Qu'est-ce que le PI Planning ? Guide détaillé et modèles

Les entreprises sont sans cesse à la recherche de moyens de rationaliser leurs opérations et d’améliorer leurs délais de mise sur le marché. Au fil de leur croissance, elles peuvent avoir plus de difficultés à coordonner le travail entre les différentes équipes. C’est là qu’intervient le PI Planning.

Le PI Planning est une étape essentielle pour garantir que les grandes entreprises puissent mettre en œuvre les principes agiles à grande échelle. Les séances de PI Planning font le lien entre les équipes plurifonctionnelles, renforcent la transparence et maintiennent l’alignement.

Nous allons examiner ce qu’est le PI Planning, comment il unifie les différentes équipes et comment vous préparer à vos propres séances de PI Planning.

Qu’est-ce que le PI Planning

PI Planning est l’abréviation de « Program Increment Planning ». Un Program Increment est une période datée et fixe de planification et d’exécution, qui dure généralement de 8 à 12 semaines. Au cours de cette période, une organisation agile fournit des incréments de valeur fonctionnels et testés. Le PI Planning est un événement d’un ou deux jours qui donne le coup d’envoi de chaque Program Increment et couvre le travail à effectuer par les équipes. À la fin du Program Increment en question, un autre événement de planification a lieu et le processus se répète.

Le PI Planning s’inscrit dans le cadre Scaled Agile (SAFe), qui permet de déployer les pratiques agiles à l’échelle de toute une organisation. Les entreprises intègrent souvent des aspects de SAFe à leurs modèles opérationnels en vigueur afin de standardiser et d’étendre des méthodes de travail éprouvées. 

Bien que les organisations agiles ne suivent pas toutes les pratiques SAFe, nombre d’entre elles suivent des événements similaires, tels que les grandes réunions de planification, la planification des lancements et la planification trimestrielle, qui permettent d’atteindre une grande partie des mêmes objectifs.

Étant donné que SAFe implique le travail en tandem de plusieurs équipes agiles (connues dans SAFe sous le nom de « Agile Release Train », ou ART), le PI Planning est une étape cruciale pour garantir la communication et l’alignement.

Qui participe au PI Planning ?

Les rôles suivants sont requis pour le flux de travail central de PI Planning, d’autres se joignant à eux si nécessaire, en fonction de la taille et de la complexité de l’organisation :

• Un ingénieur Release Train (RTE), qui facilite le PI Planning et représente l’ensemble de l’Agile Release Train (ART). Il coordonne les différentes équipes pour garantir la synchronisation du travail au niveau du programme.

• Les business owners, ou principales parties prenantes (généralement des cadres supérieurs ou des dirigeants), qui orientent l’ART et veillent à ce qu’il apporte de la valeur ajoutée

• Un architecte/ingénieur système, qui conçoit et partage la vision technologique

• Un chef de produit, qui est responsable du backlog du programme couvrant plusieurs équipes et définit les éléments à développer au sein de l’ART

• Les équipes de développement/équipes agiles, qui sont généralement composées de 5 à 11 personnes, dont des développeurs.

Quel est l’objectif de l’événement de PI Planning ?

Le PI Planning Scaled Agile ne se limite pas à aider les équipes à décider des tâches à accomplir et de la manière de les réaliser. Il poursuit plusieurs objectifs :

• Définir des objectifs clairs. Il ne doit y avoir aucune confusion quant aux objectifs de chaque équipe et à la manière dont elles contribueront à la valeur globale de l’entreprise.

• Améliorer la transparence et l’alignement entre les équipes. Le PI Planning est une activité hautement collaborative qui aide les équipes à comprendre sur quoi chacune travaille et comment l’ensemble du travail s’articule.

• Améliorer la gestion des risques. En identifiant les dépendances et en les gérant ou les éliminant de manière proactive, le PI Planning offre la possibilité d’atténuer les risques dès le début, aidant ainsi les équipes à réaliser leur travail plus efficacement.

• Créer un tableau de planification ART (anciennement appelé tableau de programme SAFe). Alimenté par le RTE, ce tableau représente les étapes clés, les dépendances entre les équipes et les engagements en matière de fonctionnalités pour les différentes itérations, ce qui en fait l’un des livrables les plus importants du PI Planning.

Quels sont les avantages du PI Planning ?

Le PI Planning demande une certaine dose de travail et d’engagement, mais il en vaut la peine si l’on considère ses avantages :

• Amélioration de la communication : la magie de la collaboration opère pleinement au cours du PI Planning. Les équipes se réunissent et communiquent plus facilement tout au long du PI.

• Optimisation des résultats pour l’entreprise : l’objectif de chaque équipe doit être d’accroître la valeur de l’entreprise. Cette stratégie permet de distinguer ce qui est « intéressant » de ce qui est « essentiel ».

• Identification des dépendances : une équipe qui attend qu’une autre termine un livrable, c’est du temps perdu. Le PI Planning SAFe Agile garantit que les opérations suivent un ordre visant à optimiser le flux de travail de chaque équipe.

• Réalisation du travail avec des capacités réalistes : les équipes connaissent leurs capacités en fonction des heures de travail disponibles et des limitations. Pendant le PI Planning, l’ART peut définir une production réalisable en fonction de la capacité.

• Obtention d’un consensus : il est plus facile et plus rapide d’obtenir l’accord de toutes les équipes et parties prenantes lorsqu’elles participent à la même réunion.

• Amélioration de la prévisibilité du programme : le PI Planning SAFe offre aux dirigeants et aux équipes une meilleure visibilité sur le travail à venir, permet d’établir des prévisions plus précises et génère davantage de confiance dans les livraisons de l’ensemble de l’ART.

9 étapes pour le PI Planning 

Une séance de PI Planning efficace peut être décomposée en plusieurs étapes.

Étape 1 : Avant le PI Planning

Avant l’événement de PI Planning, vous devez réfléchir au périmètre de la réunion, aux équipes qui devront y participer et aux résultats que vous souhaitez obtenir. Vous devrez également penser à la personne qui animera la réunion, aux outils d’animation dont elle aura besoin et au timing de la réunion.

Étant donné que les séances de PI Planning impliquent un grand nombre d’équipes, il y a de fortes chances que tout le monde ne puisse pas assister à l’événement en direct. Pour s’assurer que tous les intéressés reçoivent les informations nécessaires, il est préférable d’utiliser un logiciel de réunion virtuelle et de créer un enregistrement dans le cloud auquel tout le monde pourra accéder.

Une solution de collaboration virtuelle telle que Lucid vous aide à organiser votre séance de PI Planning et à la partager. Lucid vous permet non seulement de visualiser les différents éléments du PI Planning, mais aussi de documenter l’ensemble de la séance dans un tableau unique et de mieux communiquer avec les parties prenantes. De plus, la collaboration virtuelle permet de s’assurer que tout le monde reste aligné et contribue de manière équivalente, que votre séance de PI Planning soit en présentiel, hybride ou entièrement à distance.

Étape 2 : Ordre du jour pour le PI Planning

Un ordre du jour est extrêmement utile pour éviter le chaos. À titre d’exemple, une séance typique de PI Planning se déroule sur un ou deux jours et comprend les événements suivants :

• Contexte commercial : décrit la situation actuelle de l’entreprise et l’efficacité de ses solutions pour répondre aux besoins des clients.

• Vision du produit : vue d’ensemble du backlog du produit ou des fonctionnalités spécifiques qui ont été classées par ordre de priorité pour être achevées au cours du prochain incrément.

• Vision de l’architecture et pratiques de développement : l’architecte du système partage la vision du produit d’un point de vue technique.

• Formation de petits groupes et planification : les équipes élaborent le plan de travail à réaliser sur la base de la vision du produit et de la vision de l’architecture.

• Examen du plan préliminaire : vue d’ensemble du travail prévu, y compris les objectifs, les dépendances, les risques et les capacités.

• Examen par le management et résolution des problèmes : l’équipe de management se réunit pour examiner les enjeux posés dans le plan préliminaire et proposer des modifications du périmètre ou d’autres solutions aux problèmes.

• Révision par l’équipe : les équipes ajustent leurs plans en fonction des commentaires du management, résolvent les dépendances restantes et finalisent leurs objectifs.

• Examen du plan final : les équipes présentent leur partie du plan de PI à l’ensemble du groupe, et les responsables de l’entreprise approuvent les plans. 

• Vote de confiance : les équipes indiquent si elles sont convaincues de pouvoir atteindre leurs objectifs et si elles ont confiance dans le plan global. 

L’ordre du jour du PI Planning doit être communiqué avant l’événement. Un moyen simple de partager votre ordre du jour à l’avance pour recueillir des commentaires et obtenir un alignement précoce est d’utiliser un modèle PI Planning SAFe et d’y inclure l’ordre du jour. Ainsi, tout le monde pourra le trouver facilement et se mettre au diapason.

L’utilisation d’un modèle permet également d’améliorer la participation et la collaboration lors du PI Planning, en particulier pour les équipes distribuées. Si certaines personnes ne sont présentes que virtuellement, les modèles de PI Planning vous permettent de recueillir leurs commentaires et d’animer efficacement la séance.

Étape 3 : Définition du contexte et de la vision

Votre séance de PI Planning commence par une bonne compréhension de la situation actuelle de l’entreprise et de la vision globale du produit. C’est là que le business owner, l’architecte système et le chef de produit feront chacun une présentation, préparant ainsi le terrain pour la séance. Tous les participants doivent comprendre l’efficacité des solutions existantes et comprendre ce sur quoi il faudra travailler ensuite.

Ensuite, le RTE s’assure que tout le monde connaît le processus de planification et les résultats attendus de la séance de PI Planning. Le RTE joue également un rôle clé tout au long de la séance en veillant à ce que les équipes restent alignées, que les risques soient mis en évidence rapidement et que les conversations sur les dépendances aient lieu au bon moment. Les séances de planification sont plus efficaces et exploitables lorsque le RTE établit d’emblée le contexte et aide les participants à rester sur la bonne voie.

Étape 4 : Séances en petits groupes

Au cours du PI Planning, les équipes se divisent généralement en sous-groupes. Elles discutent alors des risques et autres difficultés, et coordonnent leurs efforts en estimant leurs capacités et en élaborant un plan préliminaire décrivant les étapes itératives à réaliser. Elles identifient et cartographient également les premières interdépendances entre les équipes, informations qui alimenteront le tableau de planification ART.

Les animateurs doivent fournir des conseils lors des séances en petits groupes et faire le point avec les équipes afin que la séance de planification continue de progresser.

Dans Lucid, vous pouvez créer des séances en petits groupes directement à partir de votre modèle de PI Planning grâce aux groupes de discussion. Cette fonctionnalité facilite le travail en petits groupes et permet de réunir tout le monde autour du tableau principal une fois ces séances terminées. Utilisez des minuteurs et d’autres outils d’animation pour garantir le bon déroulement de ces séances.

Étape 5 : Analyse préliminaire du plan

Une fois les séances en petits groupes terminées, réunissez à nouveau tout le monde pour présenter les principaux résultats ou obstacles. Chaque équipe va partager son plan préliminaire, et les autres équipes auront l’occasion d’apporter leurs commentaires. Voici quelques points que chaque équipe doit présenter :

• Principaux résultats

• Capacité de l’équipe 

• Objectifs 

• Risques et dépendances

Gardez à l’esprit que ces points sont présentés pour la visibilité à l’échelle de l’ART, mais qu’ils n’ont pas encore été résolus. Ils le seront au cours des prochaines étapes d’examen par le management et de révision par les équipes.

Étape 6 : Validation du plan par le management

L’examen par le management prend en compte les éléments suivants :

• Dépendances non résolues

• Équipes surengagées

• Problèmes de séquencement

• Conflits entre étapes

À cette étape, l’alignement et la résolution des dépendances commencent lorsque le management identifie les dépendances qui ne peuvent pas être résolues au niveau de l’équipe et prend des décisions concernant le séquencement, l’affectation des ressources ou l’ajustement du champ d’application. Le RTE anime cette partie du PI Planning au fur et à mesure que les enjeux sont abordés.

Étape 7 : Révision du plan

Ensuite, les équipes révisent leurs plans préliminaires en fonction des commentaires du management. À ce stade, elles s’efforcent de réduire les dépendances afin de les résoudre avant l’examen final. Les objectifs sont alors officiellement définis.

Le plan global des travaux à réaliser est finalisé en vue d’obtenir l’approbation des parties prenantes. 

Étape 8 : Validation finale du plan et vote de confiance

Au cours de l’examen final du plan, les responsables de l’entreprise examinent et approuvent les plans. À ce stade, les équipes doivent avoir résolu ou identifié toutes les dépendances majeures et les avoir intégrées dans le tableau de planification ART final.

Avant la clôture officielle de votre séance de PI Planning, la dernière étape consiste pour les équipes à voter sur leur niveau de confiance. Lors de ce vote, les collaborateurs indiquent leur degré de confiance dans le plan et leur capacité à atteindre leurs objectifs. Dans SAFe, les équipes utilisent généralement une échelle de 1 à 5 : 5 indique une confiance totale, et tout résultat inférieur ou égal à 3 déclenche une discussion sur les questions à résoudre avant de poursuivre.

Dans Lucid, il est facile d’organiser un vote de confiance en l’incluant directement sur votre tableau de planification. Chaque collaborateur peut indiquer son niveau de confiance en l’indiquant à l’aide du curseur, et vous pourrez voir les résultats agrégés à conserver dans vos archives.

Étape 9 : Préparation de la suite

N’oubliez pas que le PI Planning n’est que le point de départ. Les équipes doivent savoir sur quels éléments du backlog elles travailleront et comprendre les objectifs de leur équipe ainsi que la chronologie. 

Dans Lucid, vous pouvez centraliser vos documents de planification et toutes les ressources de vos équipes dans un espace d’équipe qui en simplifie l’accès. Grâce aux intégrations de Lucid avec Jira, Azure DevOps et airfocus, toutes les tâches effectuées sur un tableau Lucid sont automatiquement synchronisées avec votre système d’information existant. Vous n’avez donc plus à vous soucier des mises à jour manuelles.

À la fin de l’événement PI Planning, répondez aux dernières questions et assurez-vous que chacun comprenne son rôle et ses responsabilités pour la suite. Organiser une rétrospective peut s’avérer utile pour recueillir des retours sur les points positifs et l’état d’esprit des équipes quant au travail à accomplir.

Ensuite, les équipes travaillent sur leurs objectifs. Après le PI Planning, l’ART continue de se synchroniser à travers des cérémonies de routine telles que le Scrum of Scrums, la synchronisation ART et un affinement continu du backlog afin de garantir que les plans restent alignés tout au long du Program Increment.

Effectuer un PI Planning avec Lucid

Le PI Planning est un moyen efficace de garantir l’alignement des équipes et la clarté des objectifs au sein de l’organisation. Même si le PI Planning du cadre Scaled Agile peut s’avérer complexe à animer en raison du nombre important de participants et d’éléments à prendre en compte, une solution de collaboration visuelle comme Lucid simplifie les séances de planification. 

Utilisez Lucid pour améliorer vos séances de planification, cartographier les dépendances, organiser des séances en petits groupes, etc. Outils de facilitation intégrés et fonctionnalités conçues pour améliorer l’agilité, Lucid possède tout ce dont vous avez besoin pour organiser un événement de PI Planning efficace et vous aider à travailler tout au long de votre PI. Consultez régulièrement la documentation dans Lucid pour mettre à jour votre tableau de planification ART, suivre les progrès et garder de la visibilité sur les dépendances au fil de l’évolution de votre travail.

Lucid prend également en charge d’autres événements et flux de travail liés à la méthodologie agile. Découvrez les différentes façons dont vous pouvez utiliser Lucid avec vos équipes afin d’améliorer l’agilité dans toute votre organisation, pour le PI Planning et plus encore.