Så gör du en SWOT-analys

Livet är fullt av beslut: Ska jag ta det här jobbet eller det där? Använda den här typen av diagram eller en annan? När vi ställs inför sådana frågor är det alltid bra att lista för- och nackdelar. Vi har alla gjort det förut, eftersom det är ett enkelt och effektivt sätt att fatta ett beslut.

När det gäller affärsbeslut räcker det dock inte alltid med en enkel lista över för- och nackdelar. Du behöver tillföra fler dimensioner till din bakgrundsforskning och analys innan du drar några slutsatser. Här kommer SWOT-analysen in i bilden.

SWOT-analys har varit ett självklart verktyg bland yrkesverksamma i årtionden. När du utvärderar din affärsstrategi, företagets mål eller specifika initiativ kan en SWOT-analys hjälpa ditt team att fatta välgrundade, målinriktade beslut. Och det bästa av allt? Att använda en SWOT-analys är (nästan) lika enkelt som att göra en lista över för- och nackdelar.

Vad är en SWOT-analys?

En SWOT-analys är ett ramverk för att strukturera dina tankar kring företaget och sedan organisera dem.

Så hur hjälper en SWOT-analys dig att närma dig din verksamhet? SWOT är en akronym. Varje bokstav motsvarar en aspekt av din verksamhet som analyseras i SWOT-metoden: styrkor (strengths) och svagheter (weaknesses) – båda interna faktorer – samt möjligheter (opportunities) och hot (threats) – externa faktorer.

När du gör en SWOT-analys utvärderar du företagets resultat inom var och en av dessa fyra kategorier. Listorna du tar fram för varje kategori placeras i en fyrfältsmatris. Varje kategori får en egen kvadrant i diagrammet: styrkor uppe till vänster, svagheter uppe till höger, samt möjligheter och hot längs botten.

En SWOT-analys kan verka för enkel för att vara effektiv, men det fina med processen är att i stort sett vem som helst kan genomföra den. Eftersom processen inte är alltför komplicerad kan du enkelt få fram värdefulla insikter som hjälper dig att fatta välgrundade strategiska beslut.

Så gör du en SWOT-analys

Precis som med de flesta metoder för affärsanalys bör du inte göra en SWOT-analys helt på egen hand. Ditt perspektiv som enskild medarbetare inom ett företag är begränsat, och det gäller även dina prioriteringar. Innan du sätter igång bör du samla ett team från olika avdelningar och roller. Du kommer att märka att varje person bidrar med olika infallsvinklar, vilket ger en heltäckande bild av företaget.

Nu när ni har samlat en grupp att arbeta med kan ni använda en generator för SWOT-analys för att skapa ett SWOT-diagram. Gå igenom varje del av SWOT gemensamt i gruppen. Så här går det till i praktiken:

Styrkor

Även om delarna i SWOT inte har någon specifik ordning, varför inte börja positivt? Inled mötet med att be gruppen lista företagets styrkor.

Dessa kan omfatta:

• En viral marknadsföringskampanj

• Kapital från investerare

• Ett smart och kreativt team

• En fantastisk produkt

Var inte rädd för att tänka bortom konkreta, mätbara styrkor. Du och dina kollegor känner företagets styrkor bättre än någon annan, så om ni anser att något är värt att notera är det bara att ta med det.

Svagheter

Fråga gruppen: Vilka är företagets svagheter? Dessa kan vara finansiella, organisatoriska, operativa eller annat. Några saker att överväga är:

• Brist på finansiering

• Högt kundbortfall

• Bristande kommunikation mellan team

• En föråldrad produkt

Det kan vara svårt, men försök att vara ärliga mot er själva. Objektivitet gör stor skillnad när det gäller att omvandla en del av dessa svagheter till styrkor. Du måste trots allt erkänna ett problem innan du kan åtgärda det.

Möjligheter

Styrkor och svagheter är båda interna faktorer, men det är också viktigt att ta hänsyn till faktorer utanför företaget. Möjligheter bygger ofta vidare på företagets styrkor. Er lista kan innehålla:

• En ny grupp investerare

• Marknadstrender

• Teknisk utveckling

• Ekonomiska trender

Om du är osäker på hur du hittar möjligheter utifrån era styrkor kan du tänka på följande exempel: Ditt team har kanske precis anställt en ny ingenjör som är specialiserad på molnbaserade lösningar – något era konkurrenter saknar. Detta innebär en möjlighet: Ni kan utöka er kundbas genom att erbjuda den bästa molnbaserade lösningen.

Hot

Precis som möjligheterna ni listade är hoten också faktorer utanför företaget. Hot mot ert företag kan inkludera:

• Kommande lagstiftning

• Politiska och ekonomiska regleringar

• Negativa marknadstrender

• En konkurrent som tar stora kliv framåt

Nu när ni har gått igenom alla fyra kategorier kan ni göra en kort återblick på var och en. Gruppens diskussion om möjligheter kan ha belyst nya styrkor eller svagheter.

Så skapar du ett SWOT-analysdiagram i Lucidspark

Lucidspark är en online-whiteboardlösning med hundratals mallar för alla användningsområden, inklusive SWOT-diagram. Genom att utgå från en mall för SWOT-analys sparar du tid och håller ordning under analysarbetet. Följ dessa steg för att komma igång:

1. Registrera dig för ett Lucidspark-konto.

2. Klicka på +Nytt > Skapa från mall.

3. Skriv in ”SWOT” i det översta sökfältet.

4. Granska mallarna och klicka på alternativen för att förstora bilderna så att du kan avgöra vilken som passar dig bäst. Välj Använd under den mall du väljer.

5. Lägg till detaljer i varje kvadrant under brainstormingen genom att klicka och dra notislappar till arbetsytan.

6. För att skriva på en notislapp klickar du på den och börjar skriva. Du kan även välja olika textformateringar.

7. Klicka på knappen Dela för att visa alternativen för att dela diagrammet med ditt team.

Tips för att skapa en SWOT-analys

SWOT-diagram brukar vara okomplicerade, men att fylla i dem är inte alltid lika enkelt. Följ dessa användbara tips för att få ut mesta möjliga av ditt diagram:

• Var realistisk kring organisationens eller problemets nuvarande tillstånd. Rådfråga ditt team om du är osäker på om något verkligen passar i en viss kategori.

• Kom ihåg att SWOT-analyser ska utvärdera nutiden, inte dåtiden eller framtiden. Du kan visserligen fundera över möjligheter, men förankra varje detalj i fakta.

• Håll samma detaljnivå genom hela diagrammet. Motstå frestelsen att lägga till för mycket detaljer.

• Använd en SWOT-analys som en vägledning snarare än en regelsamling.

Så analyserar du ditt SWOT-diagram

Att fylla i ett SWOT-diagram kan vara en nyttig övning i sig, men det verkliga värdet ligger i analysen. Diagrammet kan berätta en hel del – du behöver bara veta vad du ska leta efter.

SWOT-analys handlar helt och hållet om att hitta samband. Ni har listat styrkor och svagheter sida vid sida med hot och möjligheter. Ser ni några kopplingar mellan de båda sidorna? Ni kanske märker att vissa hot blir mer påtagliga i ljuset av vissa svagheter. Genom att åtgärda de specifika svagheterna i företaget kan ni minska hoten och kanske till och med omvandla dem till möjligheter.

Kom ihåg: Du har störst kontroll över interna faktorer, det vill säga dina styrkor och svagheter. När ni diskuterar förändringar ni bör göra som företag är det bäst att börja med att åtgärda svagheterna. Om ni till exempel upptäcker att ni har ett kommunikationsproblem kan ni behöva köpa in en ny programvarulösning för att underlätta samarbetet mellan teamen.

Så använder du SWOT för strategisk planering

Rätt utförd kan en SWOT-analys spela en stor roll i er strategiska planering. Tänk på de insikter du och ditt team fick under det senaste steget: Kan några av dem omvandlas till konkreta åtgärder för att förbättra affärsstrategin? Skriv ner dessa åtgärder, sortera dem efter prioritet och sätt upp mål för när de ska vara genomförda i samråd med företagets kalender.

Ni kanske till exempel vill anställa en ny teamledare för mjukvaruutveckling före månadens slut eller lansera en marknadsföringskampanj före kvartalets slut. Ni kan även ha långsiktiga mål, som att utveckla och lansera en ny produkt före slutet av nästa år. Oavsett vilka målen är bör ni sätta upp realistiska delmål och kommunicera med viktiga intressenter så att alla är samspelta.

När ni justerar strategin kan ni behöva genomföra en ny SWOT-analys några veckor senare. Och det är inga problem – samla bara teamet och sätt igång!