Comment les équipes d'ingénierie de Docusign utilisent Lucid pour clarifier leurs processus et se préparer à l'IA

En tant que responsable de l'ingénierie chez Docusign, l'une de mes responsabilités principales est de veiller à ce que nos équipes avancent rapidement sans perdre en clarté.

Mais comme de nombreuses organisations d'ingénierie en pleine croissance, nous nous sommes heurtés à un obstacle bien connu : le manque d'alignement, les silos d'information et la documentation manuelle.

Avant d'adopter Lucid, nos schémas d'architecture et de système étaient :

• Dispersés dans différents outils et documents

• Incohérents en matière de format et de niveau de détail

• Difficiles à maintenir à jour ou à retrouver

Chaque équipe utilisait des méthodes différentes, ce qui rendait la collaboration interéquipes inutilement complexe. Même des questions simples comme « À quoi ressemble le système actuel ? » ou « Comment ce service interagit-il avec les autres ? » nécessitaient souvent de fouiller dans des documents obsolètes ou de planifier des réunions chronophages.

Nous n'avions pas seulement besoin de meilleurs schémas. Il nous fallait un langage visuel commun et un système d'information centralisé.

C'est là que Lucid est intervenu. Lucid nous a apporté la visibilité et l'alignement nécessaires pour prendre des décisions éclairées, agir rapidement et nous préparer à l'adoption de l'IA.

L'impact de Lucid : une exécution plus rapide, un meilleur alignement et une préparation à l'IA

Depuis l'adoption de Lucid, nous avons fondamentalement transformé notre manière de documenter, de communiquer et de collaborer au sein de notre organisation d'ingénierie.

Voici quelques-unes des principales améliorations constatées :

• Gains de temps considérables : la création de schémas d'architecture ne prend plus que quelques minutes au lieu de plusieurs heures ou jours, ce qui se traduit par une réduction estimée à 70 % du temps de documentation.

• Alignement renforcé : les équipes comprennent rapidement les systèmes sans changer constamment de contexte.

• Connaissances centralisées : un référentiel unique pour les schémas garantit la cohérence et l'accessibilité des informations.

• Collaboration transversale accrue : les ingénieurs et les parties prenantes non techniques parlent désormais le même langage visuel, réduisant de 30 % les réunions nécessaires pour maintenir l'alignement des équipes.

Mais l'un des avantages les plus importants (et souvent négligés) est que nous sommes désormais mieux préparés pour l'IA.

Comme la plupart des dirigeants, j'ai beaucoup réfléchi à ce que nos équipes d'ingénierie chez Docusign peuvent faire dès aujourd'hui pour se préparer à la mise en œuvre de l'IA. Documenter l'état actuel de nos systèmes (flux de données, interactions entre services et dépendances) constitue l'une des étapes les plus essentielles pour intégrer l'IA à nos processus de travail.

Les agents d'IA, tout comme nos ingénieurs, ont besoin de contexte et de clarté pour prendre des décisions et agir de manière autonome. Lucid nous aide à créer et à maintenir ce contexte à grande échelle.

Comment l'équipe d'ingénierie de Docusign utilise Lucid

Lucid est essentiel pour renforcer l'alignement des équipes de Docusign. Voici comment notre équipe d'ingénierie utilise Lucid pour gagner en clarté et développer l'innovation.

Créer rapidement des schémas d'architecture avec Lucid AI

L'une des fonctionnalités les plus puissantes pour notre équipe d'ingénierie est Lucid AI.

Au lieu de créer la documentation à partir de zéro, nous utilisons Lucid AI pour :

• Générer des schémas d'architecture initiaux à partir d'instructions.

• Itérer rapidement sur la conception des systèmes.

• Explorer plusieurs approches en quelques minutes.

Cette fonctionnalité puissante a considérablement réduit le temps nécessaire pour passer d'une idée à sa conception puis à sa discussion.

Lucid AI a également facilité la participation de chacun. Les ingénieurs n'ont pas besoin d'être des experts en schématisation pour contribuer. Il leur suffit de télécharger un document de spécifications ou de décrire le schéma souhaité à Lucid AI comme s'ils s'adressaient à un collègue, et Lucid AI génère automatiquement un schéma abouti.

Créer un référentiel centralisé grâce aux hubs d'équipe

L'un des plus grands défis de notre équipe d'ingénierie ne consistait pas seulement à créer de la documentation, mais aussi à la retrouver et à la partager. Avant Lucid, nos schémas étaient éparpillés un peu partout.

Désormais, grâce aux hubs d'équipe dans Lucid, nous avons créé un référentiel centralisé et organisé dans lequel :

• Les schémas d'architecture sont faciles à trouver et à réutiliser.

• Les équipes conservent une structure et des normes cohérentes.

• Les nouveaux ingénieurs s'intègrent plus rapidement grâce à une visibilité claire sur le système.

Lucid est devenu notre source unique de vérité pour les schémas techniques, ce qui nous évite de perdre du temps à chercher ou à recréer des documents.

Améliorer la collaboration grâce aux Visual Activities et au feedback en temps réel

Pour nous, Lucid n'est pas un simple outil de schématisation. C'est une plateforme de collaboration sur laquelle nous nous réunissons pour résoudre des problèmes, échanger des idées et planifier nos travaux.

Voici quelques-unes des fonctionnalités de collaboration que nous utilisons le plus :

• Penses-bêtes et commentaires pour faire du brainstorming sur les modifications d'architecture

• @mentions pour identifier des coéquipiers dans des zones précises et obtenir un feedback asynchrone

• Visual Activities pour prioriser les idées, recueillir l'avis de chacun et prendre des décisions plus rapidement en réunion

Au lieu de tenir de longues réunions axées sur des discussions abstraites, nous collaborons désormais de manière visuelle et prenons des décisions plus efficacement. Nos rétrospectives de sprint et la priorisation du backlog en sont un parfait exemple. Plutôt que de simplement discuter de ce qui n'a pas fonctionné ou des prochaines fonctionnalités à développer, l'équipe utilise les Visual Activities pour classer la dette technique ou prioriser les demandes de fonctionnalités de manière asynchrone, avant même le début de la réunion. Lorsque la réunion commence, les données sont déjà consolidées et nous pouvons prendre des décisions instantanément.

Rendre les schémas exploitables grâce aux intégrations

Bien entendu, notre équipe d'ingénierie s'appuie sur d’autres outils structurés pour travailler efficacement. Il est donc essentiel de pouvoir simplifier notre travail grâce aux intégrations. Lucid s'intègre à un grand nombre des outils que nous utilisons le plus, ce qui nous permet de relier les schémas à nos tâches réelles.

Par exemple, grâce à l'intégration de Lucid avec Jira, nous pouvons importer toutes les tâches de projet directement dans Lucid. De là, nous pouvons planifier les tâches sur des chronologies, visualiser les dépendances et mettre à jour notre plan en collaboration sur la zone de travail flexible de Lucid.

Nous pouvons également lier des composants d'architecture spécifiques de nos schémas Lucid directement à des epic ou des stories Jira. Ainsi, toute personne consultant un schéma de système peut cliquer sur un service et voir immédiatement le flux de travail Jira associé et les tickets actifs. Puisque les données se synchronisent de façon bidirectionnelle entre les deux plateformes, nous avons la certitude que l'équipe reste alignée et travaille à partir du plan le plus récent, ce qui réduit l'écart entre planification et exécution.

Communiquer des systèmes complexes à des parties prenantes non techniques

L'une des plus grandes réussites de l'équipe d'ingénierie de Docusign a été l'amélioration de la communication avec les équipes externes à l'ingénierie.

Avec Lucid :

• Nous pouvons simplifier et présenter visuellement des systèmes complexes.

• Les parties prenantes comprennent rapidement les compromis et les décisions.

• L'alignement s'effectue plus rapidement, sans explications techniques approfondies.

Dans de nombreux cas, nous n'avons même plus besoin de réunion pour informer les parties prenantes non techniques : les visuels dans Lucid transmettent les idées bien plus rapidement que Slack ou un e-mail. Cet alignement a été particulièrement précieux lors du travail avec le produit, la direction et les équipes transversales.

Par exemple, lors de la définition de nouvelles fonctionnalités avec les responsables produit, au lieu d'expliquer les contraintes backend, les limites d'API ou la dette technique dans une longue discussion Slack, nous partageons un flux système simplifié dans Lucid. La nature visuelle du tableau clarifie instantanément les explications derrière nos estimations d'ingénierie pour les responsables produit, nous évitant ainsi de planifier une réunion de cadrage d'une heure.

Accélérer le travail et se préparer à la transformation par l'IA

Lucid est devenu un élément essentiel du fonctionnement de notre équipe d'ingénierie chez Docusign. Depuis l'adoption de Lucid, notre équipe crée des schémas, retrouve de la documentation et parvient à un alignement plus rapidement que jamais.

Alors que nous nous tournons vers l'avenir et planifions notre transformation par l'IA, une chose est claire : l'IA n’est efficace qu'en fonction du contexte auquel elle a accès.

Pour intégrer avec succès l'IA dans les processus d'ingénierie, les organisations ont besoin de :

• Cartographies de processus claires

• Schémas de système précis

• Flux de données bien documentés

• Visibilité sur les architectures actuelles et futures

Lucid nous aide à bâtir et à maintenir ce socle. En documentant le fonctionnement actuel de nos systèmes, nous identifions beaucoup plus facilement les opportunités d'automatisation les plus avantageuses, ce qui nous permet d'intégrer l'IA en toute confiance dans nos processus.

À mesure que les équipes d'ingénierie se développent et que l'IA s'intègre au cœur de nos méthodes de conception, il devient indispensable de disposer d'une compréhension visuelle et claire des systèmes. Lucid nous aide à atteindre cet objectif.