Jak wykonać analizę SWOT

W życiu podejmujemy wiele decyzji: Czy mam przyjąć tę pracę, czy tamtą? Użyć tego czy innego typu diagramu? Gdy podchodzimy do tych pytań, zawsze warto wymienić zalety i wady. Wszyscy próbowaliśmy tego już wcześniej, ponieważ jest to prosty i skuteczny sposób na dokonanie wyboru. 

W przypadku decyzji biznesowych prosta lista zalet i wad może po prostu nie wystarczyć. Zanim wyciągniesz jakiekolwiek wnioski, warto wprowadzić kilka dodatkowych parametrów do swoich przemyśleń. Wykorzystaj analizę SWOT.

Od dziesiątków lat analiza SWOT jest podstawowym narzędziem pracy w biznesie. Podczas oceny strategii biznesowej, celów firmy lub konkretnych inicjatyw, analiza SWOT może pomóc zespołowi w podejmowaniu przemyślanych, ukierunkowanych na cel decyzji. A najlepsze jest to, Wykorzystanie analizy SWOT jest (prawie) tak proste, jak sporządzenie listy zalet i wad.

Czym jest analiza SWOT?

Analiza SWOT to ramy do myślenia o Twojej firmie, a następnie organizowania tych myśli. 

Jak zatem analiza SWOT pomaga Ci podejść do biznesu? SWOT to akronim. Każda litera odpowiada jednemu aspektowi działalności analizowanemu w metodzie SWOT: mocnym stronom i słabym stronom (oba są czynnikami wewnętrznymi) oraz szansom i zagrożeniom (czynnikom zewnętrznym). 

Przeprowadzając analizę SWOT, bierzesz pod uwagę wyniki swojej firmy w każdej z tych czterech kategorii. Listy, które stworzysz dla poszczególnych kategorii, będą umieszczone w siatce dwa na dwa. Każda kategoria ma własny kwadrant na wykresie: mocne strony znajdują się w lewej górnej części, słabe strony w prawej górnej części, a szanse i zagrożenia na dole.

Analiza SWOT może wydawać się zbyt prosta, aby była skuteczna, ale piękno tego procesu polega na tym, że niemal każdy może ją przeprowadzić. Ponieważ proces nie jest skomplikowany, możesz łatwo uzyskać wspaniałe spostrzeżenia, które pomogą Ci podejmować świadome decyzje strategiczne. 

Jak przeprowadzić analizę SWOT 

Tak samo jak w przypadku większości analiz biznesowych, nie warto przeprowadzać analizy SWOT samodzielnie. Twoja perspektywa jako pojedynczej osoby w firmie jest ograniczona, podobnie jak Twoje priorytety. Zanim zaczniesz, zbierz zespół z różnych działów i ról. Przekonasz się, że każda osoba ma inną perspektywę, tworząc kompleksowy obraz twojej firmy.

Teraz, gdy zebrałaś grupę do pracy, użyj generatora analizy SWOT, aby utworzyć wykres SWOT.  W grupie zajmijcie się każdym elementem SWOT. Oto, jak to wygląda w praktyce:

Mocne strony

Choć nie ma określonej kolejności wykonywania poszczególnych etapów analizy SWOT, może warto zacząć od pozytywnego aspektu? Na początku spotkania poproś grupę o wymienienie mocnych stron firmy.

Mogą to być m.in.:

• Viralowa kampania marketingowa

• Pieniądze napływające od inwestorów

• Inteligentny, kreatywny zespół

• Genialny produkt

Nie bój się wykraczać poza wymierne, policzalne atuty. Ty i Twoi współpracownicy znacie mocne strony firmy lepiej niż ktokolwiek inny, więc jeśli uważasz, że coś jest warte odnotowania, śmiało o tym wspomnij. 

Słabe strony

Zapytaj grupę: Jakie są słabe strony Twojej firmy? Mogą to być kwestie finansowe, organizacyjne, operacyjne lub inne. Oto kilka rzeczy, które warto wziąć pod uwagę:

• Brak funduszy 

• Wysoki spadek liczby klientów

• Brak komunikacji między zespołami

• Nieaktualny produkt

Może to być trudne, ale postaraj się być szczerym wobec siebie. Obiektywizm w tej kwestii pomoże Ci przekuć niektóre z tych niedociągnięć w mocne strony. W końcu trzeba rozpoznać problem, zanim się go rozwiąże. 

Szanse 

Mocne i słabe strony są czynnikami wewnętrznymi, ale ważne jest również, aby wziąć pod uwagę czynniki spoza Twojej firmy. Szanse prawdopodobnie wykorzystają mocne strony Twojej firmy. Oto elementy, które może zawierać Twoja lista: 

• Nowa grupa inwestorów 

• Trendy rynkowe

• Rozwój technologiczny

• Trendy gospodarcze

Jeśli nie masz pewności, jak znaleźć możliwości w swoich mocnych stronach, rozważ ten przykład: być może Twój zespół właśnie zatrudnił nowego inżyniera, który specjalizuje się w rozwiązaniach opartych na chmurze, czego brakuje konkurentom. To szansa: możesz poszerzyć swoją bazę klientów, oferując najlepsze rozwiązanie oparte na chmurze. 

Zagrożenia

Podobnie jak szanse, które wymieniasz, zagrożenia również są czynnikami niezależnymi od Twojej firmy. Oto niektóre możliwe zagrożenia dla Twojej firmy:

• Przygotowywane przepisy

• Regulacje polityczne i ekonomiczne

• Negatywne trendy rynkowe

• Konkurent, który robi wielkie postępy

Po przebrnięciu przez wszystkie cztery kategorie, krótko przeanalizuj każdą z nich. Podczas rozmowy o szansach Twoja grupa mogła dostrzec nowe mocne lub słabe strony.

Jak utworzyć diagram analizy SWOT w Lucidspark

Lucidspark to internetowe rozwiązanie do tablic z setkami szablonów dla każdego przypadku użycia, w tym diagramy SWOT. Zacznij od szablonu analizy SWOT, aby zaoszczędzić czas i zachować porządek podczas analizy. Postępuj zgodnie z tymi krokami:

1. Zarejestruj się, aby założyć konto Lucidspark.

2. Kliknij +Nowy > Utwórz z szablonu.

3. Wpisz „SWOT” w górnym polu wyszukiwania.

4. Przeglądaj szablony, klikając poszczególne opcje, aby powiększyć obrazy i zdecydować, który z nich najbardziej Ci odpowiada. Wybierz opcję Użyj pod wybranym szablonem.

5. Dodaj szczegóły do każdego kwadrantu podczas burzy mózgów, klikając i przeciągając karteczki samoprzylepne na obszar roboczy.

6. Aby napisać na karteczce samoprzylepnej, kliknij ją i zacznij pisać. Będziesz mieć również możliwość wyboru innego formatowania tekstu. 

7. Kliknij przycisk Udostępnij, aby otworzyć opcje udostępniania wykresu z Twoim zespołem.

Porady dotyczące tworzenia analizy SWOT

Diagramy SWOT są zazwyczaj proste, ale ich wypełnianie może już nie. Aby jak najlepiej wykorzystać swój wykres, postępuj zgodnie z tymi pomocnymi wskazówkami:

• Bądź realistyczny w ocenie aktualnego stanu swojej organizacji lub problemu. Jeśli nie masz pewności, czy coś naprawdę pasuje do tej kategorii, skonsultuj się ze swoim zespołem.

• Pamiętaj, że analizy SWOT powinny oceniać teraźniejszość, a nie przeszłość czy przyszłość. Chociaż możesz myśleć o możliwościach, ugruntuj każdy szczegół w rzeczywistości.

• Utrzymuj ten sam poziom specyficzności na całym diagramie. Powstrzymaj się od dodawania zbyt wielu szczegółów. 

• Użyj analizy SWOT jako przewodnika, a nie podręcznika. 

Jak analizować swój wykres SWOT

Chociaż wypełnienie wykresu SWOT może być samo w sobie użytecznym ćwiczeniem, prawdziwą wartość ma jednak analiza. Wykres może Ci wiele powiedzieć – musisz tylko wiedzieć, czego szukać. 

Analiza SWOT polega na tworzeniu połączeń. Wymieniłeś mocne i słabe strony wraz z zagrożeniami i szansami. Czy widzisz jakieś korelacje między dwiema stronami? Możesz na przykład zauważyć, że pewne zagrożenia stają się bardziej widoczne w świetle pewnych słabości. Zajmując się konkretnymi słabościami w swojej firmie możesz złagodzić zagrożenia, a może nawet przekształcić je w możliwości.

Pamiętaj: największą kontrolę masz nad czynnikami wewnętrznymi – swoimi mocnymi i słabymi stronami. Omawiając zmiany, które należy wprowadzić w firmie, zacznij od słabych stron. Jeśli zauważysz na przykład, że masz problem z komunikacją, konieczne może być zakupienie nowego oprogramowania, które ułatwi kolaborację między Zespołami. 

Jak wykorzystać analizę SWOT do planowania strategicznego

Dobrze przeprowadzona analiza SWOT może odegrać dużą rolę w planowaniu strategicznym. Pomyśl o spostrzeżeniach, które Ty i Twój zespół wymieniliście podczas ostatniego etapu: czy któreś z nich można przekształcić w działania usprawniające strategię biznesową? Zapisz te możliwe do wykonania kroki, posortuj je według priorytetu i wyznacz cele, na które chcesz je zrealizować, korzystając przy tym z kalendarza firmowego. 

Na przykład może chcesz zatrudnić nowego lidera zespołu programistycznego do końca miesiąca albo uruchomić kampanię marketingową do końca kwartału. Możesz nawet mieć cele długoterminowe, takie jak opracowanie i wydanie nowego produktu do końca przyszłego roku. Bez względu na to, jakie są Twoje cele, ustal realistyczne kamienie milowe i komunikuj się z kluczowymi interesariuszami, aby wszyscy byli na tej samej stronie. 

W trakcie dostosowywania strategii może zaistnieć potrzeba przeprowadzenia kolejnej analizy SWOT za kilka tygodni. To żaden problem – wystarczy zebrać zespół i przystąpić do działania!