Todo sobre Microsoft Visio® para diagramas

Descubre lo esencial del software de diagramación Microsoft Visio. Conoce los usos, las versiones, los precios y las posibles alternativas de Visio para ahorrar tiempo y dinero.

¿Qué es Visio?

Microsoft Visio es un software para dibujar una variedad de diagramas. Estos incluyen diagramas de flujo, organigramas, planos de construcción, planos de planta, diagramas de flujo de datos, diagramas de flujo de procesos, modelado de procesos de negocio, diagramas de carriles, mapas en 3D y muchos más. Es un producto de Microsoft que se vende como un complemento de MS Office. Visio 2016, la versión más reciente, viene en tres ediciones: Visio Standard, Visio Professional y Visio Pro para Office 365. El precio de Visio 2016 es de $299,99 para Standard, $589,99 para Professional y, para Pro para Office 365, ya sea $13,00 al mes (compromiso anual) o $15,50 al mes (mes a mes).

Todas las ediciones comparten funcionalidades con MS Office Word y Excel, como las opciones de texto y color, y permiten la alimentación de datos directamente desde MS Excel y Access. Al igual que otros softwares de diagramas, Visio ofrece una biblioteca de plantillas y figuras para varios tipos de gráficos para ayudarte a empezar. Nota: Microsoft Visio no está relacionado con Vizio Inc. (con “z”), que fabrica televisores y otros productos electrónicos de consumo.

Cómo empezó Visio

Visio se originó en la década de 1990 como un producto de Shapeware Corp., primero como una versión preliminar .92 y luego como la versión 1.0 lanzada in 1992. El producto ganó reconocimiento rápidamente y, en 1995, la empresa pasó a llamarse Visio Corp. En el año 2000, Microsoft compró Visio y lo reincorporó a la familia de MS Office. Sin embargo, Visio, junto con MS Project, siempre se ha mantenido como una compra independiente, separada de los paquetes de MS Office Suite.

Versiones de Visio a lo largo de los años

Versiones de Visio a lo largo de los años

Las primeras versiones de Visio se denominaron de la v. 1.0 a la 5.0 y contaban con hasta tres ediciones cada una.

Con la adquisición de Visio por parte de Microsoft en el año 2000, las versiones y ediciones quedaron de la siguiente manera:

• Visio 2000 (v. 6.0; Standard, Professional, Technical, Enterprise)
• Visio 2002 (v. 10.0; Standard, Professional): se omitieron las versiones de la 7.0 a la 9.0 para alinearlas con los números de lanzamiento de Office
• Visio for Enterprise Architects 2003 (VEA 2003)
• Office Visio 2003 (v. 11.0; Standard, Professional)
• Office Visio for Enterprise Architects 2005 (VEA 2005)
• Office Visio 2007 (v. 12.0; Standard, Professional)
• Visio 2010 (v. 14.0; Standard, Professional, Premium): se omitió la v. 13.0
• Visio 2013 (v. 15.0; Standard, Professional)
• Visio 2016 (v. 16.0; Standard, Professional, Office 365)

Visio no tiene una versión para Mac.

Cómo se usa Visio

Visio se puede usar en una variedad de entornos para crear diagramas de aspecto profesional. Dado el costo de Visio, un diagrama dibujado a mano puede adaptarse a tus necesidades, o puedes recurrir a las funciones básicas de diagramas en MS Word. También puedes usar un software gratuito o menos costoso pero igual de potente, como lucidchart.com, que también funciona en Mac (más información sobre esto al final de este artículo).

Según tus necesidades, Visio te permite producir diagramas atractivos y útiles de todo tipo, los cuales aportan el aspecto profesional que buscas para presentaciones, informes, auditorías, planos de construcción, planos de planta, documentación y modelado de mejores formas de hacer las cosas. Visio incluye una gran biblioteca de figuras y símbolos que se usan en docenas de tipos de diagramas. Estos símbolos representan elementos especializados de los diagramas, como diagramas de flujo de procesos, modelado de procesos de negocio, diagramas de flujo de datos y muchos más. Se utilizan ampliamente en diversos campos para diferentes propósitos. Aquí tienes solo algunos ejemplos:

• En cualquier campo: un diagrama de flujo, que puede adoptar varias formas, se puede usar para documentar y analizar un proceso, estandarizarlo para mejorar la eficiencia y la calidad, comunicarlo para la capacitación o el entendimiento por parte de otras áreas de la organización, e identificar cuellos de botella, redundancias y pasos innecesarios para mejorarlo.
• En ingeniería de software y análisis de negocio: los diagramas de flujo de datos (DFD) pueden proporcionar un enfoque centrado en el desarrollo técnico, en el que se realiza más investigación previa antes de pasar a la codificación. Los analistas de negocio usan DFD para analizar los sistemas existentes y encontrar eficiencias. Diagramar el proceso puede revelar pasos que, de otro modo, podrían pasarse por alto o no entenderse por completo.
• En los negocios: la Notación y Modelo de Procesos de Negocio (BPMN) está dirigida a los participantes y a otras partes interesadas en un proceso de negocio para lograr el entendimiento mutuo a través de una representación visual fácil de comprender de los pasos. En un nivel más complejo, está dirigida a las personas que implementarán el proceso, brindando los detalles suficientes para permitir una ejecución precisa.
• En ingeniería química o de procesos: un diagrama de flujo de procesos (PFD) es un tipo de diagrama de flujo que ilustra las relaciones entre los componentes principales de una planta industrial. Los diagramas pueden servir para documentar, analizar, auditar o modelar una forma mejor de trabajar.

Formatos de archivo de Visio

A partir de 2013, Visio utiliza los formatos de archivo VSDX y VSDM, basados en el estándar Open Packaging Conventions. Estos consisten en un grupo de archivos XML dentro de un archivo Zip. La única diferencia entre ambos tipos es que los archivos VSDM pueden contener macros.

Cómo planificar y dibujar un gráfico básico de Visio

1. Determina qué quieres lograr y recopila los detalles adecuados para tu diagrama o gráfico. También determina qué tipo de gráfico ilustra mejor la información según tus necesidades.
2. En Visio, elige y abre la plantilla para tu tipo de gráfico.
3. Arrastra y conecta figuras o símbolos para ilustrar los elementos y su flujo. Las diferentes figuras representan distintas cosas en los diversos tipos de diagramas, y van desde simples rectángulos, óvalos y flechas hasta cientos de figuras y símbolos altamente especializados. También puedes importar tus propias figuras si es necesario.
4. Agrega etiquetas y texto a las figuras.
5. Revisa tu diagrama para asegurarte de que no falte nada ni haya elementos duplicados. Si colaboras con otras personas, revisen el trabajo de los demás.

Más consejos para diagramas de Visio

• Comienza con la plantilla de Visio que mejor se adapte al tipo de diagrama que deseas crear. Si la plantilla exacta no está en la biblioteca, elige la más cercana y arrastra las figuras adicionales que necesites, incluso puedes importar las tuyas si es necesario.
• Usa los patrones de Visio para integrar un grupo de figuras, como el patrón de figuras básicas para diagramas de flujo.
• Agrega datos a una figura escribiendo en la ventana Datos de la figura.
• En la edición Visio Professional, puedes importar datos automáticamente desde MS Excel o Access.

Una alternativa gratuita a Visio: Lucidchart

¿Buscas una alternativa a Visio gratuita y excelente? Descubre Lucidchart.

Lucidchart también tiene la ventaja de estar basado en la web, lo que permite la colaboración en la nube y en tiempo real. Incluso puedes importar, ver y editar archivos de Visio con Lucidchart, y funciona en Mac. Prueba el potente y fácil de usar Lucidchart.

Crear gráficos y diagramas en Lucidchart es sencillo e intuitivo. Simplemente arrastra figuras al lienzo y dibuja líneas para conectarlas. Si no sabes por dónde empezar, consulta nuestro tutorial para obtener consejos sobre cómo dibujar un diagrama de flujo.