actividades visuales para priorizar ideas, capturar la opinión de todos y tomar decisiones más rápido en las reuniones

En lugar de reuniones largas con discusiones abstractas, ahora colaboramos de forma visual y tomamos decisiones de manera más eficiente. Un gran ejemplo de esto son nuestras retrospectivas de sprint y la priorización del backlog. En lugar de solo hablar sobre lo que salió mal o qué construir a continuación, el equipo usa Actividades visuales para clasificar elementos de deuda técnica o priorizar solicitudes de funciones de forma asíncrona antes de que comience la reunión. Para cuando nos reunimos, los datos ya están consolidados y podemos tomar decisiones de inmediato.

Haz que los diagramas sean accionables mediante integraciones

Por supuesto, nuestro equipo de ingeniería confía en otras herramientas estructuradas para trabajar de forma eficaz, por lo que es importante que podamos optimizar el trabajo a través de integraciones. Lucid se integra con muchas de nuestras herramientas más utilizadas, lo que nos ayuda a conectar los diagramas con el trabajo real.

Por ejemplo, mediante la integración de Lucid con Jira, podemos importar todas las tareas del proyecto directamente a Lucid. Aquí podemos trazar tareas en cronogramas, visualizar dependencias y actualizar colaborativamente nuestro plan en el lienzo flexible de Lucid.

También podemos vincular componentes de arquitectura específicos de nuestros diagramas de Lucid directamente a épicas e historias de Jira. Esto significa que cualquier persona que vea un diagrama de sistema puede hacer clic en un servicio y ver de inmediato el flujo de trabajo de Jira asociado y los tickets activos. Dado que los datos se sincronizan de forma bidireccional entre ambas plataformas, podemos estar seguros de que el equipo siempre estará alineado y trabajará con el plan más actualizado, reduciendo la brecha entre la planificación y la ejecución.

Comunica sistemas complejos a partes interesadas no técnicas

Uno de los mayores logros para el equipo de ingeniería de Docusign ha sido mejorar la comunicación con equipos externos a ingeniería.

Con Lucid:

• Podemos simplificar y presentar sistemas complejos de forma visual.

• Las partes interesadas pueden comprender rápidamente las ventajas y desventajas y las decisiones tomadas.

• La alineación se logra más rápido sin necesidad de explicaciones técnicas profundas.

En muchos casos, ni siquiera necesitamos una reunión para mantener al tanto a las partes interesadas no técnicas, y los elementos visuales en Lucid transmiten ideas mucho más rápido que Slack o el correo electrónico. Esta alineación ha sido especialmente valiosa al trabajar con equipos de producto, liderazgo y áreas multidisciplinarias.

Por ejemplo, al definir el alcance de nuevas funciones con los gerentes de producto, en lugar de intentar explicar restricciones del backend, limitaciones de la API o deuda técnica en un largo hilo de Slack, compartimos un flujo de sistema simplificado en Lucid. La naturaleza visual del tablero aclara de inmediato el "porqué" de nuestras estimaciones de ingeniería para los gerentes de producto, lo que nos evita programar una reunión de sincronización de una hora.

Acelerar el trabajo y prepararse para la transformación con IA

Lucid se ha convertido en una parte esencial de la forma en que opera nuestro equipo de ingeniería en Docusign. Desde que adoptamos Lucid, nuestro equipo genera diagramas, encuentra documentación y logra alineación más rápido que nunca.

Al mirar hacia el futuro y planificar la transformación con IA, una cosa queda clara: la IA solo es tan eficaz como el contexto al que tiene acceso.

Para integrar la IA con éxito en los flujos de trabajo de ingeniería, las organizaciones necesitan:

• Mapas de procesos claros

• Diagramas de sistemas precisos

• Flujos de datos bien documentados

• Visibilidad de las arquitecturas en su estado actual y futuro

Lucid nos ayuda a construir y mantener esa base. Al documentar cómo funcionan nuestros sistemas hoy en día, facilitamos enormemente la identificación de las oportunidades de automatización de mayor impacto, lo que nos permite integrar la IA con confianza en nuestros flujos de trabajo.

A medida que los equipos de ingeniería continúan escalando y la IA se integra cada vez más en la forma en que construimos, tener un entendimiento claro y visual de los sistemas es algo indispensable, y Lucid nos ayuda a lograrlo.