Allt om Microsoft Visio® för diagram

Upptäck grunderna i Microsoft Visio, programvaran för diagramritning. Läs om Visios användningsområden, versioner och priser samt om möjliga alternativ till Visio som sparar tid och pengar.

Vad är Visio?

Microsoft Visio är en programvara för att rita många olika typer av diagram. Det kan vara flödesscheman, organisationsscheman, byggnadsritningar, planlösningar, dataflödesdiagram, processflödesdiagram, affärsprocessmodellering, swimlane-diagram, 3D-kartor och mycket mer. Det är en Microsoft-produkt som säljs som ett tillägg till MS Office. Visio 2016, den senaste versionen, finns i tre utgåvor: Visio Standard, Visio Professional och Visio Pro för Office 365. Priset för Visio 2016, öppnas i en ny flik är 299,99 USD för Standard, 589,99 USD för Professional och, för Pro för Office 365, antingen 13 USD per månad (årsbindning) eller 15,50 USD per månad (månadsvis).

Alla utgåvor delar funktionalitet med MS Office Word och Excel, till exempel val av text och färger, och tillåter dataflöden direkt från MS Excel och Access. Precis som andra diagramprogram erbjuder Visio ett bibliotek med mallar och former för olika typer av diagram som hjälper dig att komma igång. Obs! Microsoft Visio har inget samband med Vizio Inc. (med ett ”z”), som tillverkar TV-apparater och annan hemelektronik.

Så började Visio

Visio har sitt ursprung på 1990-talet som en produkt från Shapeware Corp., först som förhandsversion .92 och sedan som version 1.0, som släpptes 1992. Produkten fick snabbt erkännande, och 1995 bytte företaget namn till Visio Corp. År 2000 köpte Microsoft Visio och införlivade det i MS Office-familjen under nytt varumärke. Visio har dock, tillsammans med MS Project, alltid sålts som en fristående produkt, separat från MS Office-paketen.

Visio-versioner genom åren

Visio-versioner genom åren

De första Visio-versionerna betecknades v 1.0 till 5.0 och fanns i upp till tre utgåvor vardera.

Efter Microsofts förvärv av Visio år 2000 såg versionerna och utgåvorna ut så här:

• Visio 2000 (v 6.0; Standard, Professional, Technical, enterprise)
• Visio 2002 (v 10.0; Standard, Professional) -- versionerna 7.0 till 9.0 hoppades över för att matcha Office-versionsnumren
• Visio for Enterprise Architects 2003 (VEA 2003)
• Office Visio 2003 (v 11.0; Standard, Professional)
• Office Visio for Enterprise Architects 2005 (VEA 2005)
• Office Visio 2007 (v 12.0; Standard, Professional)
• Visio 2010 (v 14.0; Standard, Professional, Premium) – v 13.0 hoppades över
• Visio 2013 (v 15.0; Standard, Professional)
• Visio 2016 (v 16.0; Standard, Professional, Office 365)

Visio finns inte som Mac-version.

Så används Visio

Visio kan användas i många olika miljöer för att skapa professionellt utseende diagram. Med tanke på Visios kostnad kan ett handritat diagram räcka för dina syften, eller så kan du använda de grundläggande diagramfunktionerna i MS Word. Du kan också använda programvara som är free eller billigare men ändå kraftfull, till exempel lucidchart.com, som dessutom fungerar på Mac. (Mer om det i slutet av den här artikeln.)

Om det passar dina behov kan Visio verkligen skapa snygga, användbara diagram av alla slag, och de kan ge det professionella utseende du vill ha för presentationer, rapporter, revisioner, byggnadsritningar, planlösningar, dokumentation och modellering av bättre arbetssätt. Visio innehåller ett stort bibliotek med former och symboler som används i dussintals diagramtyper. Symbolerna representerar specialiserade delar av diagram, till exempel processflödesdiagram, affärsprocessmodellering, dataflödesdiagram och mycket mer. De används brett inom många områden för många syften. Här är några exempel:

• Inom alla områden: Ett flödesschema, öppnas i en ny flik, som kan ha olika former, kan användas för att dokumentera och analysera en process, standardisera en process för effektivitet och kvalitet, kommunicera en process för utbildning eller förståelse i andra delar av organisationen samt identifiera flaskhalsar, redundans och onödiga steg i en process för att förbättra den.
• Inom programvaruutveckling och verksamhetsanalys: Dataflödesdiagram (dfd), öppnas i en ny flik kan ge ett fokuserat tillvägagångssätt för teknisk utveckling, där mer research görs i förväg innan kodningen påbörjas. Verksamhetsanalytiker använder dfd för att analysera befintliga system och hitta effektiviseringar. Genom att diagramlägga processen kan man upptäcka steg som annars kan missas eller inte förstås fullt ut.
• Inom affärsverksamhet: Business Process Modeling and Notation (BPMN), öppnas i en ny flik riktar sig till deltagare och andra intressenter i en affärsprocess för att skapa förståelse genom en lättbegriplig visuell representation av stegen. På en mer detaljerad nivå riktar den sig till de personer som ska genomföra processen och ger tillräckligt med detaljer för en exakt implementering
• Inom kemiteknik eller processteknik: Ett processflödesdiagram (PFD), öppnas i en ny flik är en typ av flödesschema som illustrerar relationerna mellan huvudkomponenterna i en industrianläggning. Diagram kan användas för att dokumentera, analysera, granska eller modellera ett bättre arbetssätt.

Visio-filformat

Sedan 2013 använder Visio filformaten VSDX och VSDM, som bygger på standarden Open Packaging Conventions. De består av en grupp XML-filer i en Zip-fil. Den enda skillnaden mellan de två typerna är att VSDM-filer kan innehålla makron.

Så planerar och ritar du ett grundläggande Visio-diagram

1. Bestäm vad du vill åstadkomma och samla in lämpliga uppgifter för ditt diagram. Avgör också vilken diagramtyp som bäst illustrerar informationen utifrån dina behov.
2. Välj och öppna mallen för din diagramtyp i Visio.
3. Dra och anslut former/symboler för att illustrera delarna och deras flöde. Olika former representerar olika saker i de olika diagramtyperna, och de sträcker sig från enkla rektanglar, ovaler och pilar till hundratals mycket specialiserade former och symboler. Du kan också importera egna former vid behov.
4. Lägg till etiketter och text på formerna.
5. Granska ditt diagram för att säkerställa att inget saknas eller är duplicerat. Om du samarbetar med andra bör ni kontrollera varandras arbete.

Fler tips för Visio-diagram

• Börja med den Visio-mall som bäst matchar den typ av diagram du vill skapa. Om den exakta mallen inte finns i biblioteket väljer du den som ligger närmast och drar in de ytterligare former du behöver, inklusive egna importerade om det behövs.
• Använd Visio-stencils för att hämta in en grupp former, till exempel stencilen Basic Flowchart Shapes för flödesschema.
• Lägg till data i en form genom att skriva i fönstret Shape Data.
• I Visio Professional Edition kan du automatiskt importera data från MS Excel eller Access.

Ett free alternativ till Visio: Lucidchart

Letar du efter ett free – och utmärkt – alternativ till Visio, öppnas i en ny flik? Testa Lucidchart.

Lucidchart har dessutom fördelen att vara webbaserat, vilket möjliggör molnbaserat samarbete i realtid. Du kan till och med importera, visa och redigera Visio-filer med Lucidchart, och det fungerar på Mac. Testa det lättanvända och kraftfulla Lucidchart.

Det är enkelt och intuitivt att skapa diagram i Lucidchart. Dra helt enkelt former till arbetsytan och rita linjer för att koppla ihop dem. Om du inte vet var du ska börja kan du läsa vår handledning med tips om hur du ritar flödesschema, öppnas i en ny flik.