Alles over Microsoft Visio® voor diagrammen

Ontdek de essentie van Microsoft Visio-diagramsoftware. Leer meer over het gebruik, de versies en de prijzen van Visio, en over mogelijke Visio-alternatieven om je tijd en geld te besparen. 

Wat is Visio?

Microsoft Visio is software voor het tekenen van verschillende diagrammen. Denk hierbij aan stroomdiagrammen, organigrammen, bouwtekeningen, plattegronden, gegevensstroomdiagrammen, processtroomdiagrammen, bedrijfsprocesmodellering, zwembaandiagrammen, 3D-kaarten en nog veel meer. Het is een Microsoft-product dat wordt verkocht als aanvulling op MS Office. Visio 2016, de nieuwste versie, is verkrijgbaar in drie edities: Visio Standard, Visio Professional en Visio Pro voor Office 365. De prijzen voor Visio 2016 zijn $299,99 voor Standard, $589,99 voor Professional en voor Pro voor Office 365 ofwel $13 per maand (jaarabonnement) of $15,50 per maand (maand tot maand).

Alle edities delen functionaliteit met MS Office Word and Excel, zoals tekst- en kleurkeuzes, en maken gegevenskoppelingen rechtstreeks vanuit MS Excel og Access mogelijk. Net als andere diagramsoftware biedt Visio een bibliotheek met sjablonen en vormen voor verschillende soorten diagrammen om je op weg te helpen.  Opmerking: Microsoft Visio is niet gerelateerd aan Vizio Inc. (met een 'z'), dat tv's en andere consumentenelektronica maakt.

Hoe Visio begon

Visio ontstond in de jaren 90 als een product van Shapeware Corp., eerst als pre-releaseversie .92 en daarna als versie 1.0 uitgebracht in 1992. Het product kreeg al snel bekendheid en in 1995 werd het bedrijf omgedoopt tot Visio Corp.  In 2000 kocht Microsoft Visio en bracht het onder in de MS Office-familie.  Visio is echter, samen met MS Project, altijd behouden als een afzonderlijke aankoop, los van de MS Office-pakketten.

Visio-versies door de jaren heen

De eerste Visio-versies kregen de labels v 1.0 tot en met 5.0 en verschenen elk in maximaal drie edities.

Na de overname van Visio door Microsoft in 2000 zagen de versies en edities er als volgt uit:

• Visio 2000 (v 6.0; Standard, Professional, Technical, Enterprise)
• Visio 2002 (v 10.0; Standard, Professional) -- versies 7.0 tot en met 9.0 werden overgeslagen om synchroon te lopen met de versienummers van Office
• Visio for Enterprise Architects 2003 (VEA 2003)
• Office Visio 2003 (v 11.0; Standard, Professional)
• Office Visio for Enterprise Architects 2005 (VEA 2005)
• Office Visio 2007 (v 12.0; Standard, Professional)
• Visio 2010 (v 14.0; Standard, Professional, Premium) – v 13.0 werd overgeslagen
• Visio 2013 (v 15.0; Standard, Professional)
• Visio 2016 (v 16.0; Standard, Professional, Office 365)

Visio heeft geen Mac-versie.

 Hoe Visio wordt gebruikt

Visio kan in verschillende contexten worden gebruikt om professioneel ogende diagrammen te maken. Gezien de kosten van Visio kan een handgetekend diagram voldoende zijn voor je doeleinden, of kun je gebruikmaken van de basisdiagramfuncties in MS Word. Je kunt ook software gebruiken die gratis of goedkoper is, maar nog steeds krachtig, zoals lucidchart.com, dat ook op Macs werkt. (Meer hierover aan het einde van dit artikel.)

Als het aansluit bij je behoeften, kan Visio inderdaad strakke, nuttige diagrammen van alle soorten produceren. Deze kunnen zorgen voor de professionele uitstraling die je wilt voor presentaties, rapporten, audits, bouwtekeningen, plattegronden, documentatie en het modelleren van betere werkwijzen. Visio bevat een grote bibliotheek met vormen/symbolen die in tientallen diagramtypen worden gebruikt. Deze symbolen vertegenwoordigen gespecialiseerde onderdelen van diagrammen, zoals processtroomdiagrammen, bedrijfsprocesmodellering, gegevensstroomdiagrammen en nog veel meer. Deze worden op grote schaal gebruikt in verschillende vakgebieden voor diverse doeleinden. Hier zijn een paar voorbeelden:

• In elk vakgebied: een stroomdiagram, dat verschillende vormen kan aannemen, kan worden gebruikt om een proces te documenteren en te analyseren; een proces te standaardiseren voor efficiëntie en kwaliteit; een proces te communiceren voor training of begrip door andere delen van de organisatie; en knelpunten, redundanties en onnodige stappen in een proces te identificeren en te verbeteren.
• In software engineering en bedrijfsanalyse: gegevensstroomdiagrammen (DFD's) kunnen zorgen voor een gerichte aanpak van technische ontwikkeling, waarbij vooraf meer onderzoek wordt gedaan voordat men gaat coderen. Bedrijfsanalisten gebruiken DFD's om bestaande systemen te analyseren en efficiëntieverbeteringen te vinden. Het in kaart brengen van het proces kan stappen aan het licht brengen die anders over het hoofd gezien of niet volledig begrepen zouden worden.
• In het bedrijfsleven: Business Process Modeling and Notation (BPMN) is gericht op deelnemers en andere belanghebbenden in een bedrijfsproces om inzicht te krijgen via een eenvoudig te begrijpen visuele weergave van de stappen. Op een geavanceerder niveau is het gericht op de mensen die het proces gaan implementeren, waarbij voldoende details worden verstrekt om een nauwkeurige implementatie mogelijk te maken.
• In chemische techniek of procestechniek: een processtroomdiagram (PFD) is een type stroomdiagram dat de relaties tussen belangrijke componenten in een industriële installatie illustreert. Diagrammen kunnen dienen om te documenteren, te analyseren, te auditen of een betere werkwijze te modelleren.

Visio-bestandsindelingen

Sinds 2013 gebruikt Visio de bestandsindelingen VSDX en VSDM, gebaseerd op de Open Packaging Conventions-standaard. Deze bestaan uit een groep XML-bestanden in een zip-bestand. Het enige verschil tussen de twee typen is dat VSDM-bestanden macro's kunnen bevatten.

Een basisdiagram plannen en tekenen in Visio

1. Bepaal wat je wilt bereiken og verzamel de juiste details voor je diagram of grafiek. Bepaal ook welk diagramtype de informatie het beste illustreert voor jouw behoeften.
2. Kies en open in Visio het sjabloon voor je diagramtype.
3. Sleep en verbind vormen/symbolen om de elementen en hun stroom te illustreren. Verschillende vormen vertegenwoordigen verschillende dingen in de diverse soorten diagrammen, variërend van eenvoudige rechthoeken, ovalen en pijlen tot honderden zeer gespecialiseerde vormen en symbolen. Je kunt indien nodig ook je eigen vormen importeren.
4. Voeg labels en tekst toe aan de vormen.
5. Controleer je diagram om er zeker van te zijn dat je niets mist of dubbel hebt gedaan. Als je met anderen samenwerkt, controleer dan elkaars werk.

Meer tips voor Visio-diagrammen

• Begin met het Visio-sjabloon dat het beste aansluit bij het type diagram dat je wilt maken. Als het exacte sjabloon niet in de bibliotheek staat, kies dan de variant die er het dichtst bij ligt en sleep eventuele extra vormen naar binnen, inclusief het importeren van je eigen vormen indien nodig.
• Gebruik Visio-sjablonen (stencils) om een groep vormen binnen te halen, zoals de set met basisvormen voor stroomdiagrammen.
• Voeg gegevens toe aan een vorm door in het venster Vormgegevens (Shape Data) te typen.
• In de Visio Professional-editie kun je automatisch gegevens importeren uit MS Excel of Access.

Een gratis Visio-alternatief: Lucidchart

Op zoek naar een gratis – and uitstekend – alternatief voor Visio? Probeer Lucidchart. 

Lucidchart heeft bovendien het voordeel dat het webgebaseerd is, wat cloudgebaseerde, realtime samenwerking mogelijk maakt. Je kunt zelfs Visio-bestanden importeren, bekijken en bewerken met Lucidchart, en het werkt op Macs. Ervaar de gebruiksvriendelijke en krachtige mogelijkheden van Lucidchart zelf.

Diagrammen en grafieken maken in Lucidchart is eenvoudig en intuïtief. Sleep gewoon vormen naar het canvas en trek lijnen om ze te verbinden. Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, bekijk dan onze tutorial voor tips over het maken van een stroomdiagram.